Microsoft kondigde enige tijd geleden de uitrol van Teams Connect aan. Hierbij wordt het mogelijk om in Microsoft Teams personen van buiten een team toe te voegen aan een specifiek kanaal, een shared channel. Dit maakt afdeling- en organisatie overstijgend samenwerken een stuk eenvoudiger. In onze vorige blog over Teams Connect kun je meer lezen over de kracht van Teams Connect en welke gebruikersscenario’s wij in de praktijk (voor)zien. In deze blog zetten we, vanuit technisch en organisatorisch perspectief uiteen, waar je rekening mee moet houden bij het in gebruik nemen van Teams Connect.
Vanuit organisatieperspectief
Wij zien 3 belangrijke aspecten die door organisaties in ogenschouw genomen moeten worden bij de implementatie van Teams Connect:
1. Bereid je medewerkers goed voor
De Shared Channel functionaliteit wordt binnenkort, als je als organisatie niets doet, automatisch beschikbaar voor alle gebruikers. Wees hier goed op voorbereid en ga na welke medewerkers je deze functionaliteit wilt toekennen, maar vooral ook welke niet. Je hebt maar één kans om dit goed te introduceren.
2. Zet het in perspectief met andere manieren van bestanden delen
We zijn al lange tijd gewend bestanden uit te wisselen via e-mail of een onlinedienst als WeTransfer. Eindgebruikers overzien de consequenties hiervan over het algemeen niet, maar je geeft wel een kopie van een bestand aan iemand weg. Met de komst van Shared Channels hoeft dat niet meer. Je geef iemand toegang tot een bestand op de bronlocatie waar jij zelf eigenaar van bent en controle over houdt.
3. Zorg voor goede afspraken, intern en met partners
Vanuit beheer- en governanceperspectief zal je intern afspraken moeten maken hoe je grip en controle houdt op het aanmaken van deze kanalen, het toegangsbeleid en lifecyclemanagement. Net als met de introductie van Teams wil je wildgroei voorkomen en zal je ook met andere organisaties consensus moeten vinden over de minimale eisen die gesteld worden aan beveiligingsmaatregelen.
Vanuit technisch perspectief
Als IT-afdeling zijn er ook zaken waar je rekening mee moet houden vanuit technisch perspectief. De volgende drie aspecten zijn daarbij op dit moment het belangrijkst:
1. Op dit moment is Teams Connect nog niet publiekelijk beschikbaar (General Available in Microsoft-termen). Dit betekent dat je nog geen volledige ondersteuning vanuit Microsoft krijgt
2. Om buiten je organisatie gebruik te maken van Shared Channels moeten organisaties elkaar eerst vertrouwen door het aangaan van een B2B direct connect-koppeling. Deze koppeling moeten beide organisaties configureren in hun tenant. Hiermee wissel je informatie uit over gebruikers waardoor ze niet meer als gastgebruiker hoeven te authentiseren maar direct toegang krijgen door te authentiseren via de eigen tenant.
3. Zoals al benoemd bij de organisatorische aspecten is het maken van afspraken met B2B direct connect organisaties belangrijk. Daarnaast is het voor bijvoorbeeld de CISO mogelijk om via de auditlogs te zien hoe een externe gebruiker Shared Channels benadert en welke conditional access policies daarbij van kracht zijn.
Meer weten over de werkwijze van Teams Connect?
In onze whitepaper: Microsoft Teams Connect – De werkwijze en must-knows van Shared Channels. Hierin lees je bovendien meer over de zaken waar je rekening mee moet houden en hoe je snel aan de slag gaat met Shared Channels.