Tegenwoordig maken de meeste organisaties gebruik van Microsoft Teams voor samenwerking. Microsoft heeft daarom besloten om een extra pakket met functies aan te bieden in de vorm van een Teams Premium-licentie. Maar wat krijg je precies met deze licentie? In dit blogartikel doen we een virtuele onthulling. We delen de functies op in 5 categorieën, te weten:
- Intelligent Meetings
- Customized Meetings
- Secure Meetings
- Premium Events
- Advanced Virtual Appointments.
INTELLIGENT MEETINGS
Intelligent Recap
We brengen veel tijd door in Teams meetings, maar vaak luisteren we naar meetings om op de hoogte te blijven, terwijl we multitasken of andere zaken afhandelen. Om deze Teams meetings productiever en impactvoller te maken, biedt Teams Premium een oplossing in de vorm van Intelligent Recap. Intelligent Recap is aan aangekondigde feature die op dit moment nog niet actief is, de verwachting is dat deze functionaliteit in het tweede kwartaal van 2023 beschikbaar komt.
Deze recap, aangedreven door AI, suggereert actiepunten en verantwoordelijken om opvolging te garanderen. Na afloop worden er slimme opnames gemaakt met automatische hoofdstukken en inzichten, zoals wanneer je naam werd genoemd of een scherm werd gedeeld. Dit helpt je om snel belangrijke momenten van de opname te vinden.
Bovendien is het zoeken verbeterd en meer gepersonaliseerd, hierdoor kan je snel in de transcripties zoeken naar sprekers die voor jou het meest interessant zijn.
Live Translation
Vergaderen met mensen over de hele wereld is tegenwoordig eenvoudiger dan ooit dankzij Microsoft Teams. In Teams-vergaderingen is het mogelijk om gemakkelijk te volgen wie wat zegt met behulp van live ondertiteling en transcripties die aan sprekers zijn gekoppeld. Maar, wanneer je presenteert aan mensen die verschillende talen spreken, kan het een uitdaging zijn om een soepel gesprek te voeren.
Teams Premium biedt een oplossing met live-vertalingen voor ondertiteling. Deze door AI aangedreven functie vertaalt in real-time 40 gesproken talen, waardoor deelnemers ondertiteling in hun moedertaal kunnen lezen. Als een vergaderorganisator over een Teams Premium-licentie beschikt, kunnen alle aanwezigen profiteren van live vertaalde ondertiteling.
Deze functie helpt om taalbarrières te overbruggen en zorgt ervoor dat internationale vergaderingen en telefoongesprekken naadloos verlopen.
Business Value: De intelligent recap gaat ontzettend helpen bij het op de hoogte brengen van gebruikers die een Teams meeting gemist hebben. Normaliter zou een gebruiker een hele recording moeten bekijken om er zeker van te zijn dat deze niet gemist heeft. Intelligent recap neemt deze tijdsinvestering weg en levert de genodigden een korte, bondige & gepersonaliseerde ervaring. Voor multinationals is de live translation een geweldige toevoeging, de taalbarrières om internationaal met elkaar samen te werken vervalt volledig voor alle gebruikers die live translation functionaliteit kunnen gebruiken.
CUSTOMIZED MEETINGS
Meeting Templates
Teams meetings zijn niet “one size, fits all”. Je zou niet naar een koffiezaak gaan voor een vertrouwelijke Teams-meeting of een auditorium voor een één-op-één gesprek. Vaak gebruiken we bij het plannen van een Teams-meeting gewoon de standaardinstellingen. Gebruikers kennen de vergaderinstellingen niet, of het instellen van vergaderinstellingen vinden ze te onhandig en tijdrovend.
Meeting-templates in Teams Premium helpen je automatisch de juiste ervaring voor je Teams- meeting te creëren. De meeting-templates zijn eenvoudig aan te passen en te beheren door jouw Teams Admin. Tijdens het organiseren van jouw Teams-meeting, kan je meteen de juiste meeting-template (bijvoorbeeld een stand-up of een vertrouwelijkgesprek-template) selecteren en de instellingen worden automatisch toegepast. Dit vermindert de tijd en het denkproces om de Teams-meeting ingesteld te krijgen. Met meeting-templates kunnen organisaties er zeker van zijn dat Teams-meetings voldoen aan de governance van jouw organisatie.
Custom Branding
Je kantoorruimte, je visitekaartje en de persoonlijke items op je bureau geven allemaal een beeld van je bedrijfsidentiteit. Zou dit niet ook van toepassing moeten zijn op je virtuele ontmoetingen? Teams Premium maakt het mogelijk om je meetings te personaliseren met aangepaste branding in de Teams meeting lobby. Binnen het Teams Admin Center kan je een customization policy toevoegen waarin je je logo, een achtergrond en de kleurcode van de Teams-gebruikersinterface kan bepalen. Sterker nog, je hebt de mogelijkheid om meerdere customization policies aan te maken, waardoor je de flexibiliteit hebt om voor verschillende afdelingen of bedrijfsonderdelen een unieke uitstraling te hanteren.
