Creëer een moderne cloudomgeving
Van 27 t/m 29 mei vond een nieuwe editie van de European Collaboration Summit (ECS) plaats in Duitsland. In het mooie plaatsje Wiesbaden naast de Rijn, waren maar liefst 2000 mensen afgekomen op het grootste community event van Europa. Er waren sprekers vanuit de gehele wereld zoals Nederland, Duitsland, Frankrijk, VS en Canada, die spraken over adoptie, SharePoint, governance, Azure, Office 365 en zelfs Amazon Web Services. Vanuit InSpark waren Jasper Oosterveld (Microsoft MVP & Modern Workplace Consultant) en Lilian Zwager (Adoptie Consultant) aanwezig. Jasper was zelfs een van de sprekers op de tweede dag van het event. In deze blog beschrijven Jasper en Lilian de belangrijkste takeways van het event.
1. SharePoint Home Site
Tijdens de keynote van Dan Holme (Director of Product Marketing, SharePoint & Yammer), werd een nieuwe template voor SharePoint Online aangekondigd: De SharePoint Home Site. Dit nieuwe template is volledig gericht op het snel aanbieden en opleveren van de centrale startpagina van een Intranet Portaal. Deze bevat o.a. de volgende eigenschappen:
- Een gepersonaliseerde ervaring met web onderdelen zoals mijn nieuws, sites & documenten.
- De site wordt meteen gekenmerkt als organisatie nieuws waardoor dit de centrale locatie wordt voor het aanbieden van organisatie breed nieuws.
- Een snelkoppeling, in de hub navigatie, naar de vernieuwde SharePoint landingspagina (voormalige SharePoint Home) wordt standaard opgenomen.
- Microsoft Stream en Yammer web onderdelen zijn standaard aanwezig voor het opzetten van een social ervaring rondom het nieuwe Intranet Portaal.
Er zit erg veel potentie in het nieuwe template, omdat deze het namelijk voor organisaties mogelijk maakt om makkelijker en sneller een nieuw Intranet Portal op te zetten. In combinatie met Connect 365 Hub van InSpark is dit een krachtige combinatie!
2. Microsoft Search & SharePoint Online
Microsoft lanceerde in 2018 de preview van Microsoft Search. Een intelligente zoekmachine voor Microsoft 365. Het einddoel? Het integreren van alle Microsoft 365 services, zoals SharePoint & Office, in een intelligente zoekervaring. Microsoft Search is nu wereldwijd beschikbaar en dit is direct zichtbaar in SharePoint en Office. De zoekbalk is verhuisd naar de bovenkant van de SharePoint sites. Deze vernieuwde zoekervaring wordt ondersteund met Q&A en bookmarks. Op deze wijze wordt het vinden van belangrijke informatie en content vele malen sneller. Microsoft Search ondersteund bijvoorbeeld PowerPoint door het hergebruiken van slides van presentaties opgeslagen in SharePoint of OneDrive. Een functionaliteit die wij elke dag met plezier gebruiken.
3. Bots & Artificial Intelligence
Bots, in combinatie met AI, wordt steeds populairder binnen Microsoft 365. Dit is bijvoorbeeld terug te zien in Microsoft Teams. In Microsoft Teams worden vele bots reeds aangeboden. Een bekende bot is Who. Deze stelt je in staat om bijvoorbeeld collega’s te vinden met een bepaalde expertise of functie. Je bent in staat om je eigen bots te maken met Azure Bot Services. Een business case voor de introductie van bots binnen een organisatie is rondom kennis. Tijdens een van de sessies werd het voorbeeld gegeven van een organisatie waarbij een van de medewerkers altijd dezelfde vragen werd gesteld. Deze vragen werden opgeslagen in Excel en gesynchroniseerd met de Q&A maker service van Azure. Op deze wijze werd de medewerker ontlast en waren de andere collega’s altijd in staat om antwoord te krijgen op de vragen. Een belangrijke tip rondom adoptie van bots & AI is het gebruiken van een naam voor de bot en gebruik van media zoals documenten en video’s.
