4 tips voor een succesvolle adoptie van nieuwe technologie

Wat heb je aan een investering in de nieuwste technologieën, als niemand binnen de organisatie het gebruikt? Dit komt in de praktijk maar al te vaak voor en is in de meeste gevallen geen onwil of desinteresse van gebruikers. Het is vaak eerder het resultaat van een slecht uitgedacht adoptieproces. Medewerkers van de organisatie zijn vaak te weinig meegenomen in het verandering proces.

Denk bijvoorbeeld aan de uitbraak van het coronavirus. Voor organisaties is op zo’n moment zoveel informatie beschikbaar over de mogelijkheden en functionaliteiten van Microsoft Teams, dat er bijna geen aandacht is voor hoe de medewerkers Teams moeten gaan gebruiken.

Doordat medewerkers niet goed genoeg bekend zijn met het nut, de functionaliteiten en de voordelen van de technologie, hebben ze het nog niet weten te  adopteren in hun dagelijkse werkzaamheden. Zonde natuurlijk! Daarom adviseren wij klanten altijd gebruik te maken van een adoptie en change management strategie die we gezamenlijk opstellen met speciale aandacht voor mens en organisatie.

Het belang van adoptie

We leven in een tijd, waarin nieuwe technologieën de bedrijfsprocessen en de manier waarop we werken radicaal veranderen. De belangrijkste factor voor succes, is dat je als bedrijf en medewerker snel en wendbaar bent om mee te bewegen met de nieuwste innovaties. De intensiteit waarmee technologie op elk gebied in de samenleving doordringt, zorgt ervoor dat alle organisaties gedwongen worden na te denken over hoe ze hun processen kunnen transformeren.  Zoals Microsoft CEO Satya Nadella zegt;

“..every company is a software company, every company is a digital organization.

Het onderschatten van de impact van digitale verandering, is dus ontzettend gevaarlijk. De mate van succes in jouw digitale transformatie, hangt af van de mate waarin je als organisatie nieuwe technologie snel kunt adopteren.

Een succesvolle adoptie in 4 stappen

Wij helpen onze klanten om hun digitale strategie te bepalen en daarvoor hebben wij naast technische expertise, ook oog voor de menselijke kant van technologie. Onze adoptie- en change managementconsultants, zijn in staat om advies te geven over de vertaling van digitale strategie naar de persoonlijke ervaring van de medewerkers. Technologie inzetten is nooit een doel op zich, het is een middel om zowel de persoonlijke als de teameffectiviteit te verbeteren. Verandering gaat om mensen. Met de volgende stappen, kun je de menselijke kant van digitale transformatie waarborgen en zorgen voor een soepele adoptie:

1. Je begint met het opstellen van een digitale strategie die breed gedragen wordt door het management, vertegenwoordigers vanuit de business, de IT afdeling en natuurlijk de medewerkers zelf. Door eindgebruikers te laat te betrekken in het proces is je adoptie gedoemd te mislukken.
2. Daarna ga je een aantal business scenario’s uitwerken waarmee je beschrijft hoe een succesvol proces voor een individuele medewerkers eruit ziet wanneer ze optimaal gebruik maken van moderne middelen. Dit maak het tastbaar voor medewerkers zonder dat de communicatie te technisch wordt.
3. Nu is het tijd voor het adoptie en change management programma, hierin beschrijven we hoe je door middel van inspiratie, communicatie en opleiding de interesse wekt van de medewerker om de nieuwe manier van werken te omarmen en toe te passen.
4. Blijf vooral in de begin periode adoptie activiteiten uitvoeren en feedback verzamelen om de business scenario’s en functionaliteiten nog beter af te stemmen op de wensen van de eindgebruiker en zorg daarmee dat de nieuwe manier van werken ingebed zijn in de organisatie. Door feedback van medewerkers serieus te nemen laat je merken dat ze er toe doen en dat ze gehoord worden. Een groot deel van je innovatiekracht zit in je eigen mensen.

Adoptie in de praktijk

Digitale strategie

In de inventarisatie fase bepaal je als organisatie je digitale strategie. Wanneer er binnen je organisatie door de waan van de dag niet goed gecommuniceerd wordt en je niet altijd weet binnen je team wie waar mee bezig is kan het voorkomen dat er dubbel werk wordt gedaan. Heel ineffectief natuurlijk en daarom wil je ernaar toe dat er een open en transparante bedrijfscultuur ontstaat met cross functionele teams waarin duidelijk zichtbaar is wie waar aan werkt.

Business scenario

Deze strategie zou je kunnen vertalen naar het volgende business scenario: Ik heb een centrale plek nodig voor samenwerking binnen een project- of afdelingsteam waar ik eenvoudig en snel alle communicatie en documentatie kan terugvinden. In dit scenario zou je ervoor kunnen kiezen om als organisatie gebruik te maken van Microsoft Teams. Deze toepassing biedt een moderne samenwerkomgeving waarin je met elkaar bestanden en gesprekken kunt bundelen rondom onderwerpen die voor het team belangrijk zijn.

Het adoptie en change management programma

Er is alleen geen “one size fits all” oplossing. Wil je Teams succesvol implementeren? Dan moet er een specifiek adoptie en change management programma (samengevat in een draaiboek met planning) worden opgesteld. Het is van belang dat deze wordt afgestemd op de verschillende gebruikersgroepen met verschillende behoeften, digitale vaardigheden en samenwerkingsverbanden. Door deze goed in kaart te brengen, kan er een op maat gemaakt communicatie- en opleidingsplan worden opgesteld. Zo zijn er in een organisatie altijd specifieke gebruikersgroepen die werken met gevoelige data, zoals HR en finance. Hier worden andere eisen gesteld aan de omgeving waarbinnen dit gedeeld kan en mag worden.

Actieve adoptie activiteiten en feedback

Ten slotte is het aan te raden om alle gebruikers gefaseerd te “onboarden” met een early adopters groep en/of een ambassadeur programma. Als uiteindelijk iedereen de toepassing tot zijn beschikking heeft, zullen er additionele adoptie activiteiten worden gepland gebaseerd op kwalitatieve en kwantitatieve feedback. Dit om het gebruik en de ervaring te optimaliseren.

Kennis en kunde

Bij InSpark hebben we diepgaande kennis van Microsoft technologie en maken wij gebruik van het Service Adoption Framework. Dit is speciaal door Microsoft ontwikkeld. Deze maand behaalde ik officieel mijn certificaat Microsoft Service Adoption specialist. Ik krijg energie van het ontdekken van slimme manieren om je werk efficiënter te organiseren. Met deze cursus weet ik nog beter hoe ik anderen kan adviseren en enthousiasmeren, om dit ook voor elkaar te krijgen. Er zijn oneindig veel mogelijkheden om je werkzaamheden leuker en interessanter te maken, door gebruik te maken van moderne middelen en werkmethodes. Door een gepersonaliseerde aanpak per klant, team en individu te gebruiken, bereiken we de meeste impact.

Conclusie

In de praktijk merk ik dat onze klanten deze adoptie aanpak wel snappen, maar op zoek zijn naar ondersteuning. Ik als adoptie consultant wordt ingeschakeld om dit proces in goede banen te leiden. Wij  ontzorgen, maar delen ook onze best-practices. Wil je met jouw organisatie ook meer uit Microsoft technologie halen? Maar weet je nog niet hoe je op een goede manier iedereen mee gaat krijgen? Neem dan contact met ons op. We are here to help!