Samen delen, samen spelen

Naast onze wens om de communicatie te stroomlijnen, waren we op zoek naar een houvast voor de vele projecten waarmee we bezig zijn. Binnen SharePoint tuigden we een projectportaal en teamsites op, waarin alles terug te vinden is, van documenten tot notities en KPI’s. Dat geeft ons veel duidelijkheid."

Ralf Lesscher | Operations Director Joolz

Informatie delen, direct met een collega samenwerken op afstand, op de hoogte blijven van lopende projecten én meteen inspelen op marktontwikkelingen. Uitdagingen waar iedere retailer tegenaan loopt en waar Joolz met IT-partner InSpark de oplossing voor heeft gevonden. Samen creëerden zij, door slim gebruik te maken van Microsoft technologie, zowel een social intranet als een uniek Sales Dashboard.

Alle bouwblokken voor perfecte samenwerking

Soms begint een plan from scratch en in andere gevallen blijkt de basis aanwezig. In dit geval maakte Joolz al gebruik van Office365 voor e-mail. Met één upgrade van het basis- naar een meer compleet Office365 pakket, zijn de bouwstenen voor het intranet gelegd. Alle medewerkers hebben nu toegang tot Microsoftapplicaties waarmee ze direct met elkaar samenwerken en communiceren.
Het intranet MyJoolz opent met één centrale startpagina. Hier staat altijd een up-to-date overzicht van nieuwe collega’s, jarige medewerkers en belangrijke interne informatie. Met een paar klikken ga je naar diverse apps. Denk aan OneDrive voor het raadplegen van documenten, zowel op kantoor als onderweg zonder Wifi. Ook is Yammer, het sociale netwerk van Office365, aan het intranet gekoppeld. Door deze integratie kan nieuws altijd worden gedeeld met een collega, een team of de hele organisatie. De laatste stap was het toevoegen van SharePoint. Daarbinnen is een projectportaal opgetuigd, met teamsites waarop documenten, notities en KPI’s per project terug te vinden zijn.

Precies weten wat er speelt

Met bijna duizend verkooppunten wereldwijd geldt voor Joolz: hoe meer inzicht, hoe beter. Niet alleen voor het salesteam, maar ook voor designers, marketeers en het management. Om snel te kunnen anticiperen op veranderingen in de markt zijn recente verkoopcijfers vanaf alle locaties essentieel.

Door data uit meerdere applicaties onder te brengen in Azure is het voor Joolz makkelijker om in rapportages kruisverbanden te creeeren tussen allerlei bedrijfsgegevens. Zo worden real time gegevens uit Dynamics NAV gecombineerd met sales targets en gepubliceerd in het Power BI-dashboard. Deze is overal beschikbaar en altijd te openen, vanaf ieder device. De app maakt het voor iedereen mogelijk om direct actie te ondernemen, bijvoorbeeld wanneer verkoopcijfers afwijken van verwachtingen.

De moderne werkplek

Binnen de retail sector zien we dat innovatie op meerdere gebieden plaatsvindt, vaak begint dit bij de implementatie van een social intranet. Zodra bedrijven de voordelen ervaren van interne kennisdeling, is een logische vervolgstap het verzamelen en gebruiken van externe kennis in de vorm van data. Joolz is met InSpark het proces van innovatie gestart. Waarbij slim gebruik van Microsoft technologie en data hen steeds dichterbij de moderne werkplek brengt die zij voor ogen hebben.

Partnership met InSpark

“De moderne werkplek” betekent voor iedere organisatie iets anders. Eén ding is zeker, deze werkplek is niet kant-en-klaar en rol je ook niet in één dag uit. Daarom is het van belang te weten wat jouw organisatie nodig heeft. En welke IT-partner exact die oplossing kan bieden.

Omdat Joolz een grotere ambitie heeft dan enkel de implementatie van één oplossing, was in de zoektocht naar de juiste IT-partner het bieden van een totaaloplossing erg belangrijk. InSpark heeft hiervoor niet alleen de kennis, maar ook de ervaring in huis. Het vertrekpunt verschilt per organisatie, maar uiteindelijk vindt innovatie op elk vlak plaats. Voor Joolz de reden om te kiezen voor een langdurige samenwerking met InSpark.

JOOLZ werkte al met Office 365, inclusief Yammer. De gedroomde tool om content te delen werd echter weinig gebruikt. Om de waarde van Yammer aan te tonen, organiseerde Jasper Oosterveld (Cloud Consultant en Microsoft MVP van InSpark) een presentatie en demo voor het sales team. Een aantal medewerkers was op locatie in Amsterdam aanwezig, maar het merendeel haakte online aan, via Skype for Business. Voor het sales team is van Joolz is met name het gebruik van de mobile app van Yammer een belangrijke winst.

