IT: van bottleneck naar organisatieversneller

‘Elk bedrijf is een technologiebedrijf’, schreef technologie-ondernemer en auteur Peter Hinssen. Waarom? Omdat elk bedrijf tegenwoordig hoogst efficiënt moet zijn én een groot aanpassend vermogen moet hebben om zich staande te kunnen houden in een markt die continu in beweging is. De enige weg die tot die grotere efficiëntie en flexibiliteit leidt, loopt via IT. Alles draait om IT. Loopt jouw IT met de juiste snelheid voorop, dan doet jouw organisatie dat ook. Sjokt jouw IT overal achteraan, dan snelt de hele business uiteindelijk aan je voorbij.

Hierdoor staan IT-afdelingen en -organisaties meer dan ooit onder druk om applicaties steeds sneller te realiseren en implementeren, zodat initiatieven vanuit de markt en het bedrijfsleven optimaal ondersteund worden. Helaas vormt IT hierbij vaak de bottleneck. Dat moet veranderen!

De Theory of Constraints: wees geen Herbie!

In het boek ‘Het Doel’ van managementgoeroe Eliyahu Goldratt wordt bovenstaande bevinding op een treffende manier weergegeven met een metafoor: Hoofdpersoon Alex gaat als begeleider mee op een padvinderskamp van zijn zoontje Dave. De groep loopt een lange tocht naar het kampterrein. Ze willen hun doel voor het donker bereiken. Omdat de weg ernaartoe heel smal is, moeten alle padvinders achter elkaar lopen. Na een tijdje blijkt dat er steeds gaten vallen tussen de jongens. Sommigen lopen zonder enige moeite met een stevig tempo door. Anderen moeten telkens een stukje rennen om bij de groep te blijven. Alex vraagt zich af wat hij kan doen om de groep bij elkaar te houden.

Eén jongen, Herbie, een wat molliger manneke dat een zware rugzak met proviand met zich meesjouwt, is duidelijk de langzaamste. Hij is weliswaar óók de sterkste van allemaal, maar hij kan de snelheid van de jongens voor hem niet bijhouden. Tegelijkertijd houdt hij de jongens op die achter hem lopen. Niet veel later beginnen de snellere padvinders te klagen: Herbie moet nu eindelijk eens flink doorlopen. Daarop zegt Alex dat ze samen een oplossing moeten vinden waardoor Herbie beter op kan schieten, zodat de groep als geheel sneller vooruitkomt.

Bron afbeelding: Ganesh Gopal & Samuel Willie

Uiteindelijk besluiten de padvinders om Herbie van zijn zware rugzak af te helpen: ze verdelen de inhoud over alle groepsleden. Zo kan Herbie net zo snel doorlopen als de rest. Hij vormt niet langer de bottleneck. Sterker nog: eenmaal van zijn last bevrijd is hij nu zelfs in staat om voorop te lopen en de hele groep aan te sturen en te motiveren. Herbie is op slag veranderd in zijn supersnelle naamgenoot, de beroemde Volkswagen Kever met nummer 53. Maar nu is hij zelfs nummer 1: altijd meteen paraat waar nodig.

IT is de Herbie van de organisatie

De theorie van Goldratt richt zich op de optimalisatie van een productieproces met verschillende organisatieafdelingen. Zijn theorie kan prima vertaald worden naar de rol van de IT-afdeling in de hedendaagse organisatie. Ga maar na: op het moment dat de business sneller gaat dan de IT (Herbie) kan bijbenen, gaat een deel van de organisatie zijn eigen weg (de twee jongens voorop in het plaatje).

Dat betekent dat de zogenaamde shadow-IT in jouw organisatie gestaag toeneemt, met alle (veiligheids)risico’s van dien. Andere afdelingen blijven vragen om oplossingen voor hun vraagstukken, die jouw IT wederom niet snel genoeg kan leveren. Dat zijn de jongens achter je, die sneller door willen én kunnen lopen. Uiteindelijk leidt dit tot ontevreden interne klanten. De rugzak van Herbie staat symbool voor de bestaande, veelal logge IT-infrastructuur en applicaties, die het snel inspelen op de behoefte en vraag in de weg staan.

Flexibiliteit door vraagsegmentatie

Marktonderzoeksbureau Gartner erkent dat applicaties en toepassingen fundamenteel van elkaar verschillen op basis van hoe ze ingezet worden. Je kunt applicaties segmenteren naar de vraagstukken die ermee worden opgelost en naar de mate waarin de applicaties aan verandering onderhevig zijn (de zogenaamde pace layering strategy). Een financieel proces zal in de loop der tijd maar weinig veranderen. Voor een dergelijke applicatie zijn de eisen aan IT duidelijk en stabiel.

Heel anders is het met een applicatie die de samenwerking en het snel delen van informatie moet ondersteunen. Bij zo’n oplossing moet IT juist sterk gefocust zijn op de snelheid waarmee je de oplossing kunt aanbieden en op het voortdurend aanpassen aan de steeds veranderende organisatiebehoeften.

Deze vereiste flexibiliteit stelt hoge eisen aan je technische platform. Cloud-platformen zoals Microsoft Office 365 en Azure voldoen uitstekend aan die eisen. Organisaties die cloud computing op deze manier inzetten, zijn duidelijk flexibeler en presteren beter én sneller dan concurrenten die dit niet doen. Dat concludeert Harvard Business Review in een enquête onder haar lezers.

Moderne IT: van statisch beheer naar flexibele regie

Veel IT-afdelingen worstelen met de hedendaagse pijlsnelle ontwikkeling van de informatietechnologie. Daardoor beschikt lang niet iedere IT-afdeling over alle benodigde end-to-end kennis van de IT-infrastructuur en het applicatielandschap. De juiste externe ondersteuning zorgt ervoor dat de interne IT zich kan focussen op interactie met de organisatie en het realiseren van nieuwe diensten met meer toegevoegde waarde, in plaats van op het dagelijks beheer van het IT-landschap.

De rol van de IT’er concentreert zich nu steeds meer op de regie: het stellen van de juiste prioriteiten en het proactief aansturen van organisatieprocessen. Daarbij ligt de focus op het versneld ontwikkelen van nieuwe en innovatieve IT-oplossingen. Zo kan ad hoc ingespeeld worden op de steeds veranderende behoeften en wordt de implementatiesnelheid van de benodigde applicaties verhoogd. Op deze manier blijft je organisatie als geheel een relevante speler op de markt.

Leg als IT-afdeling daarom de focus op flexibele regie van oplossingen in plaats van op statisch beheer van een bestaand log en zwaar systeem. Segmenteer applicaties én infrastructuur, al naar gelang de vraag en de behoeften. Leg verantwoordelijkheden bij de juiste organisatiedelen en geef (beheer)taken in handen van partners die de benodigde Managed Services bieden. Met een dergelijke regie garandeer je een goede verdeling van de ‘IT-last’ en maak je een snelle levering van de benodigde applicatie-infrastructuur aan de organisatie mogelijk, waar en wanneer dat maar nodig is. Zó bevrijd je – net als Herbie – jouw organisatie van die zware rugzak!