Tegenwoordig is kennis één van de meest waardevolle activa van een organisatie. Echter wordt veel moeite ervaren met het behoud van die belangrijke kennis. De achterliggende oorzaken hiervan zijn:
- Een exponentiële groei van informatie
- Toegang tot de juiste informatie en kennis op het juiste moment is te complex
- Een hoge uitstroom van medewerkers
- Krapte op de arbeidsmarkt
Effectief kennismanagement kan een organisatie helpen om beter te presteren, betere beslissingen te nemen en de medewerkersretentie te verhogen. Het is daarom van vitaal belang dat organisaties begrijpen wat kennismanagement inhoudt en hoe je dit kunt gebruiken om de gestelde doelen te bereiken.
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement verwijst naar het proces van het beheren van de kennis van een organisatie om haar doelstellingen te bereiken. Het omvat het verzamelen, delen en gebruiken van kennis om de prestaties van de organisatie te verbeteren. Een effectief kennismanagementprogramma omvat het vastleggen van impliciete kennis en expliciete kennis.
Impliciete kennis
Kennis of vaardigheden die in de organisatie ingebed zijn maar nog niet gecodificeerd of overgedragen.
Expliciete kennis
Kennis of vaardigheden die gemakkelijk kunnen worden vastgelegd, begrepen en worden overgedragen aan anderen (dit wordt ook wel formele of gecodificeerde kennis genoemd).
Waarom kennismanagement?
Het belang van kennismanagement wordt steeds groter omdat organisaties complexer worden en te maken hebben met een snel veranderende omgeving. Effectief kennismanagement kan helpen bij het verbeteren van de prestaties van een organisatie op verschillende gebieden:
Strategie: Kennismanagement kan organisaties helpen om strategieën te verbeteren door waardevolle informatie te leveren over klanten, concurrenten, markttrends en nieuwe technologieën.
Innovatie: Effectief kennismanagement kan de innovatie van een organisatie stimuleren door ideeën en ervaringen te delen, waardoor nieuwe producten en diensten kunnen worden ontwikkeld.
Besluitvorming: Effectief kennismanagement helpt een organisatie betere beslissingen te nemen die zijn gebaseerd op feiten en informatie, in plaats van op veronderstellingen en intuïtie.
Efficiëntie: Met behulp van kennismanagement, kan een organisatie efficiënter werken, omdat werknemers op het juiste moment toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk effectief en efficiënt uit te voeren.
Concurrentievoordeel: Effectief kennismanagement kan organisaties helpen om een concurrentievoordeel te behalen door waardevolle kennis te gebruiken om betere producten en diensten te ontwikkelen en sneller te innoveren dan concurrenten.
Hoe ga ik aan de slag met kennismanagement?
Het implementeren van effectief kennismanagement vereist een systematische aanpak. Stappen in deze aanpak zijn:
- Definieer doelstellingen en strategieën om deze doelstellingen te behalen
- Identificeer en classificeer kennis zodat alle kennis in jouw organisatie op waarde geschat kan worden en het duidelijk wordt wie de kennishouders zijn
- Implementeer de juiste tools en -systemen die jou ondersteunen bij het behalen van jouw doelstellingen
- Ontwikkel en implementeer beleid en procedures om ervoor te zorgen dat kennismanagement goed functioneert en kennis op een consistente en gestandaardiseerde manier wordt beheerd.
- Train medewerkers zodat zij op de hoogte zijn van het beleid en de procedures, weten hoe de tools en systemen het best gebruikt kunnen worden om tot de juiste informatie op het juiste moment te komen.
- Monitor en verbeter om ervoor te zorgen dat kennismanagement effectief blijft en bijdraagt aan de gestelde doelstellingen.
Hoe gebruik je het Microsoft platform voor kennismanagement?
Microsoft 365 biedt gebruikers toegang tot een reeks applicaties en diensten die zijn ontworpen om te helpen bij het creëren, delen en beheren van documenten en informatie binnen een organisatie. Bepaalde tools en functies van het platform zijn zeer geschikt voor het inrichten van effectief kennismanagement.
Op basis van onze best-practices hebben wij verschillende Microsoft tools verbonden aan de ondersteuning van impliciete en expliciete kennis.
Voor impliciete kennis adviseren wij het gebruik van:
People in Viva
“People in Viva” is gericht op het bevorderen van verbinding en samenwerking tussen werknemers in een organisatie. Het biedt een overzicht van de profielen van werknemers, waarbij informatie wordt weergegeven over hun rol, vaardigheden, ervaring en interesses. Het is hierdoor makkelijker om hun weg te vinden binnen de organisatie. Dit kan uiteindelijk leiden tot verhoogde betrokkenheid en productiviteit.
