Microsoft Teams: een overzicht van de mogelijkheden

Het hybride werken begint in te dammen bij veel organisaties, net als InSpark. Maar hoe werk je optimaal samen vanuit huis met je collega’s? En hoe zorg je ervoor dat de productiviteit binnen jouw organisatie niet verloren gaat?

Als cloud-based Microsoft partner, hebben wij het antwoord op deze vragen. Microsoft Teams, hét samenwerkplatform van Microsoft, biedt organisaties veel mogelijkheden. We zien veel initiatieven voorbijkomen, maar wat is er nu allemaal echt mogelijk voor jouw organisatie? En wat houden deze initiatieven nou precies in? In dit artikel geven we een overzicht van de mogelijkheden die Microsoft jou biedt en beantwoorden we de meest gestelde vragen. Wij zorgen ervoor dat je snel aan de slag gaat met deze oplossingen.

Eerst even een korte introductie van Microsoft Teams:

Microsoft Teams is dé hub voor samenwerken & communiceren in groepsverband. Het biedt medewerkers een gebruikersvriendelijke, veilige en geïntegreerde oplossing om samen te werken en digitaal te vergaderen. Zowel intern als extern.

Maak gebruik van Microsoft Teams: blijf productief en behoud je continuïteit

De relevantie van Microsoft Teams is groot. Teams helpt jouw organisatie namelijk bij het in standhouden van de samenwerking tussen en met collega’s. Het biedt ze de mogelijkheid om informatie te delen, te vergaderen en aan projecten te werken. Zo behoud je jouw bedrijfscontinuïteit. Zelfs als al jouw medewerkers vanuit huis werken.

Teams is een onderdeel van Office 365. Als jouw organisatie hier een licentie voor heeft, dan ben je in staat om gebruik te maken van Teams. Mocht je de licentie wel hebben, maar nog niet werken met Teams, hebben wij het onderstaande stappenplan opgezet:

• Log in met het mailadres van je werk. In dit blog van Microsoft wordt op een eenvoudige manier uitgelegd hoe je snel aan de slag kunt met Teams.

Mocht je een IT professional zijn en binnen jouw organisatie de ambitie hebben om Microsoft Teams centraal uit te rollen, zijn dit belangrijke stappen:

• Om Teams te gebruiken, neem je eerst contact op met jouw Microsoft partner, zodat je vandaag nog kunt starten.
• Werk je in het onderwijs en wil jij voor leraren en studenten de gratis Teams versie uitrollen, doe dat dan via deze link. Dit gaat via een A5 licentie. Zo ben je in staat om te kijken wat de mogelijkheden zijn om fysieke hoorcolleges, werkgroepen en lessen te vervangen door een digitale meeting.

Ben je niet bekend met Microsoft Teams en ben je voornamelijk benieuwd naar de mogelijkheden? Lees dan het blog van onze collega Kees Da Silva over de voordelen van Microsoft Teams en waarom je vandaag nog aan de slag moet gaan. Mocht je aanvullende vragen hebben over de uitrol van Teams binnen jouw organisatie, stel je vraag dan aan een van onze experts. Zij helpen je graag!

Centrale communicatie voor jouw medewerkers met de Crisisfunctie binnen Microsoft Teams

In tijden van bijzondere gebeurtenissen, zoals de corona pandemie, ontstaan er veel vragen over hoe je als organisatie het beste omgaat met deze gebeurtenissen. Niet alleen richting je klanten of leveranciers, maar vooral richting je medewerkers. Je wilt te allen tijde zorgen dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van de laatste informatie en ontwikkelingen.

Daarom heeft Microsoft ook een “Crisis Communication” app uitgebracht die voor elke klant gratis te downloaden en uit te rollen is. Het grote voordeel van deze app, naast de centralisering van content, is vooral het delen van organisatie breed nieuws, FAQ’s en contactinformatie voor noodsituaties. Verder helpt de app jouw medewerkers aan het laatste nieuws. Wij kunnen deze app binnen één dag voor je uitrollen! 

Al met al zorgt deze functionaliteit voor een stukje centralisering van content en belangrijke informatie tijdens de periode dat iedereen remote werkt. Met de app zorg je ervoor dat jouw medewerkers altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen, nationale adviezen en geef je ze alle handvatten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat ze optimaal geïnformeerd zijn vanuit jouw organisatie.

