Office 365 back-up: E-mail, SharePoint en OneDrive

Onze diensten staan in de Cloud. Een back-up is daarom niet meer nodig…toch? Het is een vraag die met enige regelmaat gesteld wordt. De praktijk wijst in sommige gevallen anders uit. In geval van calamiteiten zijn de opties voor herstel beperkt met de standaard tools die Microsoft biedt.

Het belang van een back-up voor uw bedrijfsvoering is nog nooit zo belangrijk geweest. Met de transitie naar de Cloud zijn we steeds meer afhankelijk van onlinediensten zoals Office 365. Cyberaanvallen op bedrijven nemen steeds meer toe en richten steeds meer schade aan. Niet in de laatste plaats ingegeven door wet- en regelgeving (compliance). Met een Office 365 back-up kun je de productiviteit van medewerkers waarborgen in geval van een calamiteit, waarbij de risico’s op dataverlies tot een minimum worden beperkt.

In dit artikel hoop ik een duidelijk beeld te kunnen geven over de back-up mogelijkheden specifiek voor Office 365 diensten. Daarnaast wordt er in dit artikel ook gesproken over de extra mogelijkheden om te voldoen aan continuïteit voor jouw organisatie. First things first, de Office 365 suite bestaat uit verschillende diensten. Denk aan E-mail, documentenopslag, presence, messaging, automation, etc. Per dienst gelden er andere regels voor het back-uppen van data. In dit artikel zal ik de focus leggen op E-mail, SharePoint en OneDrive for Business.

Back-up vs. retentie

Goed om te benoemen zijn de verschillen tussen een retentie en een back-up. Binnen retenties worden instellingen door de administrator meegegeven hoe lang items bewaard en of verwijderen moeten worden. Het is geen oplossing die extra mogelijkheden biedt zodra er items hersteld moeten worden. Neem als voorbeeld een dag en of map die hersteld moet worden. Met een back-up oplossing is het mogelijk om een specifieke map, item en of gehele mailbox/collectie van een specifieke dag te herstellen. Dit kan ongelimiteerd. Vanaf het moment dat de back-up ingesteld wordt is het mogelijk om items te herstellen. Met een retentie policy heb je deze mogelijkheden niet, het is daarom belangrijk dat we retentie policies niet beschouwen als back-up.

E-mail

Voor e-mail geldt een standaard bewaarbeleid van 14 dagen. Deze is eventueel uit te breiden naar 30 dagen. Het proces werkt als volgt:

Een gebruiker verwijdert een e-mail, deze beland in de Outlook map ‘verwijderde items’. Items die hierin staan kunnen voor een onbepaalde tijd bewaard blijven. Zodra de map verwijderde items wordt geleegd, belanden deze verwijderde e-mails in de zogeheten primaire prullenbak. Deze primaire prullenbak is voor een iedere gebruiker te benaderen. Microsoft kent naast de primaire prullenbak, ook nog een secondaire prullenbak namelijk de “recoverable items”. Zodra de e-mails worden verwijderd van de primaire prullenbak, komen deze terecht in de secondaire prullenbak. Hier blijven de e-mail(s) (afhankelijk van de instellingen) maximaal 14 of 30 dagen in bewaard. Na deze 30 dagen is het niet meer mogelijk om items te restoren en of te benaderen met de tools die Microsoft aanbiedt. In dit artikel wordt eDiscovery buiten beschouwd gelaten. Deze optie wordt vooral gebruikt om specifieke zoektermen in e-mails terug te kunnen vinden.

