Een makeover voor SharePoint documenten bibliotheken

Jarenlang waren wij gewend aan de klassieke look & feel van documentenbibliotheken.In de loop der jaren is er eigenlijk weinig veranderd qua look & feel. De functionaliteit is redelijk uitgebreid met onder andere document sets, managed metadata en drag & drop. Om eerlijk te zijn weinig spectaculaire veranderingen op het gebied van look & feel. Sinds juni van dit jaar is de moderne ervaring voor SharePoint documentenbibliotheken beschikbaar voor alle Office 365 tenants. En geloof mij, dit is een grote vernieuwing.

Voor diegene met een oplettend oog was deze verandering enigszins te verwachten. Waarom? OneDrive for Business ontving maanden daarvoor een vergelijkbare makeover. Deze komt nu overeen met SharePoint en is eindelijk gelijkgetrokken. Daarnaast zien de Office 365 Groups bibliotheken er nu ook zo uit. Een goede stap voorwaarts in het realiseren van een uniforme gebruikerservaring binnen Office 365.

Er is ondertussen erg veel gezegd en geschreven over de nieuwe ervaring. In deze blog ga ik vijf belangrijke features bespreken zodat jullie daarna goed geïnformeerd, en hopelijk met veel plezier, de nieuwe ervaring zelf gaan ondervinden. Maar om toch in mijn rol te blijven, blijf ik kritisch! Had je wat anders verwacht? Uiteraard sluit ik deze blog af met een advies.

1. Pinnen van documenten

Stel je eens voor: Je werkt gezamenlijk met een groep mensen aan een project en je hebt net een presentatie gehouden voor het ophalen van de requirements. Daarnaast heb je een begroting uitgeschreven in een Excel-sheet. Je wilt deze twee documenten graag uitlichten naar de projectgroep. Door middel van pinnen plaats je deze documenten bovenaan de bibliotheek.

De documenten zijn nu niet te missen voor de overige projectleden. Let op: De pinlimiet staat op drie documenten. Daarnaast merk ik, zoals je in de bovenstaande afbeelding ziet, dat regelmatig dezelfde afbeelding wordt gebruikt. Het betreft in dit geval de gechoqueerde dames. Het staat mij bij dat in de begintijden van Delve dit ook het geval was. Dit gaat dus zeker veranderen.

2. Linken naar documenten

In de klassieke ervaring is het noodzakelijk om gebruik te maken van het inhoudstype Link naar document om naar andere documenten een snelkoppeling te maken. Deze optie is nu standaard toegevoegd. Het werkt ook nog eens erg eenvoudig. Je ziet een overzicht met jouw recentelijke documenten waar je uit kiest of je voert een URL in. Indien het document wordt verplaatst, werkt de link nog steeds. Handig! Hopelijk ben je in de toekomst in staat om met een smart search te zoeken naar documenten en deze direct te koppelen.

3. Werken met metadata en weergaves

Het werken met metadata en weergaves, zoals het aanmaken van kolommen en bewerken van weergaves, is nooit erg lastig geweest. Maar als eindgebruiker werd je toch altijd naar een nieuwe pagina verwezen. Vanuit een gebruikersperspectief is het gewenst om zoveel mogelijk in dezelfde pagina te blijven. Dit voorkomt verwarring bij de eindgebruikers. In de moderne ervaring is er veel aangepast op dit gebied. Het aanmaken van kolommen met meer opties, zoals managed metadata of opzoeken, vindt plaats in de klassieke ervaring. Mijn verwachting is dat dit uiteindelijk gelijk wordt getrokken. Deze nieuwe werkwijze maakt het wel sneller en eenvoudiger om kolommen aan te maken voor de reguliere eindgebruiker.

De huidige weergave is eenvoudig aan te vullen met nieuwe kolommen of bestaande kolommen te wijzigen. Naast het sorteren of filteren ben je in staat om de kolom te verplaatsen of zelfs verbergen. Ben je tevreden over de nieuwe weergave? Sla deze dan op. Je mist op dit moment wel de mogelijkheid om bestaande standaard kolommen, zoals versie of bestandsgrootte, eenvoudig toe te voegen. Je moet daarvoor weer naar de instellingen van de bibliotheek.

4. Nieuwe actiebalk

Het lint is verdwenen en de actiebalk is nu het centrum van alle beschikbare acties.

Het is zeker overzichtelijker geworden maar er was toch behoorlijk wat onrust in de community vanwege het feit dat veel mensen het lint hebben gebruikt voor maatwerk, bijvoorbeeld voor custom actions. Vanuit Microsoft is het volgende medegedeeld:

• Declarative Custom Actions are supported in the new page – in other words, any Custom Action that doesn’t includes a script link or script block;
• Any custom button in the Ribbon will appear in the new command bar.

Indien je het lint hebt uitgebreid met maatwerk is het verstandig om te beoordelen wat de impact van de moderne ervaring is op jouw maatwerk. Werkt het niet meer? Wacht dan met het uitrollen van de moderne ervaringen.

5. Details tab

Dit is één van mijn favoriete nieuwe features. Een aantal zaken vallen direct op: De preview van het document wordt hier nu weergegeven. Daarnaast is het erg eenvoudig om snel en efficiënt metadata aan te passen. Je wijzigt de naam of kiest via een drop down menu en de wijzigingen worden direct opgeslagen. Dit is zeker een stap voorwaarts!

Alle activiteiten rondom het document, zoals het wijzigen van de naam of inhoud, wordt weergegeven. Erg handig! Het delen is uiteraard ook aanwezig:

Met een klik op de knop verstuur je een uitnodiging of verkrijg je een link naar het document.

Conclusie

Zoals je gelezen hebt is er ongelofelijk veel veranderd en gaat er nog veel meer veranderen. Betekent dit dat je direct aan de slag moet gaan en je eindgebruikers moet verrassen met de moderne ervaring? Nee, wees alsjeblieft voorzichtig. Waarom? Uiteraard zijn de nieuwe features enorm wennen en vereisen ze een uitleg maar voornamelijk vanwege het complete verschil in look & feel met de SharePoint sites. In mijn volgende blog over de moderne Site Inhoud ervaring lees je over dezelfde problemen. Klein voorproefje doen?

 

De aangepaste look & feel (branding)  van een SharePoint site valt volledig weg. Microsoft heeft de volgende feedback gegeven:

• SharePoint themes are supported
• Custom Master pages aren’t supported at the moment
• JSLink/CustomAction isn’t supported at the moment

In veel gevallen is het niet gewenst dat de look & feel volledig verdwijnt. Bespreek dit met de stakeholders van de SharePoint omgeving en besluit om te wachten of door te gaan. Wees gerust, je hebt voldoende tijd om een adoptiestrategie te bepalen. De klassieke weergave wordt tot ver in 2017 ondersteund.