Mijn laatste blog rondom de verandering in SharePoint is helaas alweer enkele weken geleden. Soms wordt je ingehaald door de waan van de dag, lees: projecten, en soms duurt de lancering van nieuwe veranderingen wat langer dan verwacht. Gelukkig is het wachten voorbij! Er zijn namelijk weer mooie veranderingen gelanceerd en aangekondigd tijdens Ignite 2016.
In deze blog sta ik stil bij twee van mijn favoriete collaboratie services: SharePoint en Office 365 Groups. Sinds de lancering van Groups is er nooit echt een integratie met SharePoint geweest. Hierdoor bleef je eigenlijk in twee afzonderlijke werelden werken. In mijn ogen een showstopper om Groups succesvol uit te rollen in een organisatie. Wees gerust, Microsoft was zich hier wel degelijk van bewust en heeft onze gebeden gehoord. De integratie wordt eindelijk beschikbaar.
Team Site is een Group en een Group is een Team Site
Je leest het goed. Een SharePoint Team Site is een Group en een Group is een Team Site. Je vraagt je wellicht af, wat betekent dit eigenlijk? Kijk maar even mee. Ik maak vanuit Outlook een nieuwe Group aan. In de onderstaande afbeelding zie je het resultaat.
Kijk maar eens goed naar de navigatiebalk van de Group. Zie je daar Site staan? Klik maar mee:
Dit is de vernieuwde Team Site! Ik ga in mijn volgende blog dieper in op de moderne en vernieuwde Team Site. Dankzij deze nieuwe integratie beschik je nu over een Team Site met alle voordelen van dien: moderne bibliotheken & lijsten en de vernieuwde pagina’s. Samenwerken zoals het is bedoeld.
De documenten van de Group worden, centraal, opgeslagen in de documenten bibliotheek van de Team Site. Op het moment worden bijlagen, verstuurd via Conversaties, opgeslagen in een folder genaamd Attachments. Dit gaat straks veranderen. Alle bestanden worden centraal weergegeven, bijlagen of niet.
Je schakelt terug naar de Group functionaliteit, zoals Planner en OneNote, door rechtsboven op Group Conversations te klikken. Zoals te zien in de onderstaande afbeelding:
Roadmap
Microsoft gaat eerst beginnen met het koppelen van een Team Site aan een nieuwe Group en visa versa. Zoals ik in deze blog heb beschreven. In de volgende fase krijgen bestaande Groups een Team Site. De laatste fase bestaat uit het koppelen van bestaande Team Sites aan bestaande Groups. Mijn verwachting is dat het laatste erg lastig gaat worden om te realiseren. Deze laat zich dus zeker nog een tijdje op zich wachten.
Aandachtspunten
Zoals je van mij mag verwachten sluit ik altijd af met een aantal belangrijke aandachtspunten. Het ontbreekt op het moment aan een uniforme navigatie in de Team Site en Group. Mijn verwachting is wel dat deze uiteindelijk gelijk wordt getrokken zodat je gemakkelijker schakelt tussen de diverse services zoals SharePoint, Planner, OneNote en Conversaties. Wen ook maar vast aan tabbladen in je favoriete browser want bij elke klik op een item in de navigatie wordt een nieuw tabblad geopend.
De rechtenstructuur van een Team Site, gerelateerd aan een Group, komt niet overeen met een reguliere Team Site. Je hebt namelijk binnen de Site instellingen geen optie voor het aanpassen van de rechten. De owner van de Group ziet namelijk de onderstaande opties:
Alle leden van de Group zijn in staat om Apps (bibliotheken en lijsten) aan te maken. Let op: Dit hoeft uiteraard niet erg te zijn maar het is wel aan te bevelen hier rekening mee te houden qua Governance en adoptie. Het is onduidelijk of dit in de toekomst gaat veranderen.
Afgezien van de bovenstaande aandachtspunten is de integratie een ongelofelijke stap in de juiste richting. Ik ben erg enthousiast over de nieuwe integratie en zie een mooie toekomst tegemoet rondom samenwerken met Team Sites en Groups.