Maximale waarde uit je licenties

Vrijwel elke organisatie in Nederland werkt met de clouddiensten van Microsoft. En dan krijg je vanzelf te maken met licenties. Met zo’n 10 licenties houd je het overzicht nog wel. Maar gaat het om honderden, dan wordt het een ander verhaal. Met het Microsoft Cloud Solution Provider (CSP)-programma helpt ons licentieteam je om compliant te werken, vooruit te kijken en kosten onder controle te houden. Hoe dat precies werkt, vertellen onze licentiespecialisten Toine Corjanus en Emile Smeets.

Om je licenties goed te managen, heb je tegenwoordig bijna meer aan de vaardigheden van een beurshandelaar dan van een ict-specialist. Aan de ene kant wisselt de behoefte aan applicaties en cloudtoepassingen vanuit de organisatie vrijwel dagelijks. Aan de andere kant is ook het aanbod enorm in beweging: Microsoft ontwikkelt z’n productaanbod continu. Dat is noodzakelijk om aan de wisselende behoeftes van organisaties te voldoen, maar vraagt wel veel van je ict’ers. Zoals stevige inhoudelijke kennis van dat aanbod én van de licentiestructuur erachter. Daarmee voorkom je dat je te veel geld uitgeeft, rechten over het hoofd ziet of vastzit aan langlopende contracten die je maar kort nodig hebt.

Met het Cloud Solution Provider (CSP)-programma geeft Microsoft haar partners – waaronder InSpark – de mogelijkheid direct licenties uit te geven en clouddiensten te verlenen. Daarnaast is er een grotere groep bedrijven die indirect via het CSP-programma licenties verstrekt, maar die hebben dus nog wel een distributeur nodig. Onze CSP- en licentiespecialist Toine Corjanus heeft meer dan 10 jaar ervaring in deze wereld. Hij ziet het steeds complexer worden, vertelt hij. ‘Allereerst vanwege het toegenomen gebruik van clouddiensten, waardoor het aantal rechten en plichten ook groeit. Je wilt als organisatie compliant zijn, werken met de juiste toepassingen en instellingen, en tegelijk niet te veel geld uitgeven. Daarnaast raakt licentiebeheer inmiddels je hele ict-omgeving. We vergelijken het werken met al die clouddiensten wel eens met een hele keten aan radartjes: als je aan het ene radartje gaat draaien, kan dat uiteindelijk effect hebben op alles. Via het CSP-programma hebben organisaties veel meer vrijheid en kunnen ze makkelijker licenties op- en afschalen. Maar dat betekent dat er ook meer kennis van zaken nodig is.’

Daarom kiezen voor het CSP-model

Microsoft biedt verschillende licentiemodellen aan. Naast het CSP-model zijn er bijvoorbeeld het Enterprise Agreement- of het Open Value-model. Dit zijn echter licentiecontracten die je voor langere tijd afsluit. Als je na 3 maanden wilt afschalen – of juist starten met een selecte pilotgroep en daarna opschalen – zijn deze modellen minder geschikt. Het CSP-model wel. Dit is het meest flexibele aanschafmodel van Microsoft: je betaalt maandelijks naar verbruik, op basis van je bestelde licenties. Van Azure tot Office, van Dynamics tot Power BI. En je hebt de mogelijkheid om maandelijks op en af te schalen. Dat doe je eenvoudig via ons Cloud Control Panel, waar je 24/7 licenties kunt wijzigen en inzicht hebt in je verbruik. Lees meer over het CSP-model

Tippen over nieuwe ontwikkelingen

Emile Smeets is één van onze andere licentiespecialisten en oprichter van het licentieteam, nu bijna 10 jaar geleden – inmiddels omgedoopt tot het subscription team. ‘Wij kunnen mensen laten zien wat de impact is van hun keuzes. Zo komen ze achteraf niet voor verrassingen te staan. Maar we doen nog veel meer. Adviseren over de aanschaf van licenties bijvoorbeeld – heb je echt Power BI premium nodig? Past CoPilot nu al bij jullie organisatie? Als Microsoft-partner weten we wat eraan zit te komen. We kunnen adviseren over licenties die interessant zouden kunnen zijn voor je organisatie. Of juist adviseren nog even te wachten. En hoe je de maximale waarde uit je licenties haalt. Want laten we eerlijk zijn, wanneer je er niet dagelijks mee bezig bent, is het soms lastig te doorgronden wat een licentie je werkelijk kan opleveren. Of het ook echt bij je business past.’

Bevlogen licentiespecialisten

Met hun ruim 10 jaar ervaring in licentiemanagement, kennen Toine en Emile de oude én de nieuwe ict-wereld waarin clouddiensten helemaal ingeburgerd zijn. Ze kennen de valkuilen en technische vragen. Ja, lacht Emile, je zou ons het beste kunnen omschrijven als echte vakidioten. ‘We zijn behoorlijk bevlogen, appen elkaar zelfs ’s avonds laat als we wat interessants zien. Die passie heb je ook wel nodig om je kennis en expertise op peil te houden, zo snel gaat het.’ Vanuit die bevlogenheid organiseren ze geregeld kennissessies en is een driemaandelijks overleg standaard onderdeel van de dienstverlening. En signaleren ze een nieuwe, mogelijk interessante, ontwikkeling? Dan tippen ze de klanten voor wie het relevant kan zijn.

Die bevlogenheid werkt – de dienstverlening voorziet duidelijk in een behoefte. De afgelopen jaren groeide het team naar 4 mensen, vertelt Emile. Waarom juist InSpark als directe aanbieder van het CSP-programma zo stormachtig groeit? ‘We werken zo transparant mogelijk. Natuurlijk zouden we er de meeste baat bij hebben wanneer klanten binnen het CSP-programma zoveel mogelijk licenties aan zouden schaffen, maar wij adviseren liever wat echt nodig is – zelfs als daarvoor een ander licentiemodel voor nodig is, of een hybride vorm. We houden de blik op de lange termijn. Daarom verdwijnen wij na de aanschaf ook niet uit het zicht. Het is niet voor niets dat we met 4 specialisten zijn – zo’n groot team is gewoon nodig om alle licenties van onze ruim 200 klanten goed te managen.’

Azure-consumptie op peil houden

Hoe je dankzij ons licentieteam ook fors op je uitgaven kunt besparen, licht Toine toe met een voorbeeld. ‘We helpen onze klanten onder meer om hun Azure-consumptie kritisch te bekijken. Omdat Azure zoveel componenten bevat, is de verleiding namelijk groot om te veel componenten aan te schaffen, of niet de juiste. Dat kan dankzij alle selfservicemogelijkheden namelijk heel eenvoudig. Wij monitoren met hulp van AI de Azure-aankopen en trekken aan de bel als aankooppatronen afwijken. Zo maken we het heel makkelijk om je Azure-kosten terug te dringen.’ En daar blijft het niet bij. Toine, Emile en hun 2 collega’s blijven de dienstverlening ontwikkelen, dicht op het vuur van Microsoft. Zo weet je zeker dat je organisatie werkt met de juiste toepassingen, de juiste instellingen én de gunstigste condities.