Adoptie door medewerkers

Samen met Joolz heeft InSpark workshops gepland om alle afdelingen vanaf de eerste dag te betrekken bij de ontwikkeling van de nieuwe tools. Zij zijn tenslotte degenen die er iedere dag mee zullen werken. Het adopteren van een nieuwe werkwijze gaat niet altijd vlekkeloos. Ook hier zette een workshop deelnemer vraagtekens bij de veranderingen. InSpark wist goed antwoord te geven en werd daarin gesteund door andere deelnemers.

Naast deze groepsworkshops zijn ook een-op-een sessies georganiseerd om alle wensen in kaart te brengen. Na een paar maanden was het dan zover – het intranet MyJoolz ging live. Op de voet gevolgd door het Sales Performance Dashboard.

“Buitendienstmedewerkers zitten niet of nauwelijk achter een bureau, dus het is een groot voordeel dat ze in een handomdraai informatie kunnen delen via hun mobiele telefoon. Dat maakt het heel actueel en toegankelijk.” Lobke Apeldoorn, Sales Director Joolz

Communicatie stroomlijnen en projecten makkelijk managen

Ralf Lesscher, Operations Director Joolz: “Naast onze wens om de communicatie te stroomlijnen, waren we op zoek naar een houvast voor de vele projecten waarmee we bezig zijn. Binnen SharePoint tuigden we een projectportaal en teamsites op, waarin alles terug te vinden is, van documenten tot notities en KPI’s. Dat geeft ons veel duidelijkheid. MyJoolz werd enthousiast ontvangen op de werkvloer en directieleden laten het platform vol trots zien aan nieuwe medewerkers en klanten.”

Collega’s verbinden en slimmer samenwerken

Het resultaat van MyJoolz liet niet lang op zich wachten: meteen na de presentatie startten de sales medewerkers enthousiast met het delen van informatie via Yammer. Deze tool is makkelijk te gebruiken door overeenkomsten met Facebook of Twitter, zoals het noemen van medewerkers via een mention (@) en het werken met interessegroepen. Dit brengt iedereen binnen JOOLZ digitaal dichter bij elkaar.

Sneller en beter beslissen op basis van real time inzichten

Jasper Oosterveld, Cloud Consultant InSpark: “Het krachtige Power BI-dashboard waar Joolz nu mee werkt biedt medewerkers real time inzichten. Een accountmanager kan nu op zijn smartphone, voor de deur van de klant bijvoorbeeld, inzien hoeveel wordt afgenomen, hoe het staat met de klanttevredenheid en welke kansen bestaan om targets te bereiken. Tegelijkertijd ziet het management op dagelijkse basis wat de resultaten zijn en of deze overeenkomen met de strategische doelstellingen.”

Altijd eenvoudig interactief

Het sales team van JOOLZ is in elf Europese landen actief. Lobke Apeldoorn, Sales Director Joolz: “De informatiestroom vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam is een kwestie van zenden, maar juist vanuit de landen komt interessante input. En die raakte een beetje verloren.” Met de oplossingen van InSpark is het nu mogelijk om informatie op een eenvoudige en interactieve manier uit te wisselen: successen, resultaten, best practices en foto’s van beurzen, evenementen en winkelpresentaties.

Over Joolz

In 2005 vestigde Joolz zich in Amsterdam en is daarna in een rap tempo uitgegroeid tot een internationale speler met ruim 900 verkooppunten (on- en offline) in meer dan 25 landen. Deze jonge organisatie ontwerpt en verkoopt ergonomische en duurzame kinderwagens, plus bijbehorende accessoires.

Met complete stijlvolle producten, zorgvuldige service en inspirerende ideeën wil Joolz bijdragen aan een positieve, gezonde en betekenisvolle kindertijd. Van zwangerschap tot kleuterschool. Naast deze ambities, is Joolz zeer vooruitstrevend op gebieden als duurzaamheid, design en IT. Verpakkingen laten zich omtoveren tot speelhuisjes, bomen worden geplant in het Joolz Geboortebos en de IT? Die is samen met IT-partner InSpark aangepakt. Een samenwerking die ze dichterbij een laatste doel heeft gebracht, namelijk: een geweldige werkgever zijn.

Voor Joolz betekent een moderne werkpek: “Het maximaal benutten van slimme IT-oplossingen die iedere medewerker in staat stellen productiever en efficiënter te werken.