Microsoft Places: Wie is waar en wanneer?

Sinds de COVID-19-pandemie hebben we te maken gekregen met een fundamentele verandering in hoe we werken. Het 'nieuwe werken' is inmiddels grotendeels achter de rug, maar de balans tussen thuiswerken en op kantoor werken is soms nog steeds zoek. Daarom proberen we, na enkele jaren ervaring, hybride werken steeds beter te organiseren.

Stel je voor dat je een hybride werkomgeving probeert te creëren waarin teamleden soepel kunnen samenwerken, ongeacht waar ze zich bevinden. Hoewel het idee eenvoudig klinkt, blijkt de uitvoering vaak complex. Microsoft begrijpt deze uitdaging en introduceert Microsoft Places, een tool die hierop inspeelt door realtime inzicht te bieden in wie waar en wanneer aanwezig is. Dit maakt het gemakkelijker om werkplekken en samenwerking te organiseren.

Bij InSpark hebben we Microsoft Places uitgebreid getest via het Private Preview-programma van Microsoft. Hierdoor hebben we de functionaliteiten van binnenuit leren kennen en zijn we goed bekend met de uitdagingen en voordelen die het voor organisaties kan bieden.

In dit artikel leer je wat Microsoft Places is, hoe het hybride werken versterkt, en hoe je de tool kunt configureren voor optimaal gebruik. We delen onze ervaringen, best practices, en laten zien waar je op moet letten bij de implementatie. Uiteraard helpen we je graag bij dat laatste.

Microsoft Places is de nieuwste toevoeging aan het Microsoft 365-ecosysteem, ontwikkeld om hybride werkplekken efficiënter en overzichtelijker te maken. De tool biedt inzicht in waar medewerkers zich bevinden—thuis, op kantoor of onderweg—en vereenvoudigt het plannen van samenwerking. Ben je samen met een collega op kantoor? Dan helpt Microsoft Places jou ook om de collega in het gebouw te vinden. Microsoft Places stelt je namelijk in staat om aan te geven op welke verdieping of zelfs aan welk bureau je werkt! In een tijd waarin flexwerken steeds gebruikelijker wordt, helpt Microsoft Places om collega’s en teams effectief te verbinden, zonder onnodige logistieke uitdagingen.

Dankzij functies zoals werkplekplanning, integratie met agenda’s en visuele weergaven van aanwezigheid, kunnen organisaties hun bezetting en samenwerking optimaal organiseren. Het concept is eenvoudig: zorg ervoor dat teams elkaar kunnen vinden en dat de juiste mensen, op het juiste moment, op dezelfde plek zijn. Door naadloze integratie in bestaande Microsoft 365-tools verloopt de stap naar Microsoft Places soepel, zonder steile leercurve.

Microsoft Places in een snelvaart leren kennen? Bekijk dan de video van Microsoft hieronder:

 

2. De voordelen van Microsoft Places voor hybride werken

Microsoft Places biedt unieke voordelen voor hybride werken. Het gaat verder dan alleen de logistiek van wie waar is; het biedt een centrale plek waar je kantoren & werkplekken geconfigureerd, beheerd en gemonitord kunnen worden. Essentieel in moderne organisaties, met name die het hybride werken omarmd hebben.

Belangrijke voordelen van Microsoft Places:

• Betere planning van samenwerking: Microsoft Places helpt teams gezamenlijke momenten eenvoudig in te plannen. Door inzicht in de aanwezigheid van collega’s, kunnen teams makkelijk bepalen wanneer en waar vergaderingen of brainstormsessies het beste kunnen plaatsvinden.
• Efficiënt gebruik van werkplekken: Voor organisaties die flexplekken gebruiken, maakt Microsoft Places het efficiënter benutten van werkruimtes mogelijk. Met overzichtelijke plattegronden en reserveringsopties kunnen medewerkers van tevoren zien welke werkplekken beschikbaar zijn.
• Verhoogde productiviteit en minder frustraties: In hybride werkomgevingen kan onzekerheid ontstaan over de beschikbaarheid van werkplekken of de aanwezigheid van collega’s. Microsoft Places vermindert deze onzekerheden en zorgt voor een soepel verloop van de werkdag, wat bijdraagt aan hogere productiviteit.
• Naadloze integratie in Microsoft 365: Microsoft Places werkt naadloos samen met vertrouwde tools zoals Teams, Outlook en OneDrive. Hierdoor werkt het op de achtergrond mee zonder dat medewerkers hun werkgewoonten drastisch hoeven te veranderen, wat de adoptie eenvoudiger maakt en de waarde van Microsoft 365 verhoogt.