Deze app is vooral handig als je organisatie al gebruik maakt van Microsoft Teams. Mocht dit niet het geval zijn, dan adviseren wij om een centrale SharePoint lijst aan te maken waar je centraal belangrijke informatie verzamelt. Op deze manier zien jouw medewerkers in een makkelijk overzicht wat het laatste belangrijke nieuws binnen jouw organisatie is.

Hoe rol ik de Crisis Communication app uit?

InSpark heeft een team van experts klaarstaan om deze app binnen 1 dag voor je uit te rollen.  Je kunt ook het blog van Microsoft lezen, waarin ze in een aantal stappen uitgeleggen, hoe je de app downloadt en deployed binnen Microsoft Teams. Daarnaast lees je hoe je de app configureert en koppelt aan Power Apps. Zo bouwen organisaties zelf een portaal met vragen en daaraan gekoppelde acties. Zo kun je bijvoorbeeld zelf SharePoint lijsten aanmaken om vragen in te verzamelen, maar ook de mogelijkheid inbouwen om een vraag te stellen.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers Microsoft Teams gaan gebruiken?

Als je het bovenstaande hebt ingericht en je organisatie klaar is om Microsoft Teams te gebruiken, is het van groot belang dat je hebt nagedacht over de adoptie. De kans is namelijk groot dat jouw medewerkers nog niet volledig op de hoogte zijn van het bestaan, of de volledige functionaliteit van Microsoft Teams. Als je de medewerkers niet meeneemt in de manier waarop ze Teams in hun eigen voordeel kunnen gebruiken, is dat een gemiste kans.

Bekijk de documentatie van Microsoft om de gebruikers- en adoptietips te delen met jouw organisatie, zodat medewerkers alle handvatten hebben om Teams optimaal te gebruiken. Hier vind je bijvoorbeeld een hele handige starterskit voor Teams:

Maar ook zijn er online lessen beschikbaar om mensen bewust te maken van de optimale functionaliteiten binnen Teams, of trainingen voor de eindgebruikers.

Tips & tricks

Verder heeft Microsoft een aantal handige blogs die je kunt delen met je werknemers, om zo te zorgen dat ze alle handvatten hebben om optimaal thuis te werken

• Zo vind je hier vier tips om Teams optimaal in te richten om thuis te werken. Hoe neem je bijvoorbeeld meetings op? En hoe haal je alles uit jouw persoonlijke Teams omgeving? Dat lees je hier: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/4-tips-for-working-from-home-with-microsoft-teams/ba-p/1202083
• Wanneer je een meeting organiseert of deelneemt aan een meeting, hoe zorg je er dan voor dat je alles uit deze meeting haalt? Biedt jouw medewerkers de mogelijkheid om hier belangrijke functies te ontdekken: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/9-tips-for-having-the-best-online-meeting-experience-with/ba-p/1218884
• Benieuwd naar verdere tips en tricks voor Microsoft Teams? Lees dan dit blog: https://support.office.com/nl-nl/office-training-center/teams-tips

Hoe zit dit dan met funding en licenties vanuit Microsoft?

Microsoft helpt organisaties om zo snel mogelijk remote te werken door een Office 365 E1 licentie ter beschikking te stellen. Maar Microsoft heeft ook aangegeven funding aan te bieden aan klanten die binnen deze E1/A5 (educatie) trial licenties actief gebruik maken van de onderstaande features:

• Exchange Online
• SharePoint Online
• Microsoft Teams
• Yammer

InSpark is FastTrack Ready partner, Microsoft geeft korting op jouw factuur voor dienstverlening door InSpark wanneer je actief aan de slag gaat met bovenstaande features. Stel, jij hebt tussen de 150 en 500 gebruikers die allemaal aan de slag gaan met Microsoft Teams en SharePoint. Nemen zij dagelijks deel aan de chat- en vergaderfunctie binnen Teams en uploaden zij bestanden via SharePoint, dan kom je in aanmerking voor minimaal 2.000 euro korting, heb je meer dan 500 gebruikers, is dit bedrag minimaal 10.000 euro. Ondanks dat je niets investeert, komt Microsoft haar klanten tegemoet. Ben jij op zoek naar een funding en licentieadvies om de implementatiekosten te drukken, of heb je vragen over actief gebruik? Stel je vraag dan aan onze cloud subscription expert Emile Smeets.

Inspark FAQ en contactmogelijkheden

Heeft jouw organisatie behoefte aan meer informatie over het gebruiken en/of uitrollen van Microsoft Teams? Daarvoor hebben wij een mailbox geopend om al jouw vragen te beantwoorden