In eerdere blogs hebben we het al gehad over Microsoft Teams en in welke behoefte deze applicatie voorziet. Veel van onze klanten merken in de praktijk dat medewerkers efficiënter en productiever samenwerken met deze applicatie. Tot voor kort waren de voordelen van Teams lastig te kwantificeren, maar daar is nu verandering in gekomen. Uit recent onderzoek van Forrester Consulting naar “The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams,” blijkt dat een organisatie brede implementatie van Microsoft Teams resulteert in:
- Lagere kosten voor samenwerken door verbeterde informatiedeling en reductie van het aantal meetings
- Snellere besluitvorming doordat alle informatie centraal op één plek staat opgeslagen
- Verhoging van de medewerkerstevredenheid en daardoor minder verloop en onboarding kosten
Het wordt dus tijd dat je aan de slag gaat met Microsoft Teams! Vooral nu organisaties geadviseerd worden om hun medewerkers vanuit huis te laten werken, is Microsoft Teams dé oplossing.
Wat is het advies?
De economische globalisering zorgt ervoor dat er behoefte is aan een mobile- and cloud-first platform, waar medewerkers op een veilige en schaalbare manier kunnen samenwerken. In concurrerende markten is innovatief zijn noodzakelijk en is snelle besluitvorming een middel om andere marktpartijen af te troeven.
Het Forrester onderzoeksrapport geeft daarom drie belangrijke aanbevelingen:
- Doorbreek organisatiestructuren (silo’s) die informatiestromen blokkeren
- Investeer in een digitale cultuur en vaardigheden van medewerkers
- Adoptie, adoptie en adoptie; Zoek ambassadeurs en stel “change agents” aan die helpen de organisatie te mobiliseren om met Microsoft Teams aan de slag te gaan.
Hoe versnel je jouw medewerkers met Teams?
Enerzijds is het dus de techniek die het mogelijk maakt om medewerkers sneller met elkaar in contact te brengen. Anderzijds, wordt de volledige potentie van het platform pas benut wanneer alle medewerkers in staat zijn om deze applicatie in hun dagelijkse werkzaamheden te integreren. Als organisatie moet je daarom voldoende tijd en aandacht besteden aan een gedegen adoptie aanpak. Daar staat tegenover dat de implementatie van Microsoft Teams een relatief korte terugverdientijd heeft (gemiddeld <6 maanden).
Aan de slag met Microsoft Teams
Wij hebben al meerdere organisaties op weg geholpen met de implementatie van Microsoft Teams en hebben op basis daarvan 4 belangrijke stappen gedefinieerd:
- Succesvolle verandering begint bij draagvlak in diverse lagen van de organisatie. Onderzoek hoe er onderling gecommuniceerd wordt, waar informatie wordt opgeslagen en welke uitdagingen en doelstellingen er leven. Begin met een inspiratie sessie van voor het hoger management, maar betrek ook andere gebruiksgroepen uit de organisatie.
- Bepaal daarna welke bedrijfsscenario’s (manieren hoe we Microsoft Teams gaan inzetten) direct de meeste impact hebben op (strategische) doelen van de organisatie.
- Stel een succesplan op met diverse adoptie activiteiten om de meerwaarde van Microsoft Teams aan te tonen.
- Maak duidelijke afspraken over het gebruik van Microsoft Teams en leg dit vast in een governance plan.
Conclusie
Je krijgt maar één keer de kans om Microsoft Teams te lanceren. Hoe beter je dit doet hoe groter de acceptatie van de medewerkers zal zijn. Wil je meer weten over het succesvol creëren van draagvlak of het opstellen van een succesplan? Wij kunnen je helpen bij het hele traject: van kickstart, naar implementatie tot adoptie. Op basis van onze best-practises helpen we je graag op weg.