Productief en effectief online samenwerken met Microsoft Teams
Microsoft Teams is dé hub voor samenwerken & communiceren in groepsverband. Het biedt medewerkers een gebruikersvriendelijke, veilige en geïntegreerde oplossing om samen te werken en digitaal te vergaderen. Zowel intern als extern. Uit een onderzoek van Forrester Consulting naar “The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams,” blijkt dat een organisatie brede implementatie van Microsoft Teams onder andere resulteert in lagere kosten voor samenwerken door verbeterde informatiedeling en reductie van het aantal meetings. Maar ook het efficiënter samenwerken door alle informatie op één centrale plek te bundelen. Het wordt dus tijd dat je aan de slag gaat met Microsoft Teams! Vooral nu organisaties geadviseerd worden om hun medewerkers vanuit huis te laten werken, is Microsoft Teams dé oplossing.
Reduceer kosten, verhoog efficiëntie
Met Microsoft Teams wordt jouw organisatie getriggerd om efficiënt samen te werken en om overzichtelijk en centraal bestanden te delen. Dit geldt niet alleen binnen interne afdelingen, maar ook tussen projectteams en externe partners of klanten. Het e-mailverkeer gaat daarmee omlaag, medewerkers werken gezamenlijk in gedeelde documenten, kunnen slimmer vergaderen en beslissingen worden sneller genomen.
Overal en altijd samenwerken
Steeds meer bedrijven worden flexibeler met thuiswerken. Met ‘het nieuwe werken’ moet het natuurlijk wel mogelijk zijn om werkzaamheden onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen uitvoeren. Met Microsoft Teams kun je altijd en overal samenwerken. Met thuiswerken worden fysieke vergaderingen omgezet in een online call met collega’s waarbij je met het beeld ook nog je team virtueel samen kan laten komen. Digitaal vergaderen hoeft op deze manier geen afbreuk te doen aan het samenwerken tussen en met collega’s.
Veilig met externen werken
Wat ook mogelijk is binnen Microsoft Teams, is om samen te werken met externe personen in Microsoft Teams. Het volgende artikel bevat een introductie over het werken met gasten in Microsoft Teams. Wat hierbij belangrijk is, is dat je goed kijkt waar je deze personen rechten voor geeft. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je gasten alleen toegang wil geven aan een bepaald kanaal binnen Teams, of aan een specifieke groep. Het komt namelijk vaak voor dat je via SharePoint bestanden deelt met klanten, maar tegelijkertijd ook met een team collega’s aan dit bestand werkt. Wanneer je niet in Teams samenwerkt met de klant, moet je separaat altijd nog bellen of mailen. Teams lost dat op door groepen, zowel intern als extern efficiënt samen te laten werken.
Naadloze integratie met office 365
Er bestaande meerdere programma’s en applicaties die bedrijfsoplossingen bieden om werknemers beter samen te laten werken. Het grote voordeel van Teams is dat het geïntegreerd is met de andere programma’s van Office 365. Zo kun je gemakkelijk gebruik maken van Word, Excel, PowerPoint, OneNote en SharePoint. Ook is Office 365 Cloud-based waardoor je het op verschillende apparaten kunt gebruiken. Zo kan iedereen altijd en overal werken, waar hij of zij ook is.
Samenwerken in bestanden of kanalen
Binnen Teams is het mogelijk om verschillende groepen en kanalen te maken. Deze kun je bijvoorbeeld specificeren op een bepaald project of een bepaalde klant. De mensen in dit kanaal kun je gemakkelijk taggen wanneer je een specifieke vraag hebt. Ook kun je binnen zo’n kanaal bestanden uploaden waar je vervolgens met zijn allen in en aan kunt werken. Met de zoekfunctie binnen Teams zoek je gemakkelijk naar berichten, personen of bestanden. Zo kun je gemakkelijk samenwerken aan een project met meerdere personen.
Wat heb ik nodig om Microsoft Teams te gebruiken?
Kun je Microsoft Teams gebruiken zonder licentie? Nee. Vooralsnog heb je een Office 365 licentie en een Office 365-account nodig. Neem contact op met de IT-beheerder van uw bedrijf om een account aan te maken of om jouw bedrijf aan te melden voor Office 365.