Getting Things Done met moderne Microsoft-services

Ken jij dat gevoel? Dat je niet in control bent van je eigen werkweek en alles je overkomt? Dan is de Getting Things Done-methode van David Allen iets voor jou! Maar nu het volgende probleem: Hoe gebruik je deze methode in de grote variatie van Microsoft-services? In deze blog licht ik een werkwijze toe waarin we de wereld van Microsoft & David Allen samenbrengen.

Wat is de ‘Getting Things Done’-methode (GTD)?

Een groot probleem van ons menselijk brein, is het feit dat deze niet is ingericht om alle informatie op te slaan die ons passeert. Dit geldt ook voor jouw mails, taken, gesprekken & andere informatiestromen. Het zal velen dus wel eens voorkomen dat een taak vergeten wordt.

De ‘Getting Things Done’-methode (afgekort GTD) kan je helpen om al deze informatie op te slaan, te filteren, te structuren en te prioriteren. Hierdoor hoeft je brein minder te onthouden en blijft voor jou alleen relevant werk zichtbaar.

Je zult merken dat door de GTD-methode toe te passen je meer ruimte hebt voor creatief denken & uitvoeren. Dit resulteert in een hogere persoonlijke productiviteit en meer innerlijke rust.

De GTD-methode in vijf stappen

1. Verzamelen
   In stap 1 van de GTD-methode, is het doel om alles te verzamelen op één plek. Ook dingen die niet vandaag of deze week gedaan moeten worden sla je op. Je wilt namelijk de ruimte in je brein gebruiken voor creatief denken.
2. Verduidelijken
   De GTD-methode schrijft voor dat je vijf bakjes moet hebben, namelijk; Next actions, Projects, Waiting for, Someday/maybe, Reference. Omdat wij in deze blog gaan samenwerken met moderne Microsoft-services, kun je deze structuur negeren. Bedenk wel een structuur die past bij jouw werkzaamheden. In mijn geval 3 categorieën: Klanten, Expertteam & Persoonlijk. In deze tweede stap gaan we vanuit de verzamelplek uit stap 1 meer structuur aanbrengen door ze te categoriseren in de door jouw bedachte categorieën.
3. Verwerken
   Het doel van deze stap is om jouw acties te concretiseren en te prioriteren. Hiermee voorkomen we dat een minder urgent actiepunt later onduidelijk is. Voorkom dus dat je acties abstract opslaat in jouw takenlijst. Concretiseer je acties door werkwoorden toe te voegen die relevant zijn voor die actie.
4. Reflecteren
   Hygiëne van jouw takenlijst is belangrijk in de GTD-methode. We willen alleen relevante actiepunten op de lijst hebben. Zo voorkomen we dat zaken onduidelijk zijn maar ook dat je niet schrikt van een berg irrelevante actiepunten. De reflectie van jouw takenlijst zorgt ervoor dat jouw takenlijst concreet, gestructureerd, relevant & geprioriteerd is en blijft.
5. Uitvoeren
   Het doel van een goed functionerende takenlijst, is om werk sneller afgerond te krijgen. Daarom gaan we aan de slag met het wegwerken van jouw taken. De GTD-methode heeft je geholpen om een duidelijk inzicht te krijgen in jouw voorhanden werk. Aan jou de taak om dit weg te werken.

Welke Microsoft-services kunnen we toepassen in de GTD-Methode?

Er zijn een hoop services die wat kunnen met taken. Hierdoor kan jij als gebruiker soms door de bomen het bos niet meer zien. We gebruiken de GTD-methode als basis, waarop we Microsoft-services gaan kiezen die ons kunnen helpen bij het volgen van de GTD-methode.

Microsoft To Do

Microsoft To Do gebruiken we als verzamelbak. We willen dat alle taken hierin terecht komen. Terugkerende taken zoals bijvoorbeeld maandrapportages & uren schrijven kan je ook makkelijk instellen in Microsoft To Do.In Microsoft To Do maken we ook de categorieën uit stap 2 van de GTD-methode aan. Hiervoor kan je een lijst aanmaken.

We prioriteren de taken door deze hoger op een lijst te plaatsen. Moeten we een taak vandaag uitvoeren? Dan kan je deze toevoegen aan de ‘Mijn dag’-lijst (sneltoets: CTRL+T).

Advies is ook om de Microsoft To Do app te downloaden op jouw smartphone. Zo kan je makkelijk taken plaatsen op jouw takenlijst op het moment dat je buiten werktijd nog iets herinnert. Zo ben echt vrij van werk als je uitgelogd bent!

