Sinds dit najaar is Viva Goals beschikbaar als onderdeel van de Microsoft Viva suite; het employee experience platform van Microsoft. Viva Goals is een tool waarin je organisatiedoelen inzichtelijk kunt maken voor alle medewerkers, de voortgang kunt bijhouden en de doelen kunt koppelen aan teams en/of medewerkers. Door organisatiedoelen eenvoudig inzichtelijk te maken voor alle medewerkers kunnen medewerkers zien waar collega’s aan werken en wat de status is van de gestelde doelen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers meer betrokken zijn bij de (strategische) organisatiedoelen en de werkzaamheden van andere collega’s. Mochten er wijzigingen plaatsvinden, dan zijn deze direct zichtbaar. Zo is iedereen op de hoogte van de meest up-to-date informatie.
Naast het delen van (strategische) organisatiedoelen, is het ook mogelijk om doelstellingen op te stellen op persoonlijk- of teamniveau. In deze blog gaan we in op het inzichtelijk maken van organisatiedoelen. Met de start van een nieuw jaar, komen ook organisatiedoelstellingen. Een mooi moment voor directieleden om Viva Goals in te zetten om de rest van de organisatie mee te nemen in de plannen.
Voordelen van Viva Goals:
- De organisatiedoelen zijn inzichtelijk voor alle medewerkers;
- Medewerkers zijn hierdoor meer betrokken bij de (strategische) organisatiedoelen;
- Medewerkers kunnen zien waar collega’s aan werken en wat de voortgang is van de gestelde doelen en kernresultaten;
- De doelen worden hiermee ook onderdeel van het dagelijks werk;
- Medewerkers met een bepaalde expertise zijn makkelijk vindbaar, dit stimuleert interactie.
AAN DE SLAG MET VIVA GOALS
De tool Viva Goals is gebaseerd op het OKR-raamwerk (Objectives en Key Results). Dit is een bewezen raamwerk voor het opstellen van organisatiedoelen, waarmee je afstemming en focus, een productieve en betrokken werkcultuur en succesvolle bedrijfsresultaten stimuleert. Volgens dit raamwerk stel je doelstellingen vast op organisatie-, team- en individueel niveau.
Voordelen van het OKR-raamwerk:
- De focus verschuift van output naar impact;
- Creëert een cross-functionele samenwerking die richting geeft en samenwerking verbetert;
- Helpt organisaties risico’s te verlagen en veranderingen snel toe te passen;
- Maakt de doestellingen transparant en meetbaar binnen de organisatie en zorgt ervoor dat medewerkers eigenaarschap krijgen over gestelde doelen.
Wil je meer weten over hoe je OKR’s opstelt en bewerkt binnen Viva Goals? Klik hier voor de Microsoft instructie (inclusief korte video).
MAAK VIVA GOALS BESCHIKBAAR IN MICROSOFT TEAMS
Viva Goals is te benaderen via goals.microsoft.com. Er is geen desktop app beschikbaar. Net als de andere Viva apps, kun je Viva Goals ook gebruiken vanuit Microsoft Teams. Zo verlies je geen tijd met heen en weer schakelen tussen apps en kun je vanuit jouw Microsoft Teams samenwerkomgeving direct doelen inzien en bijhouden. Klik hier om te lezen hoe je Viva Goals als app toevoegt in Microsoft Teams. Wil je meer weten over hoe je Viva Goals gebruikt in Microsoft Teams? Lees deze Quickstart Guide.
Viva Goals app in Microsoft Teams
Viva Goals notificaties via de Teams chat
Via de Teams chat word je op de hoogte gehouden van jouw voortgang en ontvang je notificaties over de status van jouw doelen. Wil je geen notificaties ontvangen, dan kun je de meldingen dempen via de chat instellingen.
Viva Goals updates delen via de Teams chat
Viva Goals heeft ook een Teams chat messaging extension, waardoor je gemakkelijk kan communiceren met je collega’s over doelen via de Teams chat. Hieronder zie je een voorbeeld van een Teams chatbericht. Hoe je de voortgang van doelen deelt via de Teams chat lees je hier.
SCHAKEL INTEGRATIES MET ANDERE PLATFORMEN EN APPS IN
In Viva Goals zijn er, naast Microsoft Teams, ook integraties mogelijk met andere platformen en apps om het proces zo eenvoudig en effectief mogelijk te maken. Zo kun je Viva Goals ook met Azure DevOps integreren. Om gebruik te kunnen maken van integraties, moet je deze eerst goedkeuren in de instellingen van Viva Goals. De integraties kun je goedkeuren in de Admin-instellingen van Viva Goals onder de tab Integraties.
Er zijn een hoop integraties mogelijk zoals Jira, Salesforce en Trello. Voor de volledige lijst, klik hier.
IMPLEMENTEER MICROSOFT VIVA GOALS BINNEN JOUW ORGANISATIE
Wil jij Viva Goals implementeren in jouw organisatie? Dan is een goede voorbereiding én adoptie key voor het succes. Microsoft biedt een hoop kennis en tools aan om jouw implementatie tot een succes te maken die we graag met je delen:
- Volg het Get started with Viva Goals learning path op Microsoft Learn.
- Volg het OKR Leadership Program op Microsoft Learn.
- Lees de Viva Goals Adoption Guide.
Belangrijke onderdelen in het implementatieproces:
- Stel OKR’s op voor jouw organisatie: stel organisatiedoelen op voor komende periode.
- Formeer je team: haak de juiste mensen aan voor een succesvolle implementatie en een waardevolle adoptie. Klik hier voor een overzicht van de rollen.
- Stel een OKR periode in: stel in Viva Goals in voor welke termijn je de doelen wilt opstellen, bijvoorbeeld per kwartaal, halfjaarlijks of op jaarbasis. Dit kun je in het Viva Goals Admin Center invullen.
- Configureer jouw OKR model: stel het gewenste OKR model in op het Admin Dashboard in Microsoft Viva. Hiermee kun je bepalen hoe de OKR hiërarchie eruit ziet in Viva Goals.
- Maak een uitrolplan: zorg dat je een goede adoptiestrategie opstelt en uitvoert binnen de organisatie met de Viva Goals Adoption Guide.
- Stel rollen en rechten in: stel in wie welke rechten krijgt. Hier en hier vind je meer informatie. We adviseren om het aanmaken van organisaties te beperken voor enkel de admin. Lees hier hoe je dit doet.
- Maak en bewerk teams: maak de teams en teamdoelstellingen aan, koppel ze aan de juiste personen en hou de voortgang bij. Klik hier voor de instructie.
- Nodig je medewerkers uit: om Viva Goals te gaan gebruiken, moeten medewerkers worden uitgenodigd.
VIVA GOALS ANALYTICS
Viva Goals biedt ook een mooi dashboard met OKR Program analytics om de voortgang binnen de organisatie in te zien. Stel de gewenste periode in en zie wat de organisatie al bereikt heeft. Om deze analytics in te kunnen zien, moet je Organization Administrator zijn. Klik hier voor meer analytics voorbeelden.
MEER VAN VIVA
We hopen dat je meer te weten bent gekomen over hoe je Viva Goals in kunt zeten voor het delen van organisatiedoelen en enthousiast bent om dit binnen jouw organisatie in te zetten. Hulp nodig of vragen? Neem dan vooral contact met ons op.
Houd daarnaast de InSpark blogs in de gaten of volg de informatie op de Viva website van Microsoft.