Burgers én ambtenaren eisen een betere, digitale dienstverlening. Gemeenten kunnen met minder, modernere, gestandaardiseerde applicaties slimmer, efficiënter en toekomstgericht burgers helpen. Ze zullen dan wel hun bestaande architectuur drastisch moeten aanpassen.
Een gemeente is een ingewikkelde organisatie die enorm veel verschillende producten en diensten aanbiedt. Van paspoort- en vergunningenuitgifte, via jeugdzorg, inkoop van diensten en belastingen tot het communiceren van beleid. De lijst lijkt eindeloos. Voor alle processen en producten worden er wel honderden applicaties van verschillende leveranciers gebruikt. Er is juist behoefte aan een eenvoudige omgeving, met standaard bouwblokken voor een betere ketenintegratie. Gemeenten zijn helaas vaak gevangen in een oude, complexe IT-architectuur. Dat zet een rem op de gewenste modernisering.
Processen en klantbeeld vereenvoudigd
Burgers willen het liefst één website waar ze kunnen communiceren en zelf zaken doen. Aan de andere kant willen gemeenten een integraal klantbeeld dat het hele applicatielandschap bestrijkt. Hierdoor hoeft niet meer in een woud aan applicaties gezocht te worden. Via moderne, gestandaardiseerde CRM-toepassingen kan continu de status van verschillende producten ingezien worden. Bijvoorbeeld dat meneer Smit een kapvergunning in aanvraag heeft en zijn rijbewijs nog niet geleverd is.
Documenten en archivering centraal
Documenten zijn voor veel gemeenten de hoeksteen van de bedrijfsvoering. Ieder gemeente-onderdeel heeft zijn eigen processysteem en elk proces heeft zijn eigen documentsysteem. Soms zit dat in een fileshare en soms is dat in een zaakproces geregeld. Dat geldt ook voor archivering. Deze versnippering komt de efficiency en wendbaarheid van de organisatie niet ten goede. Ook hier zou één centrale dienst over het applicatielandschap heen de gewenste vereenvoudiging betekenen.
Datagedreven besturen
Door deze centralisering en ontsnippering van data komt datagedreven besturen ook een stap dichterbij. Beleid op basis van data is voor de meeste gemeenten een hot topic, maar zolang alle data in verschillende applicaties zitten, is het moeilijk om goede analyses te maken. Daarvoor zou er een overkoepelende datalaag over nieuwe architectuur moeten worden aangebracht. Hierin zouden data van documenten, processen, communicatie en IoT samen moeten komen.
Standaard bouwblokken in een modulair landschap
Hoe zet je de stap naar de gemeente van de toekomst? Door de gebruikte ERP’s en zaaksystemen opnieuw tegen het licht te houden en te kijken of deze vervangen kunnen worden door standaard bouwblokken zoals beschreven in de GEMMA 2-informatiearchitectuur. Deze blokken zijn modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbare delen van softwaresystemen. In een moderne, nieuwe architectuur zou zoveel mogelijk modulair moeten zijn, waardoor gemeenten flexibel kunnen schakelen met toepassingen. Key2Belastingen is waarschijnlijk te complex om een standaardoplossing van te maken, daar zal dan een puntoplossing van gemaakt worden. Maar met veel andere zaaksystemen is dat wel te regelen.
Nu aan de slag met de toekomst
De toekomst van de gemeente kunt u nu inrichten. Hiervoor is het zaak om alle processen tegen het licht te houden en te bepalen welke bouwblokken nodig zijn. Zo zijn er generieke bouwblokken te maken voor documentmanagement, archivering, data en klantcontact. Deze zijn in te richten op basis van standaardoplossingen van Microsoft-technologie. Dat deze nieuwe blokken in de cloud staan, maakt de totale architectuur flexibeler. Binnen de cloud kunnen gemakkelijk nieuwe diensten bij elkaar gebracht, gekoppeld en ontkoppeld worden. Past er iets niet in, kan altijd nog een puntoplossing worden toegepast. Het vereist durf om te veranderen en het is ook niet van de ene dag op de andere dag geregeld. Trek de stoute schoenen aan en stap in de toekomst. Jouw burgers én ambtenaren zullen je dankbaar zijn. Nu en in de toekomst.