Het printen, ondertekenen, scannen, versturen, ontvangen en opnieuw scannen van een document, komt dit je bekend voor? Dit is de ouderwetse manier van het ondertekenen van een contract. Ontdek een nieuwe manier van documenten ondertekenen met behulp van DocuSign en Office 365. Ik zal 3 scenario’s beschrijven, die de combinatie van Office 365 en DocuSign en de daarbij komende digitale transformatie, illustreert. Hoewel elk scenario verschillend is, zijn aspecten als papierloos werken, klant-intimiteit, tijd- en kostenbesparing terugkerende thema’s.
Voor sales: sales productivity
Dynamics CRM is een platform waarmee de relatie tussen een organisatie en klanten vanuit verschillende invalshoeken wordt beheerd. Met behulp van DocuSign wordt de sales cyclus versneld door een document rechtstreeks vanuit CRM, ter ondertekening te versturen naar een klant. Aangezien het printen, versturen en inscannen van een document niet meer nodig is, kost het ondertekenproces minder tijd en zijn deals sneller afgerond. Bovendien heeft de hele organisatie altijd een up-to-date inzicht in de status van een offerte of een contract.
Voor delivery: project samenwerking
Projectsites in SharePoint Online zijn uitermate geschikt om in samen te werken. Met het ‘Externe Gebruikers’ mechanisme van SharePoint, is het bovendien eenvoudig om samen te werken met gebruikers buiten de organisatie. Door deze functionaliteit te combineren met de documentmanagement mogelijkheden van SharePoint, werken alle betrokken partijen samen op basis van dezelfde informatie. Dit heeft een positieve impact op de kwaliteit van opgeleverde documenten en de doorlooptijd van een project.
Als documenten een handtekening vereisen, denk bijvoorbeeld aan een contract of een technische tekening, borgt DocuSign alle juridische aspecten die hierbij komen kijken. Het ondertekenproces wordt versneld door het elimineren van papier en de standaard ontsluiting op mobiele apparaten.
Voor inkoop: contract management
Met de Document Set functionaliteit binnen SharePoint, worden contracten en bijbehorende documenten opgeslagen in een dossier. De documenten in dit dossier worden automatisch voorzien van relevante metadata. Dit resulteert in betere datakwaliteit zonder extra inspanning van medewerkers. Het verbeteren van datakwaliteit heeft een positieve impact op rapportages, dashboards en maakt documenten beter vindbaar. Hierdoor krijgen medewerkers sneller inzicht in en toegang tot relevante informatie.
Contract gerelateerde metadata heeft betrekking tot gegevens rondom contractpartijen, bijvoorbeeld een bedrijfsnaam en adresgegevens. Vaak bevinden deze gegevens zich buiten SharePoint in een ERP- of CRM-oplossing. Met de Business Connectivity Services (BCS), zijn gegevens vanuit externe bronnen rechtstreeks beschikbaar binnen SharePoint. De verantwoordelijke afdeling houdt deze gegevens zodoende op één plek bij.
Het aanmaken van een document wordt versneld en gestandaardiseerd door metadata te hergebruiken in voor gedefinieerde document templates. Tenslotte kan met DocuSign een contract worden verstuurd, ondertekend en automatisch opgeslagen vanuit de plek waar het wordt opgesteld en beheerd. Het aantal handelingen dat een medewerker uitvoert wordt sterk teruggedrongen.
Zelf proberen of meer weten?
Benieuwd hoe je DocuSign en Office 365 kan inzetten om uw organisatie te transformeren? Probeer dan een keer de demo omgeving van DocuSign of neem contact op met ons.