SharePoint

Het standaard bewaarbeleid binnen SharePoint is 93 dagen. Net zoals voor e-mail geldt voor SharePoint hetzelfde, twee prullenbakken. Het proces voor SharePoint werkt als volgt:

Een gebruiker verwijdert een item/bestand, dit item/bestand komt in de primaire prullenbak terecht. Zodra het bestand in de primaire prullenbak blijft staan voor 93 dagen lang, wordt deze verwijderd. Het komt ook wel eens voor dat een gebruiker de primaire prullenbak leegt, als dit het geval is, worden de items naar de secondaire prullenbak geplaatst. Deze worden vervolgens voor beide prullenbakken na 93 dagen automatisch verwijderd. Binnen SharePoint kennen wij de optie versiebeheer. Met versiebeheer is het voor een gebruiker mogelijk eerdere versies van het bestand te herstellen. Versiebeheer kent geen limiet. Het is helaas binnen versiebeheer niet mogelijk om meerdere bestanden te herstellen. Microsoft biedt wel de optie aan om een SharePoint bibliotheek tot 30 dagen te herstellen.

OneDrive for business

Binnen OneDrive for business is het voor een gebruiker en administrator mogelijk een bestand en of een complete bibliotheek te herstellen tot 30 dagen. Na deze 30 dagen komt de data terecht in een secondaire prullenbak. De items die in de secondaire prullenbak terecht komen, kunnen tot 93 dagen hersteld worden. Daarna worden deze items definitief verwijderd. Overigens kan bij een uitdiensttreding van een medewerker de data tot een nader in te stellen aantal dagen behouden worden en kan de OneDrive gekoppeld worden aan een collega.

Waarom zou ik Office 365 uitbreiden met een additionele back-up dienst?

Er doen zich regelmatig situaties voor waarbij de bovengenoemde standaard Microsoft back-up mogelijkheden niet volstaan voor jouw organisatie. Zo zijn er bedrijven in de sector met een strengere regelgeving, denk aan financiële afdelingen, juridische dienstverleners en gezondheidsinstellingen. Dit blijkt ook uit een rapport dat 12 augustus jl. gepubliceerd is door Gartner. Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het bieden van oplossingen hiervoor.

In de praktijk blijkt dat veel organisaties niet bewust zijn van de gevolgen. Hieronder staan een situaties/risico’s beschreven die zich voor kunnen doen:

• Een medewerker kan onbewust klikken op een spam/phishing e-mail, wat kan resulteren in gegevensverlies.
• Voordat een medewerker uit dienst treedt, kan desbetreffende medewerker zijn of haar mailbox compleet legen waardoor items verloren zijn die van essentieel belang zijn voor het bedrijf.
• In het geval van een spam/virus uitbraak, kan data worden gelocked (d.m.v. encryptie) waardoor de data onbruikbaar is.

Hieronder staan een aantal functionaliteiten beschreven waarbij een additionele back-up dienst kan helpen.

• Dagelijks worden er 4 back-ups gemaakt van uw data
  • Deze back-ups worden voorzien van encryptie (AES 256 bit)
  • Altijd toegang tot uw data, ook als er storingen zijn bij Microsoft
• Helpt u te voldoen aan uw vereisten voor GDPR en Compliance
  • Geavanceerde auditlogs
  • Privacy dashboard
• Ongelimiteerd retentie mogelijkheden
  • Bewaar ongelimiteerd de gemaakte back-ups
• Verschillende herstelmogelijkheden
  • Complete SharePoint site
  • Complete e-mail boxen
  • Individuele e-mails/contacten/agenda’s
  • Individuele sites, lijsten, bibliotheken, mappen, items of documenten
    • Metadata, versiebeheer en rechten worden meegenomen in de back-up
  • Lage en gegarandeerde hersteltijd (Recovery Time Objective)
    • Snel toegang tot herstelde bestanden
    • Veel data herstellen in korte tijd
  • Monitoring
    • Ontvang notificaties over de status van uw back-up.
      • Back-up succesvol, back-up gefaald en of restore complete

Conclusie

Ik hoop dat mijn blog een duidelijk beeld heeft gegeven over de mogelijkheden die er zijn op het gebied van Office 365 back-up. Of een additionele back-up dienst vereist is voor jouw organisatie, is volledig afhankelijk van de wensen en eisen die de organisatie stelt. Wil je nou meer informatie over back-ups of wil je gewoon eens sparren over de mogelijkheden, neem dan onder aan dit blog contact met ons op. Wij helpen jou graag verder!