Chatbot Coco meet sentiment onder medewerkers

Check in tijdens de coronacrisis

Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van organisaties. Nu de coronacrisis  ervoor zorgt dat een groot gedeelte van die medewerkers thuis moet werken, en zij zelfs in sommige gevallen minder fit zijn, treden er nieuwe uitdagingen op waar je als werkgever een oplossing voor dient te vinden. 

Juist in deze tijd is het van extra belang om in contact te blijven met je medewerkers, te luisteren naar wat ze te zeggen hebben en hoe ze zich voelen. We weten immers allemaal dat tevreden & gelukkige medewerkers een positief effect hebben op je organisatie en je klanten.  

Zo is onder andere bewezen dat bedrijven met tevreden medewerkers 2 keer hoger scoren op klanttevredenheid, 75% lager verloop hebben en 66% minder ziekteverzuim ten opzichte van bedrijven waar de tevredenheid lager is.

Op een snelle en eenvoudige wijze het real–time medewerkerssentiment meten binnen jouw organisatie? In verband met de coronacrisis bieden wij klanten, 6 maanden lang en vrijblijvend een speciale variant van onze intelligente chatbot ‘Vico’ aan, waarbij wij geen licentiekosten in rekening brengen.

MEER INFORMATIE OVER DIT AANBOD

Wat leeft er onder jouw medewerkers?

Een veelgehoord probleem bij leidinggevende, is dat ze onvoldoende weten wat er écht leeft op de werkvloer.Dit is logisch, gezien we als mensen slechts een beperkt aantal sociale contacten kunnen onderhouden en de werkzaamheden van managers vaak minder operationeel van aard zijn. 

Nu we te maken hebben met een situatie waarin iedereen afzonderlijk van elkaar thuis aan het werk is, hebben we nog meer moeite om deze sociale contacten te onderhouden. Daarnaast hebben we ook te maken met een andere fysieke werkomgeving, een nieuw balans tussen werk en privé (wat ook onder druk staat door het sluiten van scholen en kinderopvang) en de zeer snel verschuivende prioriteiten en actualiteiten waarop men op moet inspringen. 

Dit alles brengt onzekerheden, stress, emoties en frustraties met zich mee die je als werkgever graag inzichtelijk wil maken om daar tijdig op in te kunnen spelen.  

Meten van werknemersgeluk

In de meeste organisaties wordt de tevredenheid onder medewerkers gemeten. Vaak zijn dit de welbekende medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO) welke bestaan uit lange vragenlijsten die een paar keer per jaar worden uitgevraagd.  

Dit soort metingen zijn goed om medewerkers te laten reflecteren op langere periodes, maar het is lastig om dit middel te gebruiken om het actuele medewerkersgevoel te meten. 

Het MTO wordt vaak gezien als hét moment om te evalueren en feedback te geven over de grote irritatiepunten. Nuttige inzichten, maar helaas niet altijd actueel wat ervoor zorgt dat je informatie mist om als werkgever een juiste oplossing te kunnen bieden óf simpelweg al te laat bent. We zoeken dus een oplossing waarmee we op een snelle, locatie-onafhankelijke, toegankelijke én frequente wijze onze medewerkers kunnen vragen naar hun werkgeluk. 

Oftewel gewoon de vraag stellen die je normaal ook in een één-op-één bij de koffieautomaat stelt: “Hoe gaat het met je?”.

Vico is je intelligente assistent en aanspreekpunt

We hebben een intelligente chatbot ontwikkeld met de naam ‘Vico’ die ons helpt bij het in contact blijven met onze medewerkers. Vico is de laatste toevoeging van onze Company Connect oplossing, waarmee we organisaties op een productieve wijze verbinden aan al haar medewerkers en externe partners. 

Vico is geïntegreerd in Microsoft Teams en maakt dus standaard onderdeel uit van de Microsoft moderne werkplek en is zowel op laptop als mobiel te gebruiken. Mijn collega Sander Schutten – het brein achter Vico- heeft een artikel geschreven over het bouwen van Vico en precies omschreven welke ‘lessons learned’ er zijn bij het succesvol maken van deze digitale assistent. 

