Welkom Microsoft Teams

Office 365 verwelkomt Microsoft Teams! Een nieuwe service om samen te werken binnen Office 365. Aangekondigd in New York op 2 november 2016. Microsoft neemt de lancering en inzet van Teams ongelofelijk serieus. Dit is terug te zien in de aankondiging door niemand minder dan Microsoft CEO Satya Nadella. Daarnaast valt de directe beschikbaarheid van Apps voor alle mobile devices en Windows 10 op. Dit is redelijk ongehoord voor Microsoft. De App voor SharePoint werd namelijk eerst voor iOS gelanceerd en sinds kort pas voor Android.

Hoe is Microsoft Teams ontstaan?

Voornamelijk door de aanwezigheid van Slack. De concurrent van Microsoft op het gebied van Social. Microsoft heeft natuurlijk Yammer, maar Slack spreekt enorm tot de verbeelding bij een jongere generatie door een andere manier van communiceren. Daarnaast is Yammer meer ingericht, qua communicatie, als Facebook en Slack is volledig gebouwd op chat. Slack brengt daarnaast een fun factor met zich mee zoals het gebruik van giphy en ondersteuning van externe services. Persoonlijk was ik nooit erg onder de indruk van Slack maar ik begreep zeker het succes.

Microsoft heeft nu een antwoord op Slack met Microsoft Teams. In deze blog neem ik jullie mee binnen Microsoft Teams en de krachtige functionaliteit rondom samenwerken. Aangezien Microsoft Teams niet de enige manier van samenwerken is binnen Office 365 (Yammer, Groups en SharePoint iemand?) ga ik in een vervolgblog dieper in op het maken van de juiste keuzes.

Teams & kanalen

Microsoft Teams wordt opgebouwd door teams & kanalen. Het aanmaken van een Team is erg eenvoudig. Met één klik op de knop ben je in staat een nieuw Team aan te maken:

Daarna verschijnt de mogelijkheid om leden toe te voegen:

Een leuke extra functionaliteit is het onmiddellijk kenmerken van leden als eigenaar. Handig! De Teams zijn standaard gesloten. Er is nog geen optie aanwezig om dit aan te passen. Je moet dus echt collega’s uitnodigen om te participeren. Mijn verwachting is dat je na de preview van Microsoft Teams in staat bent een keuze te maken om een Team openbaar te maken. Pin mij er alleen niet op vast.

Wat gebeurt er nu precies op de achtergrond met het aanmaken van een Team? Microsoft Teams is gebouwd op het Office 365 Groups framework. Er wordt dus een Office 365 Group aangemaakt inclusief een moderne SharePoint Team Site. Dit is echt fantastisch nieuws want je bent direct in staat diverse krachtige Office 365 services toe te passen. Je ontvangt namelijk, out-of-the-box, de volgende functionaliteit binnen Teams:

• Moderne SharePoint Team Site
• Planner
• Chat via Skype for Business
• Agenda via Exchange

Je bent wel in staat om een Team te koppelen aan een bestaande Group. Deze Group dient Private te zijn en jij dient de eigenaar te zijn.

De kracht van Microsoft Teams zit echt in de eenvoud van de communicatie aan de hand van chat. Het onderstaande figuur toont een voorbeeld:

Zoals je ziet heb je de standaard opties rondom het plaatsen van tekst zoals kleuren, dikgedrukte tekst en opsommingstekens. Niet erg spannend. Het wordt pas echt leuk als je op het smiley icoon klikt:

Je beschikt over diverse stickers, giphy en memes. Persoonlijk word ik hier altijd erg vrolijk van. Het verhoogt de fun factor en maakt het gebruik van Microsoft Teams daardoor laagdrempelig. Let op: Deze wijze van communiceren werkt niet voor alle organisaties. Meer hierover in mijn vervolgblog.

Een Team wordt standaard geleverd met een kanaal genaamd General. Deze is handig voor algemene vragen en informatie rondom, in dit geval, de Moderne Werkplek. Indien je gericht wilt samenwerken over een bepaald onderwerp, zoals Office 365 Apps, dan maak je een nieuw kanaal aan. Dit werkt op dezelfde wijze als het aanmaken van een Team. De leden van de Team zijn automatisch lid van het kanaal.

Tabbladen

De diverse onderdelen van een kanaal wordt weergeven aan de hand van tabbladen:

De standaard tabbladen zijn conversaties, bestanden (SharePoint documentenbibliotheek) en notities (OneNote).

Conversaties

Het tabblad conversaties stelt, zoals je hierboven hebt gelezen, de leden in staat om informatie te delen en vragen te stellen. Een erg leuke en handige toevoeging is het opstarten van een digitale meeting met alle leden van het Team:

Iedereen ziet de start van een digitale meeting in het kanaal en heeft de optie om deel te nemen.

