Terugblik op European SharePoint Office365 & Azure Conference

De conferentie werd geopend met de Keynote speech van Microsoft Corporate Vice President Jeff Teper. Jeff sprak over de ESPC2015 in Stockholm, waar destijds vele grote aankondigingen werden gedaan. Nu, twee jaar later, heeft Microsoft zichzelf opnieuw uitgevonden en volgen de digitale veranderingen elkaar in rap tempo op. Met name het nieuwe SharePoint Framework wordt gezien als een echte gamechanger. Uit de feedback van klanten blijkt dat Microsoft misschien zelfs wel te snel met de release van nieuwe functionaliteiten en oplossingen komt. Maar: in de huidige tijd kan eigenlijk niets meer té snel gaan.

Tijdens de Keynote werd er ruim de tijd genomen voor live demo’s binnen de zes focusgebieden:

• Share & work together
• Inform & engage people
• Transforming business processes
• Harness collective knowledge
• Protect & manage
• Extend & develop

Veel van de gepresenteerde informatie was echter niet nieuw; deze werd al gedeeld tijdens de Microsoft Ignite conferentie eerder dit jaar.

3 opvallende ontwikkelingen:

• Ondersteuning van meerdere bestandsformaten in OneDrive en SharePoint. Zo kun je bijvoorbeeld designbestanden (Photoshop, 3D-bestanden) via de browser bekijken
• Groupify: bestaande SharePoint Classic Teamsites kunnen worden omgezet naar SharePoint Modern Sites en gekoppeld worden aan een Office 365-groep
• Ondersteuning voor site templates: de eindgebruiker kan nu zelf op maat gemaakte sites uitrollen (‘selfservice’)

Daarnaast werd ook bekend dat voor organisaties die nog een on-premise infrastructuur hebben, volgend jaar de preview versie van Microsoft Office, SharePoint en Exchange 2019 vrijgeven wordt.

PowerApps en Flow

Veel sessies stonden in het teken van efficiency en procesoptimalisatie door middel van PowerApps en Flow. Deze nog relatief nieuwe technologieën zijn nu al een succes en krijgen veel aandacht. Dat succes heeft ook te maken met de snelheid waarmee nieuwe connectoren – zoals Planner, Dropbox, Teams en Azure Resource Manager – worden toegevoegd aan het platform. Is de juiste connector vandaag nog niet beschikbaar? Kijk dan over twee weken opnieuw; de kans is groot dat jouw connector dan wél toegevoegd is. Daarnaast is de combinatie van PowerApps en Flow uitermate geschikt om snel mobiele applicaties te bouwen die jouw medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk.

Enkele nieuwe ontwikkelingen zijn:

• Integratie met SharePoint-lijsten: hiermee worden standaard SharePoint-formulieren vervangen door ‘slimme’ formulieren in PowerApps. Ook oude InfoPath-formulieren kunnen zo worden vervangen.
• Nieuwe, moderne webparts: integratie van PowerApps in moderne SharePoint pagina’s
• ‘Flow Approval Center’: een nieuw concept en centrale plek met jouw persoonlijke takenoverzicht.
• Ondersteuning voor het goedkeuren van SharePoint pagina’s (en nieuwsitems) vanuit een Flow

SharePoint Hub sites

De komst van SharePoint Hub Sites heeft veel impact op de manier waarop we nu digitaal samenwerken. Een SharePoint Hub Site maakt het groeperen van meerdere andere sites mogelijk. Resultaat:

• Een generieke navigatiestructuur op alle gegroepeerde sites
• ‎Een uniform thema en logo binnen de site hub
• ‎Aggregatie van nieuwsitems vanuit alle sites die gekoppeld zijn aan de hub

Het koppelen van een nieuwe site aan de hub site is zeer eenvoudig en kan door de sitebeheerder van desbetreffende site gedaan worden.

Enkele nieuwe ontwikkelingen gerelateerd aan SharePoint Modern Sites zijn:

• ‘E-mail News Digest’: het bundelen en versturen van meerdere nieuwsitems
• Het toevoegen van nieuwsitems via de SharePoint Native Mobile app
• Het goedkeuren en later publiceren van nieuwsitems
• Notificaties en meldingen van nieuw geplaatste items

Beheer en dataclassificatie in O365

De afgelopen tijd zijn er veel functionaliteiten toegevoegd die nog niet 100% beheerd kunnen worden via het Office 365 Admin-portaal. Op de bijeenkomst van Microsoft Ignite werd al aangekondigd dat er een nieuw Admin Center beschikbaar komt (inmiddels al in preview), waarmee je (nog) meer nieuwe functionaliteiten kunt beheren. Met de komst van het nieuwe Admin Center zijn ook Modern Sites (en Communication Sites) via het Admin Center te beheren. Momenteel is dat alleen via Powershell mogelijk.

Microsoft werkt daarnaast ook hard aan de dataclassificatie. Daarmee kun je binnenkort centraal labels toekennen aan SharePoint sites. Aan die labels kan bijvoorbeeld een retentiebeleid worden gekoppeld. Microsoft heeft tevens aangekondigd de labels in Azure Information Protection (AIP) te zullen integreren met de labels in Office 365. Dit nieuwe product krijgt de naam Microsoft Information Protection (MIP).

Het automatisch toekennen van labels (licentie E5) is weliswaar nu al mogelijk, maar de functionaliteit zal volgend jaar verder uitgebreid worden met de ondersteuning voor documenteigenschappen in SharePoint. Op dit moment werkt automatische classificatie alleen op basis van de documentinhoud. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarbij creditcardnummers en/of persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld en gelabeld dienen te worden.