Samen naar een moderne informatievoorziening

Onze gemeentes willen flexibeler zijn, sneller kunnen innoveren en makkelijker informatie verzamelen voor analyses. We hebben daarom gekozen voor een platformfirstbeleid waarin het Azure-platform van Microsoft centraal staat.”

Reinier Vaneker | Enterprise Architect regio Drechtsteden

Grote ambities

Reinier Vaneker is Enterprise architect bij de regio Drechtsteden. Hij vertelt dat de regio grote ambities heeft, maar daarbij niet zonder een moderne informatievoorziening kan. ‘We willen toegroeien naar een smart society, waarin burgers en bedrijven digitaal interacteren met hun gemeente. We willen een digital twin van de 7 gemeenten waarop we interne data en externe databronnen kunnen loslaten op geo-informatie. Voor deze en de vele andere ambities hebben we een geïntegreerd applicatielandschap nodig.’

‘We werken nu met ruim 500 afzonderlijke applicaties in ons landschap die allerlei overlappende functionaliteiten hebben. Zo zijn er alleen al 30 systemen om documenten op te slaan en 80 schermen om producten aan te vragen. Dat zorgt voor risico’s. Het is foutgevoelig, tijdsintensief in beheer en duur vanwege alle licentiekosten. Analyses worden bemoeilijkt doordat informatie is verspreid over verschillende niet-open applicaties.’

Platformfirstbeleid

‘Onze gemeentes willen flexibeler zijn, sneller kunnen innoveren en makkelijker informatie verzamelen voor analyses. We hebben daarom gekozen voor een platformfirstbeleid waarin het Azure-platform van Microsoft centraal staat. Het brengt beheerlasten omlaag en schept ruimte voor innovatie. Maar belangrijker nog: het stelt ons in staat om te werken met generieke componenten en om goed geïntegreerde applicaties te ontwikkelen. Met de generieke componenten op het Azure-platform kunnen we bijna alle processen ondersteunen die nodig zijn om gemeentelijke producten en diensten te leveren – aan burgers, bedrijven of medewerkers. Nieuwe diensten kunnen we hiermee veel sneller vormgeven en bestaande applicaties worden overgezet. Bovendien is het een stuk overzichtelijker.’

Concessies doen

‘Werken met generieke componenten betekent wel concessies doen, want medewerkers krijgen niet altijd de 100% match die ze gewend waren. Het betekent genoegen nemen met een 80% match, die wellicht uitgroeit naar 95%. De voordelen wegen daar echter ruimschoots tegenop. Nieuwe functionaliteiten komen steeds sneller beschikbaar. Het wordt veel makkelijker informatie uit de componenten te halen én om procesflows te koppelen. Stel, iemand vraagt een gehandicaptenparkeerplaats aan, dan kan diegene ook meteen een signaal krijgen dat ze een WMO-uitkering kan aanvragen. Zo kunnen gemeentes steeds servicegerichter werken. En we kunnen beter voldoen aan strengere regelgeving, zoals de AVG en de BIO. De kleinere nichespelers in de softwarewereld kunnen dat vaak niet – die hebben de middelen niet om aan alle compliancevereisten te voldoen.’

Werken aan bewustwording

‘We zetten nu de basis voor dit nieuwe platformfirstbeleid neer. We werken op 2 sporen. Ten eerste zorgt InSpark voor de technische migratie van de werkplek en het datacenter naar de cloud, een logische basisvoorwaarde voor het platformfirstbeleid. Parallel daaraan zorgen we voor bewustwording binnen de organisatie. Zo willen we nu een concreet succes boeken door binnen een paar maanden een eerste proces met generieke componenten te realiseren. Is dat eenmaal gelukt, dan kan het door het vliegwieleffect heel snel gaan.’

‘Tot die tijd is het soms best een taai proces. De argumenten om voor de oude werkwijze te gaan en niet voor het platform, liggen aan de oppervlakte. Mensen zijn bang voor een vendor lock-in en zijn sceptisch – ze willen eerst resultaat zien. Daarnaast zijn budgetten voor nieuwe applicaties nog altijd geoormerkt en vaak decentraal beschikbaar, wat versnippering in de hand werkt. Daarin moet onze organisatie dus ook veranderen.’

Eerst een businessanalyse

‘Waar we uiteindelijk naartoe willen is dat onze medewerkers, wanneer ze een nieuw te automatiseren proces hebben, met InSpark bellen – of een andere systemintegrator. InSpark gebruikt vervolgens generieke componenten om de applicatie vorm te geven en zorgt voor de integratie met andere processen. We zullen daarin altijd wel iets tegenkomen dat specifiek voor het proces is, een specifieke registratie of workflow. Die functie ontwikkelt InSpark dan op het platform. Zodat de verrijkte generieke componenten beschikbaar komen voor andere gemeentes – ook buiten de regio Drechtsteden. Die gedachte sluit goed aan op de Common Ground.’

‘Dit project is dus nog lang niet afgerond. We staan feitelijk nog maar aan het begin. InSpark zie ik daarin niet zozeer als dienstverlener, maar als de partner waarmee we samen de dienstverlening op een hoger niveau gaan brengen.’

Common Ground: gemeentelijke toekomstvisie

Common Ground is de visie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) op de gemeentelijke informatievoorziening. Common Ground gaat onder meer uit van een componentenarchitectuur met herbruikbare componenten, waar Reinier Vaneker in deze klantcase ook over vertelt. Microsoft sluit hier goed op aan. De VNG heeft daarom een contract met Microsoft afgesloten, waardoor de komende jaren steeds meer gemeentes kunnen profiteren van nieuw ontwikkelde generieke componenten.

De klant
Regio Drechtsteden bedient 7 gemeenten in Zuid-Holland, waaronder grote steden als Dordrecht en Zwijndrecht. Voor de in totaal 300.000 burgers organiseert het samenwerkingsverband onder meer de informatievoorziening.

De vraag
Regio Drechtsteden zocht ondersteuning bij de overstap naar het Azure-platform en Microsoft 365, waarmee de informatievoorziening wordt gemoderniseerd. Door generieke componenten van het Microsoft-platform te gebruiken voor nieuwe en bestaande processen, kunnen de 7 gemeenten flexibeler en datagedreven werken.

De oplossing
We werken samen zowel aan de technische oplossing als aan adoptie in de praktijk. Aan de ene kant is er de technische migratie van het datacenter en de werkplek naar Azure en Microsoft 365 in de cloud. Parallel werken we aan bewustwording en aan eerste concrete successen, zodat ambtenaren meteen de voordelen ervaren.

Het resultaat
De basis voor de moderne informatievoorziening is gefinaliseerd: het datacenter en de werkplek zijn volledig gemigreerd naar het Microsoft-platform. Echter begint nu het echte werk pas. Als samenwerkingspartners ontwikkelen we een heel nieuwe werkwijze.