De keerzijde van versnelde digitalisering: hoe nu verder?

Door de inzet van technologie binnen vitale processen in onze samenleving, is de adoptie van nieuwe technologie in een (gedwongen) stroomversnelling gekomen. We kunnen straks niet meer zonder, en iets wat eenmaal aan is gezet, zet je niet zomaar weer uit. Maar er kleven ook nadelen en risico’s aan deze versnelde en in sommige gevallen zelfs ongecontroleerde vorm van digitalisering. In deze blog vertel ik welke risico’s wij zien bij organisaties en reiken we een aantal oplossingen aan.

Hoge snelheid zonder te crashen

In de afgelopen periode was de doorlooptijd van een gemiddeld Microsoft Teams implementatie traject, eerder een kwestie van dagen dan maanden. Natuurlijk was deze versnelde digitalisering toe te rekenen aan de intelligente lockdown als gevolg van de coronacrisis, waarbij remote werken tot de standaard voor heel Nederland en daarbuiten werd gedoopt. Organisaties waar eerder gedegen impact analyses en uitgebreide projectplannen gemaakt zouden worden, werden nu gedwongen om snel over te gaan tot actie. Door die hoge snelheid van implementatie en de grote afhankelijkheid van de geïmplementeerde technologieën, zien we dat de adoptiecijfers enorm hoog zijn ten opzichte van een regulier traject. Om ervoor te zorgen dat dit niet van tijdelijke aard is, adresseren we de risico’s die hiermee gepaard gaan en hebben wij drie fases gedefinieerd waarmee organisaties de enorme hoeveelheid nieuwe technologie die nu op hen afkomt, stapsgewijs kunnen omarmen en laten landen binnen hun organisatie.

Als je voor de eerste keer gaat racen in een racewagen op het circuit, hoop je toch ook dat er een ervaren iemand naast je zit die je verteld waar je moet oppassen?

Fase 1: Snel een nieuwe draai vinden

Vanaf de eerste aankondiging van de intelligente lockdown hebben veel organisaties versneld technologie uitgerold die het samenwerken en communiceren van medewerkers op afstand mogelijk maakt. Via Teams, Skype en Zoom kregen klassen digitaal onderwijs, werden er IC – overleggen gevoerd en vonden raadsvergaderingen plaats. De afgelopen weken hebben wij veel organisaties binnen een dag weer up en running gekregen waardoor de business kon doordraaien, maar zien we nu dat er ook negatieve effecten kunnen optreden bij deze versnelde digitalisering. Een aantal (analoge) processen of gewoontes die in een kantooromgeving als vanzelf gingen, vinden nu niet meer automatisch plaats. Denk hierbij aan:

• Voorstellen aan nieuwe medewerkers: Wanneer je op kantoor een nieuw medewerker tegenkomt stel je jezelf even voor en heb je een kort praatje over iemands achtergrond en nieuwe rol in de organisatie;
• Het delen van ervaringen en expertise: Bij een toevallige ontmoeting bij het koffiezet apparaat spreek je een collega over een moeizaam project waar hij of zij in verwikkeld is. Door jouw ervaring of de juiste connectie, kun je die medewerker op weg helpen om de problemen te tackelen;
• Oplossen van complexe problemen: Voor de grotere vraagstukken heb je meerdere expertises nodig die samen in een creatief proces een oplossing bedenken. Zonder fysiek bij elkaar te komen, lukt het niet om hier afgezonderd en geconcentreerd in stuk te bijten.

De klanten die ik spreek herkennen dit gemist ook en willen daarom snel naar fase 2 over.

Fase 2: de kwetsbaarheden aanpakken

Betrokkenheid en verbondenheid vergroten

Uit onderzoek van onder andere Gallup blijkt dat een verbonden en betrokken medewerker, productiever en meer tevreden is over zijn of haar werk. Autonomie, verantwoordelijkheid en bijdrage aan de productiviteit van de organisatie zijn tegenwoordig belangrijke drijfveren. In deze onzekere tijden is het cruciaal om snel in te spelen op de veranderende marktvraag en is het van groot belang om te innoveren. Vrijwel alle organisaties zijn bij deze versnelde digitalisering en innovatie afhankelijk van menselijke creativiteit en groepsprocessen en laat dat nou net de dingen zijn waarmee de meeste mensen moeite hebben om dat virtueel vorm te geven. Je organisatie is niet alleen afhankelijk van slimme automatisering en gestroomlijnde processen, maar ook van het welzijn van je medewerkers. Betrokkenheid en verbondenheid van die medewerkers leidt tot creativiteit, en dat is een essentieel ingrediënt vandaag de dag.

Leiderschap connectie

Wanneer je denkt aan een energiek en betrokken team is er vaak een inspirerende leider die voorop loopt, die de behoefte van de medewerkers begrijpt, duidelijke doelen stel en andere in hun kracht zet door open en eerlijke communicatie. Onderzoek van o.a. Prosci wijst uit dat ‘executive sponsorhip’ de belangrijkste drijfveer is achter succesvolle veranderingen. Hebben jullie alle manieren gevonden om een brug te slaan tussen de het leiderschap en de werkvloer? Wij hebben diverse apps, tactieken en best practices om dit proces vorm te geven.

