Eén App voor het gehele auditproces

Met een cloudgebaseerde auditmanagementoplossing hebben we, waar we ook zijn, veilige toegang tot een centrale werkomgeving en direct inzicht in onze audits. Dat is een absolute voorwaarde voor het hybride werken dat nu de norm is geworden.

 

Solutional

Solutional is een onafhankelijk auditkantoor gespecialiseerd in asset management. Hun primaire dienstverlening bestaat uit het opstellen van financiële rapportages voor beleggingsmaatschappijen. Solutional voert daarnaast audits op risk/control frameworks uit bij financiële instellingen. Zij vormen de verbindende factor tussen de cliënten en hun accountants.

De uitdaging

Als Auditing Expert heeft Solutional een specifiek bedrijfsproces voor het opstarten, registreren, uitvoeren en archiefwaardig opslaan van zogenoemde Engagements (Audits). Via netwerkschijven, Excel-bestanden en e-mailarchieven, was het handmatig werk om een Audit te starten en ontbrak overzicht van de status van acties en audits. ​

Samengevat zijn de doelstellingen als volgt vastgesteld:

• De huidige audit tool (Excel sheets) volledig vervangen.
• De volgende functies zijn in gebruik te nemen:
  • De registraties en werken aan audits, inclusief doelstellingen en controls.
  • Het archiveren van audits naar een archief.

Eén App voor het gehele auditproces

SolProFS (Solutional Process Filing System of Solutional Professional Financial Services) is de naam die is gekozen voor de nieuwe App, die is gebouwd met het Power Platform ter ondersteuning van de gehele levenscyclus van een audit. Na een import van het te controleren risk/control framework aangeleverd door een klant, worden acties geautomatiseerd aangemaakt en toegewezen. Via Power Apps kunnen de acties vervolgens gemonitord, uitgevoerd en afgerond worden. Een dashboard geeft in één oogopslag de status van een audit en maakt het mogelijk met een druk op de knop naar openstaande acties te navigeren.

Nadat een audit is afgerond is er de mogelijkheid om deze te archiveren. De definitieve stukken die van belang zijn worden dan geautomatiseerd naar een centraal archief in SharePoint om vervolgens voor een langere termijn bewaard te blijven.

Collega-auditors waar Solutional veelvuldig mee samenwerkt, maar die niet bij hen op de payroll staan, krijgen ook toegang tot de app. Werken op één centrale werkomgeving borgt de consistentie, stimuleert de samenwerking en versnelt het werkproces. Uiteraard is de data beveiligd en hebben de collega-auditors uitsluitend toegang tot voor hen relevante audits.

In het onderstaande overzicht zien we een gepersonaliseerd dashboard van de openstaande control objectives, control activities en samples, waarop kan worden geklikt voor toegang tot de achterliggende informatie.

Afbeelding 1: Canvas Power App waarbij de user interface helemaal naar eigen smaak aangepast kan worden

Een iteratieve aanpak met een voorspelbaar budget

We hebben op hoofdlijnen vastgesteld welke functionaliteiten we in een eerste release wilden hebben. Vervolgens hebben we in drie iteraties de App gebouwd met het team. Daarbij zijn we scope-to-budget te werk gegaan om de investering voorspelbaar te houden. Met de feedback vanuit de organisatie, ontwikkelen we vervolgens SolProFS door in korte iteraties om de App in lijn te houden met de behoefte van de Solutional-medewerkers.

Afbeelding 2: Directe toegang tot de App via Microsoft Teams