Overheid: stop met mailen!

De digitalisering binnen de overheid is in volle gang. Steeds vaker kunnen burgers via de website van een officiële instantie zoals een gemeente of provincie diensten afnemen. Maar wat gebeurt er daarna? In veel gevallen is het niet enkel de instantie zelf die de dienstverlening invult, maar komen er verschillende partijen en professionals in actie om tot een adequate afhandeling te komen. In een maatschappij waar het ‘netwerk’- denken toeneemt, zien we dat overheden steeds vaker partneren en meer de regisseur in een flexibele samenwerkingsverband worden. Deze trend is zowel logisch als onomkeerbaar, maar brengt ook aanvullende complexiteit aan het licht. De burger moet er van op aan kunnen dat de overheidsdienstverlening voor de volle 100% in orde is. Dit geldt zeker voor dienstverlening waarbij persoonlijke gegevens van burgers uitgewisseld worden met verschillende ketenpartners. 100% betrouwbaarheid en integriteit is cruciaal.

Beveilig communicatiestromen

Binnen dit soort ketens is het helaas nog vaak zo dat communicatie in hoge mate via e-mail verloopt. Adviesrapporten, hulpplannen, werkopdrachten en evaluaties worden over en weer gemaild tussen overheden, partners en dienstverleners. Met als consequentie dat er soms wel tientallen versies  met vertrouwelijke informatie in de mailboxen van partijen staan. En daarmee ook op allerlei verschillende (mobiele) apparaten van medewerkers. Deze zijn vaak slecht beveiligd en regelmatig in privé bezit. Uit onderzoek blijkt dat een derde van de apparaten waar mensen op werken zelfs geheel onbeveiligd is. Je kunt er als overheidsinstantie van uitgaan dat deze ratio bij ketenpartners niet anders is. Het gevolg? Gegevens van burgers liggen bij datalekken snel op straat. Maar ook iemand met kwade bedoelingen kan zich eenvoudig toegang toe-eigenen tot zo’n apparaat en dus tot de gegevens van jouw burgers. Dat wil je niet.

Overheid: Stop met e-mailen!

Inherent aan het gebruik van e-mail is het gebrek aan controle en transparantie. Hoe weet je wat er met informatie gebeurt zodra deze per e-mail verstuurd is? Wordt deze door de ontvanger weer doorgestuurd? En aan wie? Geen enkel ander middel verspreid zich zo makkelijk en snel als e-mail. En als overheidsinstelling heb je geen enkel zicht op wie toegang heeft tot bepaalde informatie. Hoogstwaarschijnlijk zijn dit al snel veel meer mensen dan wenselijk en toegestaan is. Daarnaast is het gebruik van e-mail vatbaar voor fouten: mensen gebruiken een verkeerd e-mailadres, of ze mailen van of naar ander type account zoals Hotmail of Gmail. Ook zo komt persoonlijke informatie in handen van derden. Al deze onwenselijke verspreidingen van privé-informatie vergroot opnieuw de kans dat externen eenvoudig illegaal toegang hebben tot deze data waardoor we ons in een negatieve spiraal begeven. Mijn appèl aan overheden: stop met e-mailen!

Houd grip op data en communicatiestromen

Als overheid wil je grip hebben op wat er gebeurt met persoonlijke data van burgers, zeker als deze buiten de muren van de instelling ingezien en verwerkt worden. Je wil:

• Bepalen wie documenten kan bekijken en bewerken
• Tegengaan dat data onrechtmatig verspreid wordt
• Zorgen dat documenten niet te downloaden zijn op niet betrouwbare apparaten
• Toegang intrekken als iemand misbruik maakt van data (het document)
• Ook wil je toegang intrekken als iemand een organisatie verlaat
• Of als iemand geen rol (meer) heeft in een proces
• Een audit trail bijhouden om te verantwoorden wie wanneer toegang heeft gehad tot wat
• Integriteit van data borgen door goed versiebeheer
• Verspreiding over onveilige (niet encrypted) kanalen voorkomen en tegengaan

Dit zijn de basis elementen om als overheidsinstelling nauw samen te werken met ketenpartners en tegelijkertijd grip te houden op data en communicatiestromen.

Creëer een veilig ketenplatform

Hoe je bovenstaande elementen praktisch handen en voeten geeft in ketensamenwerking? Creëer een veilig ketenplatform. In een dergelijke omgeving kunnen overheidsinstellingen en partners totaal veilig samenwerken en veilig documenten delen. Eenvoudig kun je ketenpartijen verifiëren en rechten toekennen en onttrekken op basis van bijvoorbeeld hun rol. Je kunt documenten beveiligen zodat bepaalde mensen ze niet kunnen inzien, maar ook na verspreiding van documenten kun je toegang tot documenten intrekken. Een handige functie wanneer er onverhoopt een datalek ontstaat.

Conclusie

Deze functionaliteiten zitten allemaal in het Secure Ketenplatform op basis van Office365. Dit  samenwerkplatform verbindt mensen in ketens en laat ze productiever werken. Dit zorgt voor een betere én veilige dienstverlening vanuit de overheid. Het platform is eenvoudig in gebruik waardoor mensen er snel mee aan de slag kunnen. Kortom: Geen onveilig e-mailverkeer meer. Meer grip op data en processen. Minder kans op een datalek. En volledig in lijn met de strengere regels omtrent (persoons)gegevens die de AVG in mei 2018 met zich meebrengt.