Business Value: Custom branding levert een sterker online bedrijfsidentiteit, daarnaast komt een custom branded lobby professioneler over dan wanneer een organisatie de default van Microsoft gebruikt. Meeting templates helpen daarnaast bij aan het gebruiksgemak van de gebruiker. De meeting templates, maken het mogelijk om op een laagdrempelige manier Teams meetings op maat te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een business update waar de opname automatisch gestart wordt.
SECURE MEETINGS
Advanced Meeting Protection
Wanneer je een nieuwe Teams meeting moet organiseren, lijkt het eenvoudig: maak een nieuwe Teams-meeting aan en stuur de uitnodiging, toch? De realiteit is echter dat sommige Teams-meetings zakelijke, gevoelige informatie bevatten die wordt gedeeld op het scherm of besproken in de managementmeetings. Financiële discussies en niet-openbaar gemaakte producten/diensten zijn voorbeelden van inhoud die waarschijnlijk extra beveiligd dient te worden om ervoor te zorgen dat de inhoud niet breed gedeeld wordt.
Met advanced meeting protection in Teams Premium kun je nu vertrouwelijke Teams-meetings beveiligen. Met nieuwe vergaderopties zoals watermerken om lekken te voorkomen en het beperken van wie opnames kan maken, krijg je extra bescherming om de Teams-meeting privé te houden. Voor Microsoft 365 E5-klanten met de meest geavanceerde beveiligingseisen, kunnen bestaande Microsoft Purview Information Protection sensitivity labels worden gebruikt om relevante vergaderopties automatisch toe te passen. Dit maakt het opzetten van beschermde Teams-meetings nog eenvoudiger: selecteer simpelweg één van de bekende sensitivity labels die je al gebruikt om gevoelige data in Microsoft 365 te beschermen en laat de automatisering het overnemen. Compliance-beheerders kunnen hun bestaande labels bewerken in het Security and Compliance Center om de vergaderopties af te dwingen die moeten worden toegepast wanneer het label wordt gebruikt in een Teams-meeting.
Business Value: Met Advanced meeting protection kunnen organisaties op een veilige manier Teams meetings organiseren en informatie gedeeld worden via het scherm of de chat. Hierdoor kunnen organisaties onbezorgd gevoelige informatie bespreken in Teams meetings die daarvoor zijn ingericht.
PREMIUM EVENTS
Webinar Registration
In de wereld van constante communicatie en afleiding kan het een uitdaging zijn om de aandacht van deelnemers vast te houden, of het nu gaat om medewerkers of potentiële klanten. Teams Premium biedt Advanced Webinars die een herkenbare en veilige ervaring combineren met nieuwe host- en event management controls, waardoor het gemakkelijker wordt om met deelnemers in contact te komen.
De webinar registratie-ervaring is verbeterd met een wachtlijst voor registratie, handmatige goedkeuring en aanpasbare start- en eindtijden voor registratie. Dit maakt het plannen en beheren van evenementen eenvoudiger. Om deelnemers enthousiast te maken, kunnen geautomatiseerde herinneringsmails met webinardetails en een deelnamelink voorafgaand aan het evenement worden verzonden.
Virtual Green Room
De virtuele green room stelt hosts en presentatoren in staat om achter de schermen af te stemmen. Zo kunnen ze de Q&A volgen, deelnemersinstellingen beheren en inhoud bekijken, voordat het evenement begint. De deelnemers worden ondertussen begroet met een welkomstscherm en kunnen met elkaar en de presentatoren communiceren via chat en Q&A.
Teams Premium’s Advanced Webinars biedt dus een uitgebreidere ervaring voor de hosts, presentator en de deelnemers, zowel voor, tijdens als na het evenement.
Business Value: Premium events zorgen ervoor dat webinars via Teams soepeler gaan verlopen, omdat hosts met elkaar kunnen communiceren in de virtuele green room. Daarnaast zal de deelnemersbetrokkenheid verhoogd worden omdat deelnemers meer ‘touchingpoints’ hebben met de webinar en jouw organisatie.
ADVANCED VIRTUAL APPOINTMENTS
Wat is Virtual Appointments?
Virtueel afspreken met klanten, cliënten en patiënten biedt nieuwe kansen binnen Teams voor beroepen die op basis van afspraken werken. In Microsoft 365 biedt Virtual Appointments de mogelijkheid om klanten & medewerkers afspraken te laten plannen. Klanten kunnen dan vervolgens via de webbrowser deelnemen aan de online afspraak op basis van Microsoft Teams. Teams Premium biedt een geavanceerde versie van Virtual Appointments voor een betere beheerervaring.
Advanced Features
Teams Premium maakt het mogelijk om SMS-herinneringen te versturen. Daarnaast hebben afspraakplanners de mogelijkheid om vanuit de Virtual Appointments app in Microsoft Teams de geplande en on-demand virtuele afspraken te beheren, inclusief geavanceerde functies zoals afspraakwachtrijen.
Bovendien kunnen bedrijven met Teams Premium gebruikstrends en de geschiedenis van virtuele afspraakervaringen analyseren, zoals no-shows en wachttijden.
Business Value: Omdat klanten middels SMS herinnerd kunnen worden, neemt het aantal no-shows af. Daarnaast dragen de afspraakwachtrijen en de analyses hierop bij aan een hogere klanttevredenheid en wordt de werkdruk voor de medewerkers bewaakt.