Microsoft 365 Copilot: de digitale assistent

Zoals je nu niet meer kunt voorstellen dat je ooit zonder mobiel functioneerde, kijken we straks terug op deze tijd zonder AI op de kantoorvloer. ‘Weet je nog dat je toen een offerte van scratch af aan moest opzetten? Zelf actiepunten moest uitzetten na een meeting? Dat je een halve dag bezig was met het uitstippelen van een planning? Onvoorstelbaar!’ Kunstmatige intelligentie – zoals Bing Chat of ChatGPT – heeft de potentie ons werk enorm te verbeteren. Het kan je zomaar een kwart meer werktijd opleveren. Plus: een boost aan kwaliteit en creativiteit.

Nu er zo’n tekort is aan mensen, zet je de capaciteit die je hebt het liefst zo goed mogelijk in. Daar waar het de meeste waarde oplevert. Repetitieve handelingen, kopieerwerk, spreadsheets invullen: zonde van de kostbare tijd. Je hebt in deze competitieve wereld simpelweg alle verbeeldingskracht, expertise, vindingrijkheid en creativiteit van je mensen nodig. Want alleen daarmee kun je snel inspelen op marktontwikkelingen, effectief klantvragen beantwoorden, relaties warmhouden, nieuwe sectoren verkennen – overleven dus in een competitieve wereld. Wie weet welke kansen je laat liggen omdat je mensen werk uitvoeren dat kunstmatige intelligentie (AI) net zo goed kan doen?

Amerikaans onderzoek: meer werk in minder tijd én met beter resultaat Het onderzoek dat de Amerikaanse Harvard Business School samen met consultants van BCG uitvoerde, maakt de voordelen van generatieve AI heel duidelijk. Ruim 750 consultants kregen bijna 20 realistische adviestaken. De groep die AI gebruikte, wist 12,2% méér taken af te ronden. Dat deden ze ook nog eens 25,1% sneller dan de groep zonder AI. Bovendien lag van 40% de kwaliteit van de resultaten aanmerkelijk hoger. Tegelijk laat het onderzoek zien dat mensen – ook deze kenniswerkers – er wel handigheid in moesten krijgen. ‘AI is een revolutie als je weet hoe je het moet gebruiken,’ aldus één van de onderzoekers.

Veilig en compliant toepassen in het dagelijkse werk

Met de lancering van Microsoft Copilot is er nu een veilige én praktische manier om generatieve AI te incorporeren in de dagelijkse werkzaamheden van je organisatie. (Generatieve AI is kunstmatige intelligentie die zelf tekst en beeld genereert op basis van bestaande tekst en beeld.) Waar vrij toegankelijke AI-toepassingen als ChatGPT regelrecht onveilig zijn – je hebt totaal geen zicht op je data meer, plus: het wordt gebruikt om het datamodel verder te trainen, dus eindeloos gerecycled – is Copilot compleet veilig. Of je Copilot nu voert met data uit je ERP-systeem, mailboxen of bestaande offertes en dossiers: alle data blijven binnen de muren van je eigen cloudomgeving. Het praktische zit hem erin dat Copilot onderdeel wordt van al je 365-applicaties. Kant en klaar, ready to use.

Daarmee ondervang je meteen dat je mensen ‘stiekem’ ChatGPT of een andere onveilige AI-tool gaan gebruiken. Want ook al heb je beleid en richtlijnen over het gebruik van AI – wat wij eigenlijk nog maar bij een fractie van de organisaties zien – loop je tóch het risico dat mensen vanuit de beste intenties generatieve AI inzetten. Met alle risico’s van dien. Naast het risico van datalekken is er namelijk ook het risico van schending van intellectueel eigendom: publieke AI-toepassingen maken gebruik van bestaande content. En daar komt steeds meer protest op. Daarom is het goed nieuws dat je met Copilot ook meteen rekent op de voordelen van Bing Chat Enterprise: deze generatieve AI-tool kan – dankzij z’n ‘large language model’ (LLM) – niet alleen teksten voor je schrijven, de tool geeft ook links naar de online broninformatie. Dat laatste helpt je om compliant te blijven.

Creativiteit en kwaliteit vergroten

Generatieve AI is een handige hulp bij het brainstormen en kan creatieve ideeën inbrengen voor bijvoorbeeld marketingcampagnes, videoscripts of mailings. Zo starten je mensen op een hoger niveau en vergroot je dus de kwaliteit van het eindresultaat. Doordat Copilot je binnen Outlook, Word of PowerPoint helpt met het maken van – respectievelijk – e-mails, documenten of slidedecks en speakernotes, vergroot je ook de kwaliteit van samenwerking en helderheid van communicatie. Dankzij de LLM-technologie combineer je de kennis van internet veilig en compliant met je eigen data en documenten – en dat levert extra rijke documenten en presentaties op.

Dit kan Copilot voor je doen

✓ Lange e-mailgesprekken en -draden samenvatten, openstaande punten bundelen en als actiepunt in je agenda of die van collega’s zetten.

✓ Op basis van worddocumenten en e-mails een samenhangende en overtuigende powerpointpresentatie maken, inclusief afbeeldingen.

✓ Excelsheets en bestaande documenten gebruiken om een nieuwe offerte, planning of roadmap mee te maken.

✓ Inconsistenties uit rapporten of andere documenten halen.

✓ En nog veel meer.

Voor al je medewerkers, niet alleen de technische voorhoede

Met Copilot maak je generatieve AI bovendien beschikbaar voor ál je medewerkers, niet alleen voor de technisch handige voorhoede. Wel is het wijs te investeren in adoptie. Want hoewel Copilot eenvoudig in gebruik is, heeft het – net als elke AI-tool – training en ervaring nodig om het echt goed in te kunnen zetten en er alles uit te halen wat erin zit. Zo is ‘prompting’ een vak apart: de vraag die je stelt of de opdracht die je geeft. Hoe gerichter je die stelt en hoe beter de bronmaterialen zijn waar je naar verwijst, hoe beter het resultaat van het rapport, de e-mail of offerte. Goede prompts worden zelfs gedeeld met collega’s, zien we om ons heen. Het loont dus om je mensen er wegwijs in te maken, hun vaardigheden te ontwikkelen en de creativiteit aan te wakkeren. Zodat je ook écht die kwart werktijd en (bijna) verdubbeling van de kwaliteit realiseert.

Meer weten

Wil je meer weten over Copilot? Of ben je benieuwd of het iets is voor jouw organisatie? Je kunt bij ons terecht voor verschillende workshops over AI of een pilot met Copilot. Ook bij het verandermanagement helpen wij je graag.

Direct terugkijken: webinar ‘Ontdek Microsoft 365 Copilot’ 

Microsoft 365 Copilot brengt generatieve AI naar jouw werkplek. We nemen je graag mee in waarom Copilot écht een vooruitgang in de manier van werken brengt. Maar we vertellen ook hoe je hier mee start binnen jouw organisatie en hoe je zorgt dat je er maximaal van profiteert.

Wat kun je verwachten?

• Voorbeelden van hoe je voordeel haalt uit Copilot
• Technische eisen voor het in gebruik nemen van Copilot
• Het belang van beleid en richtlijnen rondom het gebruik van AI
• Tips voor het adoptieproces