PowerApps portals: snel en gemakkelijker samenwerken

Sinds de introductie van SharePoint is het altijd al een wens geweest om makkelijker samen te werken met externe gebruikers. Ook sinds de introductie van PowerApps staat deze wens in de top tien van meest gestemde gebruikers suggesties: “Please add the feature of sharing with external users”.

Je kunt uiteraard al een tijd samenwerken met externe relaties door bijvoorbeeld SharePoint Online en Microsoft Teams te gebruiken, maar deze tools kennen een aantal beperkingen die met PowerApps Portals waarschijnlijk weggenomen zullen worden. Op de Microsoft Business Applications Summit kregen we een primeur: PowerApps Portals: engaging with end-users outside your organization (customers, partners, dealers, citizens etc). Het lijkt er dus op dat het binnenkort mogelijk is om sneller en gemakkelijker met externe relaties samen te werken.

Wanneer komt dit van pas?

Lees hier een aantal voorbeelden van samenwerken buiten je organisatie, waar deze nieuwe feature van pas kan komen:

• Als projectenorganisatie wil ik met mijn partners een portaal hebben, waarin we gezamenlijk aan documenten kunnen werken, mooie grafische rapportages met elkaar kunnen delen en (deel)processen met workflows willen ondersteunen.
• Als holding van een groot aantal bedrijven wil ik met (dochter)organisaties real-time rapportages kunnen delen en deze gegevensstromen op een moderne manier faciliteren

Hoewel PowerApps Portals rond juli 2019 in Public Preview gaat en pas in oktober 2019 General Available, weten we wel al de volgende dingen.

Wat heb ik nodig?

Microsoft geeft aan dat data de basis is in de digital feedback loop die de digitale transformatie versnelt:

Alhoewel de data op allerlei plekken opgeslagen kan zijn en overal vandaan kan komen speelt het Power Platform een primaire rol bij deze Portals. PowerApps met als bron Common Data Service (CDS) zullen de tools zijn om deze Portals vorm te geven en te onderhouden.

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken, heb je vooralsnog minimaal een PowerApps Plan 1, PowerApps Plan 2 of een bepaald type Dynamics365 licentie nodig, afhankelijk van de functionaliteiten die je wil gaan gebruiken. We zeggen vooralsnog, omdat het logisch zou zijn dat Microsoft de vereisten nog verder zal verhelderen. Zo wordt het duidelijker en makkelijker om de functionaliteit in gebruik te nemen (zoals eerder is gedaan met de PowerBI licenties).

Hoe werkt het?

Via een “What You See Is Wat You Get”-designer, die we al kennen van de Model Driven PowerApps en de Canvas PowerApps, zal er een nieuwe soort Portal PowerApps bijkomen in het PowerApps Center. Deze heeft ook eigen templates, zoals je hier kunt zien:

Zonder code kan je dan al meteen “pixel perfect”, responsive, meertalige websites maken om met jouw relaties samen te kunnen werken op een manier zoals jij die vorm wil geven:

Wat merken mijn relaties (externe gebruikers)?

Het is mogelijk om externe gebruikers anonieme toegang te geven tot jouw portaal. Ook kunnen zij via verschillende authenticatie mogelijkheden (Azure AD zowel B2B als B2C, of zelfs commerciele providers zoals LinkedIn of Facebook) inloggen, zodat jij als beheerder van de Portal kan bepalen wie welke onderdelen van jouw Portal wel/niet mag zien. Een self service registratie met een eigen profielbeheer zit er al meteen in:

Wat voegt dit toe?

Naast een low-code ervaring voor jou als eigenaar om moderne websites te maken en een simpele inlog-ervaring voor jouw relaties om bij deze websites te komen, is de integratie met de rest van de Microsoft 365 stack (Office365, Dynamics 365 etc) een unique selling point:

Denk aan integratie met PowerApps formulieren, PowerBI rapportages, Microsoft Flow werkstromen en uiteraard SharePoint content!

Conclusie

Het grootste voordeel is dat je met deze feature op een makkelijkere manier met externe contacten kunt samenwerken op een manier die voorheen niet (technisch) mogelijk waren zonder uitgebreide en kostbare (derde partij) oplossingen. Zo wordt het onderhouden van externe relaties makkelijker. Wil je meer weten? Ontdek het het in de onderstaande blogs, of neem contact op! InSpark kan jou namelijk helpen om een scenario in te vullen met behulp van deze eerste preview versie.