Bestanden

Je gebruikt het tabblad bestanden voor, geen verassing uiteraard, het opslaan van documenten. Je bent in staat meerdere documenten tegelijkertijd te verslepen (drag & drop) of individueel te uploaden. Vanuit dit tabblad heb je de mogelijkheid om het document te bewerken in de lokale Office applicatie of de browser.

Notities

Notities opent een lege OneNote Notebook. Je plaatst hier je notities rondom het onderwerp van het kanaal. Door het openen van de OneNote in de lokale applicatie wordt deze ook offline beschikbaar. Super!

Extra tabbladen

Het werken met tabbladen is in mijn ogen een ‘game changer’. Je hebt namelijk de volgende mogelijkheden:

• Koppelen van een Office document;
• Werken met taken door middel van Planner;
• Koppelen van een Power BI dashboard;
• Tonen van de inhoud van een SharePoint documenten bibliotheek;
• Koppelen van Team Services.

Mijn favoriete tab is het koppelen van een Office document. Stel je voor, je werkt gezamenlijk aan een presentatie rondom de Office 365 Apps. Je hebt deze toegevoegd in het bestanden tabblad van het kanaal. Hieronder zie je de diverse opties van de presentatie:

Klik nu op Make this a tab en voilà:

De presentatie heeft haar eigen tabblad gekregen en deze is inzichtelijk voor alle leden van het Team. Om het geheel nog krachtiger te maken zie je in het voorbeeld, aan de rechterkant, een conversatie tab. Je bent nu in staat om met meerdere personen over de inhoud van de presentatie van gedachten te wisselen. Wil je bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren? Geen probleem. Je opent de presentatie in PowerPoint Online of in de lokale Office applicatie. Het onderstaande voorbeeld toont een overzicht van een aantal interacties rondom de presentatie:

De conversaties worden ook getoond in het kanaal zodat andere leden ook op de hoogte zijn van de inhoud. Hierdoor blijft iedereen op de hoogte en gaat informatie niet verloren.

Bots

Microsoft Teams wordt opengezet voor het Bots framework. Standaard wordt T-Bot meegeleverd. Hij helpt je met het beantwoorden van vragen zoals hieronder te zien is:

Erg handig voor mensen met vragen over de werking van Microsoft Teams. Het werken met T-Bot werkt snel en is eenvoudig.

Tijdens de demonstratie in New York werd ook een bot genaamd Who Bot getoond. Deze bot is gericht op het vinden van personen door bijvoorbeeld expertisegebieden. Hier is een koppeling met de Microsoft Graph en het Delve Profiel aanwezig. Deze bot gaat echt een doorslaggevende factor worden in de adoptie van Teams. Mensen zijn namelijk continu op zoek naar de juiste personen voor informatie of om mee samen te werken. Jouw leven wordt straks door Who Bot veel eenvoudiger gemaakt. Uiteraard wel belangrijk om de profielen van de medewerkers volledig in te vullen. Who Bot is op dit moment alleen nog niet beschikbaar voor het publiek.

Conclusie

Als je door het bovenstaande nog niet enthousiast bent geworden dan is er nog meer:

• Integratie met Connectoren zoals Twitter, MailChimp en nog veel meer.
• Overzicht van al jouw meetings binnen de diverse Teams.
• Integratie met OneDrive for Business inclusief overzicht documenten van jouw Team Sites.
• Reacties overzichtelijk bij elkaar weergegeven (Threaded conversations).
• Het bewaren van conversaties om later rustig terug te lezen.

Afgezien van de vele mogelijkheden van Microsoft Teams zijn de volgende feiten belangrijk om te beseffen:

• Een nieuw kanaal wordt toegevoegd als folder in de centrale documentenbibliotheek.
• Het verwijderen van een kanaal heeft geen impact op de opgeslagen content.
• Het verwijderen van een Team verwijdert de achterliggende Group inclusief content!

Ondanks de previewfase van Microsoft Teams ben ik erg onder de indruk. Het voelt compleet en is laagdrempelig. De integratie met Office 365 Groups is een ongelofelijke slimme zet geweest. Hierdoor worden de mogelijkheden eindeloos. Hieronder vind je de snelkoppeling naar de officiële Microsoft Teams site:

https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

Heb je interesse om Microsoft Teams te gebruiken? Wil je meer leren of weten? Neem dan contact op met mij en dan maken wij een afspraak.

Direct proberen? Om als eerste de kracht van deze nieuwe tool te ervaren, bieden wij nu tijdelijk een Proof of Concept van Microsoft Teams. Zo kun je snel en voordelig met Microsoft Teams aan de slag.