Zo wordt Vico bijvoorbeeld ingezet om verlof in te dienen, door te geven wanneer we gebruik hebben gemaakt van de bedrijfslunch, je een antwoord te geven op de vraag of het druk is op kantoor maar ook om te vragen wie de klantsuccesmanager is van een specifieke organisatie. 

Wekelijkse stemmingsuitevraag door Vico

Een groot voordeel van Vico is dat ze pro-actief is, ze weet informatie die je vaak nodig hebt snel te vinden, zonder dat je in allerlei systemen hoeft te duiken. Vico stelt vragen die relevant zijn per individu en wacht op basis van Machine Learning het juiste moment af om reminders te sturen zodat we de kans op een reactie maximaliseren. 

Vico vraagt: ‘hoe gaat het met je?’

Sinds de coronacrisis hebben we in een kort tijdsbestek een aantal scenario’s aan Vico toegevoegd. Dit is mogelijk door het krachtige en intelligente InSpark chatbot platform waarmee we snel nieuwe scenario’s kunnen toevoegen. Een greep uit deze scenario’s: 

• Beantwoorden van de meest gestelde vragen omtrent de coronamaatregelen die wij als organisatie getroffen hebben; 
• Reminder sturen om voldoende pauze te nemen en voor beweging te zorgen indien een medewerker een lange tijd achter elkaar actief is op Teams; 
• Vragen hoe het gaat met medewerkers en vragen om input van zaken die goed gaan of beter kunnen. 

Door wekelijks een simpele uitvraag te doen onder medewerkers, krijgen we inzichten in de trends m.b.t. het sentiment binnen de organisatie. Het interval is tevens ook instelbaar en kan dus ook worden verhoogd of verlaagd. Al zien wij bij intern bij InSpark dat een wekelijkse uitvraag het beste resultaat oplevert. 

De medewerker kan vervolgens eenvoudig een keuze maken uit vijf smileys, afhankelijk van de keuze worden er één of twee vervolgvragen gesteld. Dit kan een compliment zijn die een medewerker wil doorgeven, of juist een reden opgeven waarom het niet goed gaat. De medewerker heeft altijd de mogelijkheid om aan te geven of hij/zij anoniem wil blijven.

Interactie met Vico

Wat doen wij met deze informatie?

Gemiddeld doen de collega’s er nog geen minuut over om door te geven hoe ze zich voelen. De snelheid en het gemak waarmee dit kan, zorgt voor een hoge response met waardevolle informatie over concrete zaken waar collega’s tegenaan lopen of juist blij van worden. Echter, dien je als organisatie wel processen in te richten om vervolgens iets met deze waardevolle informatie te doen. 

We bekijken de resultaten altijd per team en als totale organisatie en kunnen dus over tijd volgen wat de gemiddelde tevredenheid per team is en of deze gestegen of gedaald is. 
Verder zien we in een overzicht of er uitschieters zijn op het moment dat er mensen ontevreden zijn en waarom dat is. Onze HR afdeling bewaakt de algemene trends en KPI’s die we als organisatie hebben bepaald.

Wij gebruiken PowerBI als rapportage platform om deze inzichten transparant te maken. De gehele organisatie kan tevens zien hoe de tevredenheid ervoor staat. Uiteraard is dit nooit herleidbaar naar personen. 

Moodindicator dashboard Coco

Luister naar je medewerkers, dat werkt

Vico heeft ons enorm erbij geholpen om in te zien wat er leeft binnen onze organisatie en te bepalen waarop we moeten inspelen. Vanwege de relatief korte meetintervallen kun je ook direct de effecten van je acties meetbaar maken en dus zien of ze effect hebben. Daarnaast zie je ook in een keer wanneer bepaalde maatregelen, die je als organisatie getroffen hebt, goed ontvangen worden en welke collega’s vaak complimenten krijgen. Dit zijn punten die over het algemeen niet in een MTO naar voren komen, maar met Vico  komt dit wel naar voren.