4. Updates voor SharePoint lijsten
Tijdens de sessie ‘What’s new and What’s coming within SharePoint Lists’ gaf Miceile Barrett een demo waarin zij de nieuwste en aankomende features in SharePoint lijsten liet zien. Sinds kort is de opt-out switch van de klassieke weergave op tenant-niveau uitgeschakeld. Er wordt volop geïnvesteerd in de moderne weergave door Microsoft en dat belooft veel voor de toekomst. Wij kunnen niet wachten tot alle features beschikbaar zijn. Hieronder staan een aantal nader beschreven.
- Beschikbaar: uitgebreidere quick edit
SharePoint wordt steeds gebruiksvriendelijker: zo ook de lijsten. Lijsten gebruik je om informatie te ordenen, processen te automatiseren en teams te ondersteunen. In de ‘snel bewerken’ weergave kun je straks filters toepassen en kolommen opmaken. Je hoeft niet meer speciaal naar de lijstinstellingen. Daarnaast kan je op korte termijn de kolomvolgorde wijzigen in de lijst zelf zonder dat je naar PowerApps hoeft te gaan. Microsoft zet in op de samenwerking tussen de verschillende applicaties waardoor steeds meer mogelijkheden ontstaan, waardoor het gebruik ook steeds makkelijker wordt. Ook zonder IT-achtergrond. - Beschikbaar: verbinden van bibliotheken en lijsten
Ook binnen SharePoint wordt de verbinding tussen bibliotheken en lijsten steeds beter. Je bent weer in staat om gegevens uit lijsten met bibliotheken te koppelen. Voorbeeld: In het documentbibliotheek web onderdeel selecteer je welke informatie je getoond wilt hebben, zoals een bepaalde kolom uit een lijst. - Top of mind: lijsten en bibliotheken aanmaken vanuit Excel of op basis van bestaande lijsten en bibliotheken
Maak jij regelmatig dezelfde bibliotheken of lijsten voor verschillende afdelingen? Straks kun je een nieuwe lijst of bibliotheek aanmaken op basis van je bestaande lijst of bibliotheek. Je neemt daarnaast eenvoudig alle instellingen over. Heb je een Excel lijst? Dan ben je in staat om een nieuwe SharePoint lijst te maken op basis van deze lijst. - Binnenkort: auto-save van je kolomvolgorde
Een weergave opslaan is op korte termijn niet meer nodig. Er komt een auto-save optie voor de kolomvolgorde. Handig! - Binnenkort: meer opmaakmogelijkheden in je SharePoint lijsten
Met de komst van moderne sites en nieuwe templates is er al veel verbeterd op het vlak van de opmaak mogelijkheden. Je bent in staat om kolomopmaak sjablonen te maken en de kleur, lettertype en grenzen van kolommen bewerken. Daarnaast kan je pictogrammen en regels, met als/dan, toevoegen Wat ook een toffe feature is, is het toevoegen van profielfoto’s van gebruikers gekoppeld aan kolommen met de waarde personen of groepen. - Binnenkort: nieuwe flows en nieuwe meldingen
Er komen binnenkort standaard nieuwe flows beschikbaar in de lijstkolommen. Een mooi voorbeeld hiervan is dat er een flow beschikbaar komt die je koppelt aan een verloopdatum. Je krijgt dan een melding dat een item verloopt. Je kiest ervoor om deze meldingen per mail te versturen, maar ook via Teams! Ideaal, dan is een team direct op de hoogte. Stay tuned!
5. SharePoint Modernization Scanner
Heb jij nog een klassieke SharePoint omgeving en wil je overstappen naar de moderne SharePoint ervaringen? Of ben je benieuwd naar de nieuwe structuur van jouw omgeving? Sinds de komst van de moderne SharePoint, wordt de klassieke hiërarchie overboord gegooid. Er is een platte structuur. Hiermee worden sitecollecties met sub sites vervangen door gelijkwaardige sites gekoppeld aan een hub. Wil jij de overstap maken van de klassieke naar de moderne SharePoint ervaringen? Waar moet je dan beginnen? De SharePoint Modernization Scanner helpt je goed op weg en geeft je inzicht in de complexiteit van jouw omgeving.