Meten en inspelen op sentiment medewerkers

Wanneer we merken dat de mood laag is kunnen we hier direct actie ondernemen. Uiteraard is dit ook in te zetten om de tevredenheid over IT systemen te meten of evaluatie van je kantoorbezoekers.

Kennis en informatie digitaal beschikbaar maken

Business processen digitaliseren

De afgelopen jaren hebben organisaties geïnvesteerd in het digitaliseren van analoge processen. Nu veel collega’s op afstand werken is het registreren en centraal inzichtelijk maken van informatie belangrijker dan ooit. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat veel medewerkers een aanzienlijk deel van hun tijd besteden aan administratieve werkzaamheden. Grijp deze crisis aan om (versnelde) digitalisering hoger op de agenda te zetten zodat er ook op afstand gebruik gemaakt kan worden van gezamenlijke kennis en informatie. Microsoft PowerApps maakt het mogelijk om eenvoudige registratie processen van bijvoorbeeld bezoekersregistratie of actuele storingen te digitaliseren op een mobile friendly manier, zodat je kunt stoppen met het rondmailen van Excel bestanden.

Inzicht in kennis en expertise

Zonder elkaar fysiek te zien is het moeilijker om met de juiste mensen in contact te komen binnen jouw organisatie. Zeker als je net nieuw in dienst bent. Om deze zoektocht te versnellen en vereenvoudigen is een goede database met profielen een belangrijk hulpmiddel. Binnen InSpark gebruiken wij hiervoor de profile wizard en het smoelenboek.

Met deze twee tools kunnen medewerkers eenvoudig hun profiel aanvullen (via een wizard) en wordt dit makkelijk doorzoekbaar in een “smoelenboek”. Zo heeft iedereen razendsnel inzicht in expertise gebieden, historische projectenoverzicht en contactgegevens van alle professionals. Ook zou deze profiel informatie automatisch gekoppeld kunnen worden vanuit andere (ERP/HR) systemen. Ook via onze intelligente chatbot kunnen wij opvragen wie er bijvoorbeeld de accountmanager is voor een specifieke klant:

Veilig en vertrouwd blijven werken

Onze security expert heeft al een blog geschreven over de gevaren van cyberaanvallen tijdens de coronacrisis en welke maatregelen je minimaal moet nemen.  Een goede beveiliging van alle gebruikers accounts met meervoudige verificatie is daarbij het allerbelangrijkste. Andere zwakke plekken zijn de e-mailomgeving en de meervoud van apparaten die met het op afstand werken gebruikt worden. Met een aantal assessments en adviezen helpen we graag iedereen naar een veilige baseline.

Naast de technische maatregelen die we adviseren om te nemen zal er ook gewerkt moeten aan het security bewustzijn van de medewerkers. Juist in deze tijd liggen er aanvallers op de loer en daar zal iedereen extra alert op moeten zijn. Het klinkt gek, maar juist nu is het een mooie gelegenheid om eens een interne phising campagne (met office 365 attack simulator) te lanceren om ervoor te zorgen dat je gebruikers bij echte aanvallen niet de fout in gaan.

Fase 3: fundament voor de toekomst aanleggen

 Zijn de meeste kwetsbaarheden aangepakt en heb je de controle terug? Tijd om een stevig fundament te bouwen om beter voorbereid te zijn op meer hybride vormen van samenwerken. Bepaal waar de prioriteiten voor jouw organisatie liggen en zorg samen met een groep ambassadeurs dat er van dit momentum gebruik gemaakt wordt om de adoptie ook echt te laten slagen. Zo voorkom je negatieve effecten van jouw versnelde digitalisering. Wij helpen graag om laagdrempelig deze prioriteiten scherp te krijgen door het uitvoeren van een aantal assessments die resulteren in concrete adviezen met een concrete routekaart voor de komende periode.

Ben je opzoek naar een shortcut? Bekijk dan onze Connect 365 Hub oplossing. Dit is een verzameling slimme apps en een intelligente chatbot die er voor zorgen dat je snel en veilig een gepersonaliseerd communicatie portaal en samenwerkomgeving kunt implementeren. Deze oplossing is volledig gebouwd binnen Microsoft 365 en maakt gebruik van de krachtige combinatie van Microsoft Teams en SharePoint online.

Conclusie

Het inbrengen van nieuwe technologie binnen jouw organisatie is onvermijdelijk, maar door te hard van stapel te lopen of door niet na te denken over de adoptie of vervolgstappen, is de kans groot dat deze nieuwe technologie niet optimaal wordt gebruikt. In mijn blog heb ik de verschillende risico’s besproken en een aantal handvatten aangereikt om hiermee aan de slag te gaan. Denk aan voldoende ambassadeurs en ondersteuning, maar ook aan veiligheid, processen en het sentiment in jouw organisatie.

Wil je advies over hoe jouw organisatie zich kan klaar maken voor het werken in de hybride samenleving? Neem contact op onder aan deze pagina. Mijn team en ik staan klaar om jouw organisatie helpen bij jouw vervolgstappen!