 

Met deze voordelen biedt Microsoft Places niet alleen gebruiksgemak, maar ook strategische meerwaarde door hybride werken efficiënter te organiseren.

3. InSpark’s ervaringen: Wat we leerden in de Private Preview

Tijdens onze deelname aan het Private Preview-programma van Microsoft Places kregen we een unieke inkijk in hoe Microsoft Places werkt in de praktijk. We hebben de functionaliteiten uitgebreid getest en ervaren hoe het hybride werken binnen organisaties aanzienlijk verbeterd kan worden.

Hier zijn enkele van onze belangrijkste inzichten:

• Gebruiksgemak en toegankelijkheid Microsoft Places integreert soepel met bestaande Microsoft 365-apps en voelt daardoor als een natuurlijke uitbreiding van de werkplek. Deze toegankelijkheid is een groot pluspunt, omdat het medewerkers in staat stelt werkplekken snel en eenvoudig te reserveren zonder een nieuwe tool te hoeven leren. Microsoft Places biedt daarnaast een uitgebreidere interface voor het boeken van ruimten, waardoor we bij InSpark vergaderruimtes sneller konden herkennen. Dit was vooral nuttig voor nieuwe collega's die ons kantoor nog niet goed kennen

• Duidelijkheid en overzicht in aanwezigheid De visuele weergave van aanwezigheid maakt de coördinatie van teams veel eenvoudiger. Vooral bij grotere teams merkten we dat dit een groot voordeel is voor het plannen van vergaderingen en het stimuleren van spontane samenwerkingen. Verschillende InSparkers gaven zelfs aan dat het hen motiveerde om naar kantoor te komen wanneer ze zagen dat veel collega's ook die dag aanwezig zouden zijn.

• Efficiëntie in flexplekkenbeheer Voor organisaties met flexwerkplekken bleek Microsoft Places een waardevolle oplossing voor een beter gebruik van kantoorruimte. Een voorbeeld van een uitwerking hiervan is dat klimaatbeheersing en stroomverbruik gerichter kunnen worden aangepast op basis van de daadwerkelijke bezetting van ruimtes waarvoor statistieken kunnen worden opgevraagd. Hiermee kan een organisatie energie besparen en de operationele kosten verlagen. Bovendien draagt dit bij aan een duurzamer gebruik van kantoorruimtes. Medewerkers hoeven niet veel moeite te doen om werkplekken te reserveren, omdat men direct kan zien waar er ruimte beschikbaar is.
  
  
• Realtime informatie en flexibiliteit In hybride werkomgevingen verandert de beschikbaarheid van collega’s en ruimtes dagelijks. Microsoft Places biedt realtime informatie, waardoor de dagelijkse planning soepeler verloopt. Dit bleek niet alleen een groot voordeel te zijn voor teams die snel moeten schakelen en flexibiliteit nodig hebben, maar ook voor facilitair managers en office managers. Met nagenoeg realtime inzichten kunnen zij de benodigde voorzieningen en dagelijkse operationele behoeften van het kantoor, waaronder het bestellen van lunchproducten, kantoorartikelen, en het coördineren van schoonmaakdiensten, efficiënter beheren.

• Gebruik bezettingsinformatie voor feedback Facilitair managers worden uitgedaagd in hun doel om ruimtes efficiënter te beheren en zo effectief mogelijk aan te bieden. Door inzicht te krijgen in de grootte van de groepen die ruimtes boeken en fysiek aanwezig zijn, zichzelf de vraag te stellen wat mensen aantrekt om bepaalde ruimtes te kiezen ten opzichte van andere, kunnen ze gerichte enquêtes sturen om waardevolle feedback te verzamelen. Daarnaast kunnen ze patronen in bezetting over langere periodes identificeren, zoals lagere aanwezigheid tijdens vakanties en feestdagen, wat helpt bij het plannen van onderhoud en het reduceren van energieverbruik.

