5 tips voor zorgeloos document management

Waarom is het dat document management nog steeds zo moeizaam verloopt? Vaak zien we dat document management processen goed zijn beschreven en ingericht, maar dat het in de praktijk nog niet goed gaat. Daarom besloten we om dit samen met de klant verder te gaan onderzoeken.

De uitdagingen van document management

Document management is bij de meeste organisaties begonnen met de opslag van documenten in een folderstructuur. Een groot deel daarvan doet het nog steeds zo. Hierbij is het aan de gebruikers om een document op de juiste plek op te slaan en terug te zoeken via deze folderstructuur. We zien vaak het volgende gebeuren bij deze manier van werken:

• Het lukt gebruikers vaak niet de juiste opslaglocatie te vinden;
• Documenten belanden op een lokale opslaglocatie;
• Documenten staan op een ‘tijdelijke’ plek;
• Documenten zijn moeilijk of niet meer terug te vinden.

Met SharePoint is het mogelijk om documenten te voorzien van metadata. Dit zijn gegevens die de karakteristieken van een document beschrijven. Documenten zijn goed vindbaar als de metadata zorgvuldig is ingevuld. De gebruikers zijn hiervoor verantwoordelijk.

Maar waar moet de gebruiker het document nu opslaan? Hier moeten procesafspraken voor worden gemaakt. Deze moeten bekend zijn voor de gebruiker. Ook moeten zij zich eraan houden. Dit is vaak een behoorlijke uitdaging. In de praktijk zien we dat de discipline die nodig is voor het (op de juiste plek) opslaan en het vullen van de metadata slechts bij een deel van de gebruikers aanwezig is. Het gevolg is dat documenten nog steeds slecht terug te vinden zijn.

Hoe help ik de gebruikers met document management?

De meeste documenten die worden aangemaakt zijn onderdeel van een bedrijfsproces. De administratie van deze bedrijfsprocessen vindt plaats in een ERP-systeem. Het betreft gestructureerde processen rondom bedrijfsentiteiten. Denk hierbij bijv. aan een medewerker in een SAP HR-systeem, een asset in een Maximo assetmanagement-systeem of een product in een SAP ERP-systeem. Voor document management met betrekking tot deze documenten hebben we vijf tips:

1. Zorg dat het systeem de opslaglocatie en de metadata van een document kan voorstellen. De gebruikers hoeven dan alleen nog maar aan te geven aan welke bedrijfsentiteit zij werken.
2. Beperk de hoeveelheid metadata die je opslaat bij een document. Ondanks dat het verleidelijk is om veel metadata op te slaan, heeft metadata uitsluitend waarde als deze ook daadwerkelijk actueel is.
3. Zorg dat het systeem real-time aanvullende metadata ophaalt uit het bedrijfssysteem. Op die manier krijgt de gebruiker ook toegang tot de actuele data rondom een document, zonder dat het opgeslagen wordt.
4. Maak voor het zoeken van documenten niet alleen gebruik van de metadata op de documenten, maar ook van de gestructureerde informatie uit het bedrijfssysteem. Zo wordt het mogelijk om op basis van alle beschikbare data uit het bedrijfssysteem te zoeken naar documenten.
5. Biedt gebruikers een directe link vanuit het bedrijfssysteem naar de context-gerelateerde documentverzameling. Denk hierbij aan het openen van een dossier van een medewerker in een HR-systeem.