Office 365 groepen waren een zegen voor de toekomst van efficiënte samenwerking in groepsverband via Office 365. Ik moet toegeven dat het een tijdje duurde om de visie en het gebruik van Office 365 groepen te waarderen. Je vraagt je misschien af, wat is een Office 365 groep? Sinds de introductie van Office 365 groepen, vele jaren geleden, hebben mensen geprobeerd om een duidelijke uitleg definiëren. Deze uitleg was vaak te technisch of te abstract. Ik heb lang nagedacht en heb besloten om twee definities te formuleren. Dit omdat we met twee gerelateerde doelgroepen te maken hebben:
- IT-personeel
- Eindgebruikers
Laten we beginnen met de uitleg voor de IT-personeel:
“Een Office 365 groep is een beveiligingsgroep in Azure Active Directory.”
Zoals je ziet, is deze uitleg veel te technisch voor de reguliere eindgebruiker. Vandaar mijn uitleg voor de eindgebruikers:
“Een Office 365 groep stelt je in staat om samen te werken in teams, afdelingen en projecten”
Deze uitleg heeft mij zeker geholpen tijdens mijn gesprekken met klanten. Dat gezegd, er is nog steeds een enorme uitdaging tijdens het werken met Office 365 groepen. Eén van deze uitdagingen is het effect van de creatie van een Office 365 groep, doordat één van de volgende services worden aangemaakt:
- Team Site in SharePoint Online
- Groep in Outlook
- Team in Microsoft Teams
- Plan in Planner
- Groep in Yammer
- Groep in Stream
Door één van deze services te maken, gebeurt er namelijk erg veel binnen jouw Office 365 omgeving. Het is belangrijk om de impact van de creatie van een Office 365 groep volledig te begrijpen. Lees snel verder om dit beter te begrijpen.
Team site in SharePoint Online
Wanneer je een team site in SharePoint Online aanmaakt gebeurt het volgende:
- Een e-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn onmiddelijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Plan in Planner is onmiddellijk beschikbaar
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Stream is onmiddellijk beschikbaar
- Maar een groep in Yammer is niet automatisch beschikbaar
Let op!
Een team in Microsoft Teams wordt niet automatisch verbonden. Je moet hiervoor wachten op de onderstaande melding:
Nadat je op “Create a Team” klikt, wordt de verbinding met Microsoft Teams opgezet. Er verschijnt kort daarna een snelkoppeling in het snelmenu:
Mijn advies is om daarna de snelkoppeling “Gesprekken” te verwijderen. Deze verwijst namelijk naar de e-mail inbox. Je gaat communiceren via Teams en niet Outlook dus om verwarring te voorkomen: Weg ermee!
Groep in Outlook
Nadat je een groep in Outlook hebt gemaakt, gebeurt het volgende:
- Een e-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn onmiddellijk beschikbaar
- Team site, via SharePoint Online, is onmiddellijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Plan in Planner is onmiddellijk beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Stream is onmiddellijk beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
- Maar een groep in Yammer is niet beschikbaar
Let op!
Aangezien je besluit om gebruik te maken van een groep in Outlook, ga je communiceren via e-mail en niet via chat in Teams. Wil je in de toekomst overschakelen naar Teams? Dan vind je hier meer informatie.
Team in Microsoft Teams
Nadat je een team in Microsoft Teams hebt gemaakt gebeurt het volgende:
- Een e-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn onmiddellijk beschikbaar
- Team site, via SharePoint Online, is onmiddellijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Plan in Planner is beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Stream is beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
- Maar ook hier is een groep in Yammer niet beschikbaar
Let op!
Ondanks het feit dat een e-mail inbox en agenda worden aangemaakt, zijn deze niet zichtbaar bij het overzicht van groepen binnen Outlook. Dit is vanwege het feit dat je van Teams gebruikt maakt om te communiceren en samenwerken en niet van e-mail. De team site van SharePoint Online bevat wel een snelkoppeling (gesprekken) naar de inbox. Deze moet je handmatig verwijderen.
Plan in Planner
Nadat je een plan in Planner hebt gemaakt gebeurt het volgende:
- E-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn onmiddellijk beschikbaar
- Team site, via SharePoint Online, is onmiddellijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Stream is beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
- Een groep in Yammer is wederom niet beschikbaar
Let op!
Indien je Microsoft Teams wilt gebruiken, adviseer ik je om deze handmatig te koppelen vanuit Microsoft Teams.
Groep in Yammer
Nadat je een groep in Yammer hebt gemaakt gebeurt het volgende:
- Een e-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn niet beschikbaar
- Team site, via SharePoint Online, is onmiddellijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Plan in Planner is onmiddellijk beschikbaar
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Stream is beschikbaar. Hier zit soms enige vertraging in
Let op!
Als je eenmaal een groep in Yammer hebt aangemaakt is het niet mogelijk om over te schakelen naar Microsoft Teams. Dit in tegenstelling tot een groep in Outlook.
Groep in Stream
Nadat je een groep in Stream hebt gemaakt gebeurt het volgende:
- Een e-mail inbox en agenda, via Exchange Online, zijn onmiddellijk beschikbaar
- Team site, via SharePoint Online, is onmiddellijk beschikbaar
- OneNote Notebook is onmiddellijk beschikbaar
- Werkruimte in PowerBI is onmiddellijk beschikbaar
- Een groep in Yammer is niet beschikbaar
Let op!
Indien je gebruik wilt maken van Microsoft Teams dan adviseer ik om deze handmatig te koppelen vanuit Microsoft Teams.
Conclusie
Hopelijk heb je, nadat je deze blog hebt gelezen, een helder beeld gekregen van de impact van Office 365 groepen binnen jouw Office 365 omgeving. Je maakt namelijk niet alleen één service aan, zoals een SharePoint Online team site, maar een collectie van services wordt geactiveerd dankzij de aanwezig van Office 365 groepen. Heb je interesse in de governance van Office 365 groepen? Lees dan mijn blog die ik hierover heb geschreven.