Deze inzichten tonen aan dat Microsoft Places veel meer biedt dan standaard werkplekbeheer. Het brengt structuur in de dynamische wereld van hybride werken en maakt samenwerking eenvoudiger.

4. Microsoft Places configureren: Een praktische gids

Nu je weet wat Microsoft Places kan betekenen, is de volgende stap configuratie. Hier is een praktische gids om je op weg te helpen en het maximale uit Microsoft Places te halen:

Stap 1: Definieer de gebruikersgroep en de uitrolstrategie

Ongeacht of je begint met een pilotgroep van medewerkers of direct je hele organisatie wilt laten kennismaken met Microsoft Places, bepaal je eerst de implementatiestrategie. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

1. Wil ik medewerkers alleen de mogelijkheid bieden om eenvoudig elkaars aanwezigheid te zien, of wil ik ook de ruimte-reservering moderniseren met Microsoft Places?
2. Worden alle gebouwen, verdiepingen en ruimtes in één keer inzichtelijk voor eindgebruikers, of kies ik ervoor om eerst in één vestiging te proefdraaien?

Stap 2: Integratie met Microsoft 365 activeren

Microsoft Places is ontworpen om naadloos samen te werken met je bestaande Microsoft 365-apps zoals Teams en Outlook. Begin met het activeren van de integratie dat als basis uitgaat van Exchange Online, zodat je toegang krijgt tot relevante gegevens over aanwezigheid, ruimtedetails en werkplekken vanuit je huidige workflow.

Stap 3: Inventariseren van gebouwen en voorzieningen

Bij het configureren van Microsoft Places is een belangrijke stap het inventariseren van de kantoorgebouwen en hun kenmerken. Verzamel gedetailleerde informatie over elke locatie, waaronder namen en adresgegevens om elk gebouw uniek en volledig te identificeren, geo-coordinaten om nauwkeurige locatie-informatie te bieden, het aantal verdiepingen en de indeling van elke verdieping om een overzicht te krijgen van de beschikbare werkruimtes. Vermeld ook de beschikbare services per gebouw, zoals bedrijfscatering, laadpalen voor elektrische voertuigen, en reserveringssystemen voor hardware zoals vergaderzalen en audiovisuele apparatuur.

Deze gedetailleerde inventarisatie helpt bij de verdere configuratie van Microsoft Places en zorgt voor een optimaal gebruik van de beschikbare ruimte en faciliteiten.

Stap 4: Werkplekken inrichten en reserveringen maken

Werkplekken kunnen worden toegewezen en beschikbaar gesteld voor reservering binnen Microsoft Places. Voeg metagegevens toe aan de verschillende ruimtes, zoals vergaderzalen of flexplekken, zodat organisatoren van vergaderingen en andere medewerkers eenvoudig een geschikte werkplek kunnen vinden en reserveren. Dit zorgt voor directe duidelijkheid over het aantal personen dat in de ruimte past en de beschikbare voorzieningen, zoals projectoren, whiteboards en videoconferentieapparatuur.

Stap 5: Kalenders en aanwezigheidsgegevens inzichtelijk maken

Door teamleden hun werkuren en verwachte locaties te laten configureren en aan te geven of ze op kantoor, thuis of elders werken, kunnen vergaderorganisatoren plannen maken op basis van realtime aanwezigheid. Dit is vooral handig voor het plannen van vergaderingen en teamactiviteiten op kantoor. Werk je werkplan eenvoudig bij in de Outlook-agenda als je van plan verandert.

Stap 6: Aanpassen van toegangsrechten en privacy-instellingen

Privacy is cruciaal in hybride werkmodellen. Bepaal als medewerker zorgvuldig wie toegang heeft tot realtime gegevens, zoals locatie en beschikbaarheid. En als beheerder wie toegang heeft tot geanonimiseerde data over bijvoorbeeld de trends in kantoorbezoeken en ruimtereserveringen. Microsoft 365 laat het eindgebruikers toe om privacy-instellingen te bekijken en aan te passen. Tegelijkertijd zorgt Microsoft Places ervoor dat deze privacy-instellingen worden gerespecteerd, zonder dat dit ten koste gaat van de operationele behoeften van de organisatie. Kortom, het systeem biedt een balans tussen het beschermen van de privacy van medewerkers en het efficiënt beheren van werkplekken en kantoorruimtes.

