De digitalisering van de overheid heeft veel voordelen met zich meegebracht, maar het heeft ook geleid tot aanzienlijke uitdagingen op het gebied van compliance. Recente onderzoeken van Binnenlands Bestuur en iBestuur benadrukken dat veel lokale overheden worstelen met het naleven van essentiële wetten zoals de Archiefwet en de AVG. Gebrekkige IT-systemen en een gebrek aan kennis over nieuwe technologieën dragen bij aan deze problemen. Dit is waar Microsoft 365, in combinatie met sterke data governance, een cruciale rol kan spelen.
Compliance-uitdagingen binnen de overheid
Volgens onderzoek (bron: Binnenlands Bestuur) geeft 8% van de lokale overheden aan dat informatie in hun archieven ontbreekt. Daarnaast zegt 11% dat ze er niet in slagen om informatie naar een blijvende bewaarplaats over te dragen. Een ander alarmerend cijfer is dat 8% van de overheden verzoeken tot verwijdering van gegevens telefonisch niet kan uitvoeren. Deze cijfers wijzen op een wijdverspreid probleem: overheidsorganisaties missen de cruciale functies in hun IT-systemen om compliant te zijn met wettelijke vereisten.
Een van de grootste boosdoeners? De explosieve groei van informatie in Microsoft Teams. Overheden hebben moeite om deze informatie op een georganiseerde en wettelijk conforme manier te beheren. Dit leidt tot situaties waarin de Archiefwet niet wordt nageleefd.
Albert Hoitingh, compliance expert bij InSpark, benadrukt het probleem: "De overstap naar de cloud en tools zoals Microsoft Teams hebben geleid tot een enorme toename van ongestructureerde data. Overheden zijn vaak niet voorbereid op het beheren van deze informatie in overeenstemming met de Archiefwet en de AVG. Dit komt niet alleen door een (vermeend) gebrek aan technologie, maar ook door een gebrek aan kennis over hoe deze technologie optimaal kan worden ingezet."
Data Governance: De sleutel tot compliance in Microsoft 365
De technische oplossingen om compliant te blijven bestaan al, maar ze worden vaak niet goed ingezet. Dit komt deels door de complexiteit van de tools, maar ook doordat ze simpelweg onbekend zijn bij veel overheidsinstellingen. Microsoft Purview is een suite aan oplossingen binnen Microsoft 365 wat helpt bij het beheren van informatie en het naleven van de wet- en regelgeving.
“Het is essentieel dat overheidsorganisaties de juiste configuratie van Microsoft 365 begrijpen en implementeren. Zonder een gedegen data governance-strategie is het vrijwel onmogelijk om compliant te blijven,” aldus Albert Hoitingh. “Microsoft Purview biedt een breed scala aan functies voor informatiebeheer, maar deze moeten wel correct worden geconfigureerd en afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie. Op een aantal functies valt wellicht iets af te dingen (niets is perfect), maar zowel Microsoft als InSpark voegen regelmatig onderdelen aan die functies toe. ”
De praktijk versus de theorie
Veel overheidsorganisaties proberen bestaande processen en systemen te behouden wanneer ze overstappen naar de cloud. Dit kan leiden tot een misplaatste nadruk op het behoud van oude methoden, zelfs als deze methoden niet geschikt zijn voor de nieuwe omgeving.
Albert Hoitingh merkt op: “Het vasthouden aan oude processen in een nieuwe cloudomgeving is een recept voor non-compliance. Microsoft Teams is een mooi voorbeeld waarbij een veelvoud aan informatie binnen één toepassing wordt gegenereerd. Organisaties moeten zichzelf kritisch evalueren en overwegen of hun huidige benadering van gegevensbeheer nog steeds effectief is in de cloud. Met de zeer grote hoeveelheid ongestructureerde informatie in Microsoft 365 is het ook voor medewerkers Documentaire Informatievoorziening (DIV) van belang te weten waar die wordt opgeslagen, hoe deze informatie te classificeren is en hoe functies als archivering en overbrenging werken. De technologie is hiervoor wel beschikbaar en dit soort keuzes voor gegevensbeheer kunnenn grote gevolgen hebben voor compliance.”
Conclusie: Tijd voor actie
De cijfers uit het onderzoek laten zien dat de tijd dringt voor overheden om hun data governance op orde te krijgen. De cloud biedt enorme mogelijkheden, maar zonder de juiste kennis en implementatie kunnen deze mogelijkheden snel veranderen in valkuilen.
De overgang naar de cloud vereist meer dan alleen technologische aanpassingen. Het vraagt om een fundamentele herziening van hoe overheden omgaan met data governance en compliance. Bij InSpark hebben we de kennis en ervaring om deze overgang soepel en effectief te laten verlopen. We helpen overheidsorganisaties graag serieus na te denken over hun aanpak, anders lopen ze het risico om achter te blijven.
Leer hoe je voldoet aan de archiefwet met Microsoft Purview
Ben jij verantwoordelijk voor het beheer van archieven binnen jouw organisatie? Wil je meer weten over hoe je kunt voldoen aan de eisen van de Archiefwet met behulp van moderne technologieën? Dan is dit webinar op dinsdag 8 oktober voor jou! Klik hier en meld je aan.
Wat kun je verwachten?
✓ Inleiding tot de Archiefwet: Een overzicht van de belangrijkste vereisten en verplichtingen volgens de Nederlandse Archiefwet.
✓ Uitdagingen bij archiefbeheer: Bespreking van de veelvoorkomende uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het naleven van de Archiefwet.
✓ Technologische oplossingen: Een diepgaande blik op hoe Microsoft Purview kan helpen bij het beheren van gegevenslevenscycli, het waarborgen van compliance en het verbeteren van de efficiëntie.
✓ Aanvullende oplossing: Informatie over de dossier- en site archivering oplossing van InSpark, bedoeld om de Microsoft Purview functies aan te vullen. Inclusief real-life cases van organisaties die succesvol gebruik maken van deze oplossing.
✓ Q&A Sessie: Een interactieve sessie waarin u uw vragen kunt stellen aan onze experts.
Klik hier om je aan te melden.