Aswers in Viva
“Answers” in Microsoft Viva is gericht op het bieden van een centrale locatie voor werknemers om antwoorden op hun vragen te vinden en informatie te delen binnen de organisatie. Antwoorden kunnen afkomstig zijn van collega’s, interne documenten, of externe bronnen zoals websites en forums. Door het gebruik van “Answers in Viva” kunnen werknemers sneller en gemakkelijker antwoorden vinden op hun vragen en informatie delen. Dit kan leiden tot een verhoogde efficiëntie en productiviteit.
Viva Engage
“Viva Engage” is gericht op het meten en verbeteren van de betrokkenheid van werknemers binnen een organisatie. Het biedt inzicht in hoe werknemers zich voelen en wat hen motiveert. Dor het gebruik van “Viva Engage” kunnen organisaties gerichte acties ondernemen om de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers te verhogen. Dit kan uiteindelijk leiden tot een hogere productiviteit en lager personeelsverloop.
Voor expliciete kennis adviseren wij het gebruik van
Viva Topics
“Viva Topics” is gericht op het organiseren en vinden van kennis binnen een organisatie. Het maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om informatie binnen de organisatie te verzamelen, te classificeren en te organiseren. Door het gebruik van “Viva Topics” kunnen gebruikers gemakkelijker en sneller informatie vinden en organisaties kunnen hun kennisbanken beter organiseren en onderhouden. Dit kan leiden tot een hogere productiviteit en efficiëntie binnen de organisatie.
Viva Learning
“Viva Learning” is gericht op het bieden van een centraal platform voor leren en ontwikkeling binnen een organisatie. Met “Viva Learning” kunnen organisaties verschillende leerbronnen integreren, waaronder interne bronnen, externe leveranciers en openbare cursussen. Het platform biedt ook aanbevelingen voor leerervaringen op basis van de interesses en vaardigheden van de werknemer. Door het gebruik van “Viva Learning” kunnen organisaties de leer- en ontwikkelingservaringen van hun werknemers centraliseren en verbeteren. Dit kan leiden tot een hogere betrokkenheid en tevredenheid van werknemers.
SharePoint Online
“SharePoint Online” is een platform voor contentbeheer en samenwerking, dat organisaties helpt om documenten, gegevens en informatie te delen en te beheren binnen en buiten de organisatie. SharePoint Online kan worden gebruikt om intranetten en portals te bouwen om medewerkers toegang te geven tot bedrijfsnieuws, kennisbanken en andere informatie (zoals beleid). Door het gebruik van “SharePoint Online” kunnen organisaties een centrale plek aanbieden voor belangrijke informatie zoals beleid en werkafspraken. Hierdoor krijgen medewerkers duidelijkheid en leidt dit tot een hogere tevredenheid van werknemers.
Microsoft Teams
“Microsoft Teams” is een samenwerkingsplatform dat is ontworpen om teams te helpen samen te werken aan projecten en taken, ongeacht waar ze zich bevinden. Met behulp van de juiste type teams voor de benodigde doeleinden en dito kanaalinrichting per type team hebben werknemers de mogelijkheid om direct met elkaar te communiceren, documenten te creëren en samen te werken. Allemaal in de context van bijvoorbeeld een afdeling, project voor een klant of een specifiek thema in de organisatie. Hierdoor is er een uniforme werkwijze en is toegang tot de juiste informatie op het juiste moment zeer eenvoudig. Dit leidt tot hogere efficiëntie en productiviteit van werknemers.
Randvoorwaarden en uitgangspunten
Er zijn verschillende randvoorwaarden voor kennismanagement die belangrijk zijn om te overwegen bij het opzetten en implementeren van een effectief kennismanagement. Zo is het belangrijk dat:
Organisatorisch
- Leiderschap en management het belang van kennismanagement begrijpen en ondersteunen
- Er een cultuur is die kennisdeling en samenwerking bevordert
- Een informatiemanagement-beleid is gedefinieerd
- Er een governance strategie aanwezig is
Operationeel
- Rollen voor kennismanagement zijn gedefinieerd
- Training is gegeven aan medewerkers (zowel kenniszoekers als kennishouders)
Functioneel
- Microsoft Viva Suite licentie actief is voor alle gebruikers in de organisatie
- Microsoft Viva onderdelen ingericht zijn en voldoen aan het gestelde informatiemanagement-beleid en de governance strategie
Ook aan de slag met kennismanagement?
Ben jij je nu bewust van het belang van kennismanagement en wil jij hiermee aan de slag? Of wil je eerst meer weten voordat je aan de slag gaat? Waar je ook staat in jouw “kennismanagement journey”, wij helpen jou graag verder op weg.