Stap 7: Inzichten monitoren en verbeteren

Gebruik de data die beschikbaar komt via Microsoft Places om werkplekken en vergaderruimtes verder te optimaliseren. Analyseer trends en implementeer strategieën om de beschikbare ruimte beter te benutten, wat helpt om snel in te spelen op veranderende behoeften binnen je team.

Stap 8: Integratie van kantoorsensoren

Om het daadwerkelijke gebruik van ruimtes nauwkeurig te meten, kun je bestaande kantoorsensoren zoals pas-/vingerafdrukscanners of proximity-/bewegingssensoren integreren met Microsoft Places. Deze sensoren leveren waardevolle inzichten in de bezettingsgraad en het gebruik van werkruimtes. Door deze data te koppelen aan de informatie in Microsoft Places, krijg je een gedetailleerd beeld van hoe ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt versus hoe ze zijn gepland. Dit helpt bij het maken van geïnformeerde beslissingen over ruimtebeheer en -optimalisatie.

Met deze stappen ben je klaar om Microsoft Places optimaal te benutten en je hybride werkomgeving beter te laten aansluiten op de wensen van jouw organisatie.

5. Hoe InSpark kan helpen met de implementatie

Het configureren van Microsoft Places is een belangrijke stap voor elke organisatie die hybride werken serieus neemt. Toch kan de implementatie van een nieuwe tool uitdagend zijn, vooral als je wil dat alles soepel verloopt en medewerkers de tool goed adopteren. Dit is waar InSpark kan ondersteunen.

Met onze ervaring in het Private Preview-programma hebben we waardevolle kennis opgedaan over Microsoft Places, inclusief best practices en mogelijke valkuilen. Hier zijn enkele manieren waarop InSpark jouw organisatie kan ondersteunen:

• Consultatie en advies op maat Wij starten met een grondige analyse van de behoeften van jouw organisatie en bieden vervolgens op maat gemaakte adviezen over hoe Microsoft Places jouw processen kan versterken en een naadloze hybride werkervaring kan creëren.
• Technische configuratie en integratie Ons team verzorgt de technische configuratie van Microsoft Places, van integratie met je huidige Microsoft 365-omgeving tot het optimaliseren van instellingen voor gebruiksgemak. Wij zorgen ervoor dat alles goed werkt, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken.
• Training voor teams en gebruikersadoptie Een tool is pas effectief wanneer medewerkers deze begrijpen en gebruiken. InSpark biedt trainingen en adoptieprogramma’s om teams snel vertrouwd te maken met Microsoft Places, zodat ze de mogelijkheden vanaf dag één benutten.

Met InSpark als partner heb je niet alleen technische ondersteuning, maar ook begeleiding vanuit change management & adoptie om hybride werken echt succesvol te maken.

Conclusie: Waarom nu starten met Microsoft Places

Hybride werken is niet meer weg te denken, en Microsoft Places biedt een krachtige oplossing om hybride werken optimaal te ondersteunen. Met inzicht in wie waar en wanneer aanwezig is, kunnen organisaties slimmer en effectiever samenwerken.

Of je nu bezig bent met het optimaliseren van flexplekken, het verhogen van de productiviteit, of het stroomlijnen van samenwerking: Microsoft Places kan het verschil maken. Door onze ervaring in het Private Preview-programma hebben we bij InSpark de kennis in huis om je te helpen Microsoft Places vanaf het begin goed in te richten en volledig te benutten.

Nu Microsoft Places wereldwijd beschikbaar komt, is dit het perfecte moment om te beginnen. Overweeg de ondersteuning van InSpark om deze overgang soepel te laten verlopen en je hybride werkomgeving naar een hoger niveau te tillen. Microsoft Places kan jouw organisatie voorbereiden op de toekomst van hybride werken, en wij staan klaar om je te helpen die stap te zetten.