Viva Insights

Viva Insights geeft dagelijks een briefing waar potentiële taken (gebaseerd op vragen en toezeggingen in mails. Deze kan je met één muisklik toevoegen aan jouw takenlijst.

De virtueel pendelen optie van Viva Insights kan je gebruiken om jouw takenlijst aan het einde van de werkdag bij te werken!

Ondanks de toename in het gebruik van Microsoft Teams, wordt e-mail nog steeds veel gebruikt in ons werkleven. Vanzelfsprekend komen hierdoor ook veel mailtjes voorbij waar je nog iets mee moet doen. Vroeger gebruikten we de ‘Postvak In’ als takenlijst, maar we hebben nu meerdere communicatie- & informatiestromen.

Wist je dat je een e-mail makkelijk kan toevoegen aan jouw takenlijst door hier een opvolg-vlag aan toe te kennen? In Microsoft To Do zit standaard een lijst ‘E-mail met vlag’. Zodra jij een opvolg-vlag toekent, komt de mail in de ‘E-mail met vlag-lijst terecht.

Mails waar we niets mee hoeven archiveren we gelijk (sneltoets: Backspace voor Outlook Desktop, CTRL+E voor Outlook Web).

Microsoft Planner

Niet al jouw taken zijn persoonlijk, soms werk je in een teamverband. Microsoft Planner kan je gebruiken als Kanban-bord, hierop kan een team de voortgang van een project bijhouden en losse taken toewijzen.

We willen natuurlijk onze taken op één plek inzichtelijk hebben en bijhouden. Maar gelukkig integreert Microsoft Planner met Microsoft To do. Net als Outlook heeft Microsoft Planner een eigen takenlijst binnen Microsoft To Do. Je vindt jouw Microsoft Planner taken in de ‘Toegewezen aan mij’-lijst.

Microsoft Teams

Zeg je wel eens iets toe in een Teams Chat & Channel? Of vraagt iemand jou wel eens iets uit te voeren? Wist je dat je van een bericht in 3 muisklikken een taak op jouw Microsoft To Do kan maken?

Hoe dan?

1. Hover over het bericht waarin de toezegging/het verzoek staat,
2. Klik op de drie puntjes (…)
3. Hover over “Meer acties”
4. Klik op “Taak aanmaken”
5. In de pop-up kan je de lijst selecteren en afronden met “Taak toevoegen”

Breng ze samen & boost je productiviteit

We snappen de GTD-methode nu, en we hebben een werkwijze met de Microsoft-services? Maar hoe breng je ze samen in je werkweek?

De dagstart

Bij de start van de dag checken we of er nieuwe taken binnengekomen zijn via Outlook, Teams of Planner. Vervolgens kan je de Viva Daily Briefing mail controleren of er nog toezegging gedaan zijn die niet op je takenlijst staan.

Verder leeft er binnen de GTD-methode een begrip genaamd de ‘Braindump’. De ‘Braindump’ is een fenomeen dat je een aantal minuten reserveert om diep te graven naar zaken die nog op de takenlijst moeten. Als je niet consequent bent in het direct aanmaken op je takenlijst, kan de ‘Braindump’ je helpen om je takenlijst wel volledig te houden.

Verder raden we aan om mailtjes & taken die je binnen 5 minuten kan doen, gelijk uit te voeren. Hierdoor voorkomen we dat de administratieve last groter wordt dan het resultaat.

In Microsoft To Do structureer, prioriteer, alloceer je vervolgens de taken die binnengekomen zijn en/of waar je de dag mee bezig wil.

De dagafsluiting

Met Viva Insights virtueel pendelen kan je jezelf loskoppelen van je werkdag. Je krijgt een overzicht van je afgeronde en nog openstaande dagtaken. Sinds kort krijg je bij het virtueel pendelen ook suggesties voor taken op basis van jouw toezeggingen.

Het verder verfijnen van de techniek

Zodra je de GTD-methode gewend bent, zal je merken dat je in dezelfde tijd, veel meer gedaan krijgt. Dat smaakt natuurlijk naar meer! Het is dan ook aan jou de taak om de werkwijze voor jou verder te laten evolueren.

We hebben bijvoorbeeld de mogelijkheden rondom Power Automate nog niet toegelicht. Hierdoor worden de mogelijkheden rondom het koppelen van jouw takenlijst met andere applicaties oneindig.

Vragen?

Wil je op weg geholpen worden of de mogelijkheden rondom Power Automate verkennen? Dan helpt InSpark je graag! Neem contact met ons op.