Over naar de Connect365 Hub. Dé centrale samenwerkingsbron.

Lefier: de Noord-Nederlandse woningcorporatie 

Lefier is een woningcorporatie die serieus werk maakt van haar maatschappelijke opgave. Juist corporaties hebben een belangrijke rol bij grote actuele thema’s als het woningtekort en een haperende bouwmarkt. Daarom wilde Lefier de samenwerking intern verder verbeteren. Want alleen samen ben je wendbaar genoeg om snel oplossingen te vinden en proactief te handelen. Voorzieningen als centrale toegang tot informatie en makkelijk documenten delen zijn daarvoor cruciaal.  

De Gronings-Drentse woningcorporatie Lefier heeft meer dan 300 medewerkers en zo’n 28.000 woningen in beheer, verspreid over 5 gemeentes in Noord-Nederland. Naast de maatschappelijke opgaves, zoals een goed thuis betaalbaar maken voor iedereen, heeft de corporatie ook te maken met organisatorische opgaves. Lefier is namelijk een fusieorganisatie, ruim 10 jaar geleden ontstaan uit 3 corporaties. En hoewel de organisatie inmiddels als een eenheid voelt en werkt, zijn er nog wel verschillende applicaties en on-premises systemen in omloop. In 2015 startte Lefier daarom het programma Digitaal samenwerken. Een deel ervan is in 2020 afgerond, met Sharepoint Bibliotheken en MS Teams. Voor het volgende deel is nu – samen met InSpark – de basis gelegd. 

De vraag van Lefier: centrale bron voor samenwerking 

Informatie was bij Lefier over verschillende plekken in de organisatie verspreid. En doordat een goede centrale bron ontbrak, was de gewoonte gegroeid om belangrijke informatie via e-mail te verspreiden. Maar dat komt de vindbaarheid van cruciale data – en daardoor de wendbaarheid van de organisatie en de bediening van huurders – niet ten goede. De volgende fase van het programma ‘Digitaal samenwerken’ stond daarom in het teken van een centrale informatiebron uit de cloud. Lefier koos voor de Connect365 Hub, een modern intranet op basis van SharePoint uit de Microsoft 365 Productivity-suite. Deze samenwerkingshub stelt medewerkers in staat overal en altijd samen te werken en data te delen. Lefier vroeg InSpark voor de implementatie en adoptie. Vanwege de ervaring en expertise met Microsoft én vanwege de bewezen aanpak met best practices.  

De aanpak van InSpark: bewezen best practice 

De stap naar werken met bewezen cloudstandaarden van Microsoft is veel meer dan alleen een keuze voor technische tooling. Het betekent ook afscheid van on-premises systemen en de keuze voor een andere manier van werken – een manier die je als organisatie wendbaarder maakt en in staat stelt sneller mee te bewegen met de markt. Daarom zorgden we niet alleen voor de implementatie van SharePoint-intranet, maar ook voor de adoptie ervan. Samen, zij-aan-zij met Lefier in één projectgroep, zetten we de nieuwe SharePoint-intranetomgeving neer als de centrale informatiebron. 

Samen in één team 
Onze InSpark-consultant nam als scrummaster deel aan de projectgroep, de projectmanager van Lefier was de productowner. Deze projectmanager had een scherpe blik en de juiste focus: de meerwaarde voor de organisatie. Om een centrale informatiebron neer te zetten die de organisatie als een tweede huid past, was die focus belangrijk. Het project moest niet ‘het feestje’ van IT zijn, maar van de hele organisatie. De projectgroep werkte agile. In korte sprints kon de projectgroep tempo maken, resultaten direct met de organisatie delen en ze zichtbaar en tastbaar maken, wat de betrokkenheid van de organisatie verder vergrootte. 

Adoptie: breed de organisatie in
Ook de adoptie pakten we samen op – met de héle Lefier-organisaties. Medewerkers van Lefier konden zich opgeven voor een klankbordgroep, waar ze werden gevraagd naar hun ervaringen en waar ze konden reageren op de eerste resultaten van de sprints. Redacteuren van Lefier brachten ondertussen relevante informatie van het oude intranet over naar het nieuwe. Dat zorgde voor een goed gevuld én overzichtelijk intranet. Als vraagbaak hielpen ze medewerkers daarna zelf bij het plaatsen van nieuws. En om de betrokkenheid nog verder te vergroten kon iedereen 4 weken voor livegang al meekijken op het nieuwe intranet.    

Daarom koos Lefier voor InSpark: betrouwbaar en persoonlijk 

Onze best practice aanpak en ervaring met Microsoft-standaarden gaf Lefier veel vertrouwen. Dat vertrouwen groeide in de loop van het traject. Onze belofte van samenwerking bleek geen loos verhaal: met een persoonlijke benadering, onze betrokkenheid bij het resultaat en het stimuleren van het zelf doen, vergrootten we het zelflerend vermogen. De constructieve samenwerking met derde partijen versterkte dat gevoel. Terwijl het intranet neergezet werd, kwam Lefier al met de volgende vraag. Of we konden ondersteunen bij de introductie van nieuwe laptops en smartphones, voorzien van een moderne werkplek uit de cloud. Samen met twee andere partijen zorgden we voor een soepele overgang, vanuit onze best practice voor de inrichting van Microsoft 365 als cloudwerkplek en Endpoint management voor het beheer van de hardware.  

Het resultaat voor Lefier: beter digitaal samenwerken 

• Goed werkend en breed omarmd intranet, dat de cohesie versterkt en voldoet aan het gestelde doel: digitaal verbinding houden
• Juiste content opgehaald uit de organisatie en de basis voor contentbeheer gelegd
• Agile werken ingebracht, waarvan vooral de stand-ups en het werken in sprints hun meerwaarde bewezen hebben 
• Werken met standaarden in de IT-organisatie verankerd, wat bijdraagt aan de ambitie van proactieve informatievoorziening 
• Inspiratie om nieuwe trajecten op te pakken. Zoals het vergroten van digitale vaardigheden van medewerkers, afgestemd op persona’s
  
  
•  

‘Je kunt zoveel met Microsoft, dat je een partij nodig hebt die je kan vertellen wát precies. Dat doet InSpark voor ons: ervaring met de Microsoft-standaarden inbrengen, inclusief de consequenties voor onze bestaande systemen schetsen, zodat wij welbewust de stap vooruit kunnen zetten.’ 

Paul-Wim Boelens, manager Informatievoorziening & Data, Lefier