Met deze tool breng je dus in kaart hoe jouw omgeving is opgebouwd: het vertelt je welke sites klaar zijn om overgezet te worden naar een Office 365 groep, wat de comptabiliteit is van bibliotheken en lijsten voor de moderne weergave en het vertelt je welke pagina’s ready zijn voor de overstap. Ook worden er best practices gegeven, waar je je voordeel mee kunt doen.
Je krijgt een handig Excel-overzicht, eigenlijk een soort dashboard met informatie. Hierbij hoef je niet per se de hele omgeving te scannen, maar heb je keuze uit de volgende opties:
- Hele tenant
- Groep connectie
- Lijsten
- Pagina’s (transformatie)
- Publishing portal
Je kiest om handmatig sites of pagina’s over te zetten of een tool te gebruiken zoals PowerShell. Niet bekend met PowerShell? Probeer dan de Page Tranformation Tool van Microsoft. Hiermee zet je pagina’s over van de klassieke naar de moderne ervaring; zonder nieuwe pagina’s aan te maken.
6. Nieuwe features in Microsoft Teams
- Beschikbaar: Flow en Microsoft Teams
Wat een gave toevoeging is aan Teams is de mogelijkheid om een Flow approvals te koppelen vanuit SharePoint met Microsoft Teams. Je kunt bijvoorbeeld offertes goedkeuren. - Beschikbaar: namen geven in aan groepschats
Voer jij regelmatig een privé chat met meer dan één collega? Geef dan groep chats namen of onderwerpen geven, zodat je goed kunt onderscheiden waar de chats voor bedoeld zijn. - Binnenkort: knop voor het starten van nieuwe conversaties in kanalen
Het gebeurt vaak in Teams dat mensen reageren in kanalen op collega’s door middel van een nieuwe conversatie. Er komt een aparte knop om nieuwe conversaties te starten zodat je duidelijk het onderscheid kunt maken tussen conversaties en gesprekken.
Neemt teams het over van email?
Volgens Tony Redmond is Microsoft Teams een goed platform om te communiceren met interne en externe teamleden, samen te werken rondom documenten, informele discussies te voren en audio- en videogesprekken te voeren. Je moet je gebruikers wel leren hoe ze Teams moeten gebruiken, anders krijg je een wildgroei aan teams en kanalen
91% van de Fortune 100 organisaties gebruikt Teams. Dat geeft aan hoe krachtig het platform is. Bij InSpark werken we samen in Teams en hebben al veel van onze klanten begeleid in de overstap naar Microsoft Teams. Maar neemt Teams het over van e-mail?
Veel millenials en jonge mensen houden niet van e-mail. Misschien ken jij het ook: oneindig aantal e-mails met bijlages, reply’s en na een tijdje kun je ze lastig terugvinden. Met Teams neemt het aantal interne e-mails drastisch af en bundel je gesprekken over onderwerpen in kanalen of conversaties. En je werkt samen aan één bestand. Geen bijlagen of dubbele documenten meer. Hieronder een leuk voorbeeld:
Je stuurt in Teams één bericht in een kanaal waar 53 collega’s inzitten met de vraag of ze willen laten weten of ze aanwezig zijn bij een bijeenkomst en nog iets nodig hebben ter voorbereiding. Collega’s reageren en stellen vragen. Dit levert 124 reply’s in één conversatie op. Stel je voor dat je een e-mail aan 53 collega’s zou sturen. Dit zijn dan 54 x 124 berichten = 6696 e-mails. We nemen de out of office e-mails hierin nog niet eens mee.
Voor de interne communicatie en samenwerking is Teams dus een goed platform. Neemt Teams het over van e-mail? Volgens Tony Redmond zit dat er niet in, omdat e-mail een platform is waarmee je goed kunt communiceren met mensen over de hele wereld: ongeacht of zij Gmail, Microsoft of andere aanbieders gebruiken. Daarnaast is het geschikt voor lange termijn archivering en kun je e-mailen terwijl anderen offline zijn.
Conclusie
Meer weten over dit event of over een van de nieuwe functionaliteiten? Of ben je nieuwsgierig hoe je een van deze nieuwe features kunt implementeren binnen jouw bedrijf? Wij helpen je graag! Neem contact op onder dit blog, of lees verder over de events en de takeaways die wij mee naar huis nemen!
