Efficiënt en veilig werken in een gepersonaliseerd intranet

hnologie heeft ons leven in een snel tempo veranderd. Het maakt ondertussen een onlosmakelijk onderdeel uit van ons privéleven. Het snel bestellen van een taxi? Uber. Het eenvoudig boeken van een hotel? Booking.com. Het bekijken van een film of tv-serie wanneer jij wilt? Netflix. De voorbeelden zijn oneindig.

Simpel en efficiënt

Technologie maakt ons privéleven eenvoudig en efficiënt. Tegelijkertijd zijn we op zoek naar technologieën die ons zakelijke leven versnellen en versimpelen. Deze zoektocht resulteert vaak in het gebruik van Dropbox en Slack. Dropbox is een service voor het opslaan & delen van bestanden (vergelijkbaar met OneDrive) en Slack is een sociaal netwerk vergelijkbaar met Yammer & Microsoft Teams. Het grootste nadeel van deze services, is dat er geen inzichten zijn in de opslag van data en de exacte opslaglocatie van de data. Deze situatie resulteert in een veiligheidsrisico voor organisaties.

Niet lang geleden kwamen wij een klant tegen, die documenten met bedrijfsgevoelige informatie had opgeslagen in Dropbox. Er was maar één account beschikbaar voor meerdere mensen. Niemand wist waar en hoe deze documenten werden geraadpleegd. Je hoeft geen security expert te zijn om te weten welke risico’s dit met zich meebrengt. Deze klant, en vele anderen, zijn op zoek naar een moderne en veilige werkplek. Microsoft faciliteert deze werkplek door middel van Microsoft 365.

De moderne en veilige werkplek met Microsoft 365

Microsoft 365 bestaat uit Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security. De ideale combinatie in het realiseren van een moderne en veilige werkplek. De focus van Microsoft 365 is gericht op de volgende componenten:

• Creativiteit
• Samenwerken & communiceren
• Eenvoud
• Veiligheid

De bekendste service van Microsoft, rondom samenwerken & communiceren, is uiteraard SharePoint. Vanaf de introductie van SharePoint in 2007, heeft het realiseren van medewerkersportalen, zoals een Intranet en Extranet, een lange doorlooptijd gehad. Voornamelijk vanwege de beperkingen van de standaard functionaliteit en de complexiteit rondom maatwerk. Het werken met mobile devices en SharePoint was een pijnlijke en frustrerende ervaringen. In 2016 introduceerde Microsoft een vernieuwde look & feel en functionaliteit onder de noemer van moderne SharePoint ervaringen. SharePoint werd daardoor responsive en werkbaar op alle mobiele apparaten. Dit werd versterkt dankzij de komst van de officiële Microsoft SharePoint mobiele app. De moderne SharePoint ervaringen maakten de nood voor maatwerk minder, maar nog niet overbodig. De doorlooptijd voor het realiseren van medewerkersportalen werd minder lang maar naar onze mening niet kort genoeg.

Welkom Connect 365 Hub

Onze doelstelling en passie, is het doorvoeren van een digitale transformatie bij onze klanten. Wij hebben jarenlange ervaring met het realiseren van medewerkersportalen bij diverse organisaties. We merken dat organisaties helaas nog veel tijd kwijt zijn aan het realiseren van standaard onderdelen, zoals de informatievoorziening binnen een medewerkersportaal. Aan de hand van onze best practices, zijn wij op zoek zijn gegaan naar een standaard oplossing: Connect 365 Hub. Een totaalpakket van slimme moderne apps, voor de versnelde implementatie van jouw gepersonaliseerde medewerkersportaal.

Connect 365 Hub Apps

Connect 365 Hub bestaat uit een groot aanbod van apps. Hieronder vind je een overzicht:

• Nieuws hub: Nieuws aggregeren en op diverse manieren presenteren, personaliseren of filteren.
• Uitgelichte content: Het uitlichten van pagina’s op basis van een zoekopdracht.
• Goedkeuring: Pagina’s goedkeuren door een hoofdredactie.
• My Starting Point: App gericht op de ingelogde gebruiker, het welkom heten en persoonlijke (productiviteits)informatie weergeven uit Office 365 of andere systemen.
• AppGrid: Het weergeven van een overzicht van applicaties en andere hyperlinks, eventueel te personaliseren voor de ingelogde gebruiker.
• Smoelenboek: Met het smoelenboek vind je eenvoudig de juiste collega binnen de organisatie. Vanuit het overzicht kun je op diverse manieren zoeken en resultaten verfijnen
• Festiviteiten: Met deze app toon je overzichten rondom jarige collega’s, collega’s nieuw in dienst of collega’s die een jubileum vieren.
• Profiel wizard: Een wizard die een gebruiker helpt bij het vullen van zijn of haar profiel.
• Site overzicht: Een dynamisch overzicht van sites en teams, eventueel te personaliseren naar ‘Mijn sites’ en ‘Mijn teams’.
• Sitemap: Het aanbieden van een overzichtelijke sitemap.
• Stylizer: Met de stylizer is het mogelijk om in beperkte mate het design van een SharePoint-pagina aan te passen.
• Virtuele tour: Een virtuele rondleiding om de verschillende onderdelen van het portaal te leren kennen. Bijvoorbeeld ‘Mijn nieuws’, het principe van pagina’s volgen of de O365 App Launcher.
• Zoeken: Hiermee kun je in andere bronnen dan het standaard zoekvak zoeken.

Waarom deze apps?

Aan de hand van onze apps ben je in staat om in een versneld proces een modern medewerkersportaal op te leveren. Hiermee ben je in staat om je sneller te richten op de digitalisering van primaire bedrijfsprocessen. Wanneer Microsoft een nieuwe functionaliteit of update lanceert met vergelijkbare functionaliteit, is het uitgangspunt om dit binnen onze app eenvoudig te faseren. Het heeft namelijk geen impact op de achterliggende data (geen vendor-lockin). Dat gezegd, wij blijven continu innoveren aan de hand van onze ervaringen in de praktijk en de wensen van onze klanten.

Conclusie

Moderne en veilige medewerkersportalen zijn cruciaal voor het uitvoeren van onze dagelijkse werkzaamheden. Het dient ons werkleven eenvoudig en efficiënt te maken. Deze portalen worden binnen Microsoft 365 gefaciliteerd door middel van SharePoint Online. Een vertrouwd platform waarbij standaard functionaliteiten je op weg helpen, om een medewerkersportaal in te richten. Dankzij de inzet van Connect 365 Hub, wordt dit proces versneld en worden je medewerkers verblijd met een modern, veilig en efficiënt medewerkersportaal.