Een moderne werk- en projectomgeving voor Goudappel

De nieuwe projectomgeving moest met verschillende dataclassificaties om kunnen gaan. Zo mogen de projectleden niet altijd álle informatie zien – specifieke informatie die privacy- of bedrijfsgevoelig is, bijvoorbeeld. Andersom zijn er ook geheime projecten waarvan een deel van de informatie juist weer makkelijk gedeeld moet kunnen worden met klanten. Dat heeft InSpark heel goed voor ons opgelost.’

Olaf Keurntjes | IT-manager Goudappel

Een nieuwe projectomgeving maakt zowel eenvoudig werken als complexe dataclassificatie mogelijk.

Onze samenleving is enorm mobiel. Dagelijks leggen we talloze kilometers af. Voor een snelle reis en soepele doorstroom zijn we, vaak zonder het door te hebben, afhankelijk van data. Denk aan inzicht in verkeersbewegingen, de impact van wegafsluitingen of de beste locatie voor een bushalte of deelauto. Het mobiliteitsbureau Goudappel levert de data en beslisinformatie die overheden en andere organisaties, zoals projectontwikkelaars, nodig hebben om goede en duurzame beslissingen over mobiliteit te kunnen nemen. De consultants van Goudappel werken projectmatig aan oplossingen op basis van grote hoeveelheden data en inzichten. Als kennisbedrijf leveren ze bovendien analyses en een blik op de toekomst.

De vraag van Goudappel: een moderne werk- en projectomgeving

Olaf Keurntjes is IT-manager bij Goudappel. Met zijn team van 9 mensen – op een totaal van 300 medewerkers, verdeeld over 5 werklocaties in Nederland – zorgen ze voor de hele infrastructuur, de informatiebeveiliging en de applicaties van Goudappel. Bovendien hebben ze in een aantal vestigingen eigen datacenters. ‘Dat moet wel voor onze datamodellen – die vragen om forse rekencapaciteit. Voor de projectinformatie eromheen, zoals offertes, rapportages of presentaties, gebruikten we echter ook onze eigen datacenters en traditionele netwerkschijven,’ vertelt Olaf. ‘Daardoor waren we niet zo flexibel en mobiel als we zouden willen zijn. Werken in de cloud biedt ons veel voordelen: we kunnen makkelijker bij alle data, de vindbaarheid van data is veel groter en, het belangrijkste, we kunnen beter samenwerken. Omdat we al met Microsoft werkten, wilden we SharePoint en OneDrive inzetten voor respectievelijk de gezamenlijke projectinformatie en persoonlijke bestanden. En we zochten een manier waarop de projectinformatie in AFAS, ons ERP-systeem, één-op-één ontsloten kon worden in SharePoint.’

Daarom koos Goudappel voor InSpark: prettig samenwerken én kennis van zaken

Olaf: ‘We hadden al vaker met InSpark samengewerkt aan informatiebeveiligingsoplossingen. Daardoor wisten we dat het prettig samenwerken met ze is en dat ze kennis van zaken hebben. Bovendien staat InSpark hoog op de ladder als het gaat om Microsoftondersteuning. We hadden er alle vertrouwen in dat ze ook deze klus weer konden klaren. En dat was ook zo! In iets meer dan een half jaar was de omgeving klaar – inclusief de begeleiding en adoptie. Zodra een projectleider nu een project aanmaakt in AFAS, wordt er automatisch een werkomgeving aangemaakt in SharePoint. Daarop kunnen de projectleden veilig alle projectinformatie plaatsen. Een mooie bijkomstigheid is dat projectomgevingen nu op een uniforme manier worden opgezet, wat direct bijdraagt aan een meer gestandaardiseerde werkwijze. Dankzij de schaalbaarheid is onze projectomgeving helemaal klaar voor de toekomst. Visualisaties, foto’s, animaties, video’s: de documenten en bijlages blijven namelijk in omvang toenemen. Sinds de livegang is er in een klein half jaar al ruim 10 terabyte aan data bijgekomen. Dat maakt een cloudomgeving zo handig. Zonder grote investeringen kun je makkelijk uitbreiden wanneer het nodig is. Bovendien is het veel betrouwbaarder. Raakt een laptop kwijt of gaat de harde schijf kapot, dan staan alle bestanden gewoon op SharePoint en OneDrive.’

De aanpak van InSpark: techniek en adoptie gaan hand-in-hand

De drie technische taken van InSpark waren het overzetten van alle projectdocumentatie naar SharePoint, het opzetten van de persoonlijke OneDrive opslaglocaties en het inrichten van dataclassificatie, inclusief het ontwerpen van provisioning en data loss prevention. Naast die technische taken was er de begeleiding en adoptie, wat hand-in-hand ging. Door te starten met een pilot ontstond er bijvoorbeeld meteen een groep ambassadeurs: medewerkers op verschillende vestigingen die al thuis waren in de nieuwe projectomgeving. Hun enthousiasme hielp enorm bij de introductie. En bij vragen vinden mensen het toch het prettigst om naar een collega te gaan. Het kennisportaal en de quick reference cards vulden dat mooi aan. Natuurlijk waren er ook ‘geleerde lessen’. Olaf: ‘De inrichting van de projectomgeving liet wel zien hoe belangrijk het is om heel goed door te vragen. Aan beide kanten. Zo bleek het feit dat onze projectdata uiterst gevoelig kunnen zijn, verregaande gevolgen te hebben voor de projectomgeving. Het duurde even voor die complexiteit goed in beeld was. Gelukkig is dat uiteindelijk goed opgelost!’

Het resultaat voor Goudappel: beter en veiliger samenwerken in de cloud

• Schaalbare projectomgeving, klaar voor de steeds omvangrijkere projectdocumentatie (zo’n 750 GB per maand erbij).
• OneDrive en SharePoint vervangen de traditionele netwerkschijven, wat anywhere en anytime samenwerken mogelijk maakt.
• Gestandaardiseerde en uniforme werkwijze, door de automatische aanmaak van projectomgevingen vanuit AFAS in SharePoint.
• Continuïteit is vergroot nu medewerkers altijd veilig de beschikking hebben over alle relevante projectdocumenten.
• Goede beveiliging, mede dankzij slimme dataclassificatie en data loss prevention

Over InSpark

Wij laten organisaties vooroplopen in de markt door hun digitale transformatie te versnellen. Met de juiste technologische intelligentie, innovatieve en schaalbare technologie creëren we alle ruimte voor je. Onze ruim 190 gedreven collega’s leveren Microsoft-expertise en ontwikkelen impactvolle oplossingen op het Microsoft Cloud Platform. Als Microsoft Solution Partner (met 13 advanced specializations en 5 solutions), als Azure Expert Managed Service Provider (MSP) – één van de weinige in Nederland – en als Microsoft Intelligent Security Association (MISA) zijn we dé Microsoft-partner.