Hoe technologie employee onboarding succesvoller maakt

Organisaties investeren veel in het aantrekken van nieuwe medewerkers, maar verliezen tot wel 2/3 van hen binnen het eerste jaar. Dit komt vaak doordat zij zich niet verbonden voelen en onvoldoende kansen krijgen om te leren en te groeien. Het ontbreken van goede en persoonlijke onboarding van nieuwe medewerkers verhoogt niet alleen de kosten, maar maakt het ook moeilijker om talent te behouden. Moderne tools zoals Microsoft Copilot en Microsoft Viva bieden de mogelijkheid om onboarding te transformeren en nieuwe medewerkers direct op een persoonlijke manier te ondersteunen. 

Wat is onboarding en waarom is het belangrijk? 

Onboarding is het proces waarin nieuwe medewerkers worden ingewerkt, kennis maken met de bedrijfscultuur, en toegang krijgen tot de juiste tools en training. Goed ingerichte onboarding zorgt ervoor dat medewerkers zich welkom voelen, sneller productief zijn en direct waarde kunnen toevoegen aan de organisatie. Investeren in effectieve onboarding leidt tot hogere betrokkenheid, minder verloop en verhoogde productiviteit, wat bijdraagt aan het langetermijnsucces van de organisatie. 

Waarom werkt het nu niet? 

De huidige onboarding schiet vaak tekort door een gebrek aan proces, structuur en automatisering, waardoor nieuwe medewerkers zich verloren voelen en niet weten waar ze moeten beginnen. Er ontbreekt een aanpak die hen stap voor stap door de eerste periode begeleidt. 

Daarnaast wordt er onvoldoende aandacht besteed aan het opbouwen van verbinding met collega’s, wat de sociale integratie vertraagt. Ook hebben nieuwe medewerkers vaak geen goede toegang tot bedrijfsinformatie en digitale middelen, zoals een intranet of andere communicatiekanalen, waardoor ze zich niet voldoende verbonden voelen. 

Tot slot zijn de mogelijkheden voor opleiding, training en begeleiding vaak niet afgestemd op de behoeften van nieuwe medewerkers. Dit beperkt hun ontwikkeling en vermindert hun productiviteit, wat hen onzeker kan maken en hun prestaties negatief beïnvloedt. 

Maar hoe dan wel? 

Microsoft biedt verschillende technologische oplossingen om dit te ondersteunen, met Microsoft Teams, Microsoft Viva en SharePoint als fundament, aangevuld met diverse apps. Microsoft Teams heeft hierbij een centrale rol als hub die deze tools samenbrengt. Zowel op desktop als mobiel is dit het startpunt naar jouw werkplek. Het is de kunst om deze omgeving veilig en efficiënt in te richten. En niet alleen voor onboarding, maar voor ondersteuning van alle medewerkers in hun dagelijks werk. 

Drie onmisbare oplossingen voor direct succes:

1. Automatisering met Microsoft Copilot Agents: Copilot Agents zorgen voor een gestroomlijnde en persoonlijke onboarding door nieuwe medewerkers automatisch relevante informatie en taken te sturen. Zo verstuurt de een Copilot Agent vanuit HR bijvoorbeeld op dag één een welkomstbericht en op dag vijf een herinnering om de urenregistratie in te vullen en de planning bij te werken. Dit vermindert de administratieve last voor HR en managers, terwijl medewerkers op een consistente en gestructureerde manier begeleid worden. De geautomatiseerde aanpak verbetert de integratie en zorgt ervoor dat zij zich sneller thuis en ondersteund voelen in hun nieuwe rol. 
2. Onboarding site: De onboarding site geeft nieuwe medewerkers direct toegang tot alle belangrijke informatie voor een succesvolle start. Hier vinden ze informatie zoals introductiemateriaal en trainingsmodules. Deze SharePoint-oplossing biedt een overzichtelijke en gestructureerde omgeving die  medewerkers in hun eigen tempo kunnen doorlopen, wat zorgt voor een duidelijke en gestructureerde start bij de organisatie, zodat ze snel hun weg vinden en goed voorbereid aan de slag kunnen. 
3. Learning center met Viva Learning: Viva Learning biedt een centrale plek voor trainingen en leerpaden. Dit platform integreert met bekende tools zoals StudyTube en LinkedIn Learning. Dankzij microlearning (korte, gerichte leermodules op specifieke kennisbehoeften) kunnen medewerkers direct leren en toepassen in hun dagelijkse werk. 

Ben jij klaar om de ervaring van onboarding in jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen? 

Uit ervaring weten we wat wel en niet werkt. We laten je zien hoe je met een eenvoudige aanpak onboarding persoonlijker en relevanter kunt maken. Zo voelen nieuwe medewerkers zich meteen thuis, of ze nu op kantoor werken met een PC of in het veld met een tablet en/of mobiele telefoon. Onboarding wordt een integraal onderdeel van jouw moderne werkplek. 

Ontdek hoe technologie vanuit Microsoft het onboarden van jouw medewerkers niet alleen efficiënter, maar ook persoonlijker en doeltreffend maakt. In onze workshop laten we zien hoe je deze processen optimaliseert op de korte en lange termijn. Daarnaast delen we graag extra voorbeelden en toepassingen die verder kunnen bijdragen aan jouw onboarding. Wil jij een vliegende start voor je nieuwe medewerkers? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en ontdek de mogelijkheden!

Screenshot: een voorbeeld van de onboardingcoach op je eerste werkdag!