Veilig (samen)werken met Microsoft-oplossingen

Hoe de nieuwe wet- en regelgeving leidt tot een compleet nieuwe werkomgeving. Als je het samen kunt doen, dan wordt het altijd beter”

Micky Adriaansens | Directievoorzitter

Laten we van een nadeel een voordeel maken”, zei directievoorzitter Micky Adriaansens, toen zij de ambitie uitsprak om binnen een half jaar volledig gdpr-proof te worden. “Kunnen we het op een manier doen, die ons ook een stap vooruit helpt? We vonden in InSpark een partner die kon helpen om samen met onze organisatie met een agile werkwijze twee vliegen in één klap te slaan. We hadden verschillende doelstellingen: flexibiliseren van werk door volledig in de cloud te gaan werken, onze backoffice toegankelijker te maken en het beheer van onze informatievoorziening te vereenvoudigen. Daarnaast is het voor ons van essentieel belang dat informatie vindbaar, uitwisselbaar en toegankelijk is.” Vooral dit laatste was een belangrijke eis voor de projectmanager/controller Kreuning . Juist omdat het huidige pakket vooral gebruikt werd als kantoorsoftware en niet de voordelen van het Office365 pakket benut. “We wilden een digitale werkplek creëren waar al onze adviseurs in kunnen samenwerken, met elkaar én met de klant.”

Partner, geen leverancier

De ict-afdeling van Twynstra Gudde is klein, maar moet wel 300 mensen digitaal aan het werk houden. Kreuning: “Dat betekent dat je zo’n platform helemaal moet uitputten, wil je dat kunnen behappen. We kozen voor InSpark als Microsoft Certified Partner en InSpark dacht goed mee: niet te groot en duur, maar ook niet te klein om wel de veiligheidsrisico’s te kunnen beheersen. Ik zocht iemand die zich kan verplaatsen in de gebruiker. Bij ons in de organisatie is ICT-affiniteit geen vanzelfsprekendheid. Een adviseur die er dan alleen maar jargon uitgooit, werkt niet.” Ook Adriaansens is zeer te spreken over de samenwerking: “InSpark werkt agile. Door de agilewerkwijze, kun je samen beoordelen of de tussenresultaten voldoen. Doordat je bij kan sturen wordt het altijd beter. Samen bekeken we wat voor de organisatie de beste oplossing is, want InSpark liet geen standaard oplossing op ons los. Het was prettig dat InSpark ook meedacht over de werkbaarheid. Dat het niet alleen technisch klopt, maar ook bruikbaar is. Zo’n proces is toch mensenwerk en de mensen van InSpark waren heel prettig, gedreven en gemotiveerd.” Daarbij staan best practices voorop.

Ruud Zoutenbier, ICT Team Manager, prijst vooral de kennis met betrekking tot Intune en de Azure-omgeving: “We hadden een geweldige partner aan InSpark, echt een partner, niet een leverancier. We hebben het samen gedaan en dat maakt het zo leuk. Je bent nooit klaar, en in dit geval willen we dat ook helemaal niet zijn. Nu de basis is gelegd, is de grootste vraag: wat kunnen we hier nog meer mee?”

Veilig en werkbaar

Met een nieuw licentiemodel is Twynstra Gudde flexibel in het uitgeven van licenties. Kreuning: “Daarmee zijn ook de kosten flexibel. Als we groeien, stijgen de kosten en als we krimpen, dalen de kosten met ons mee. Daarnaast is de beheerlast van de ict-afdeling behoorlijk afgenomen omdat we hebben gekozen voor centraal beheer in de cloud. We kunnen nu centraal policies beheersen en automatisch uitrollen. Dat gaat zeker tijd opleveren. En we kunnen garanderen dat iedereen hetzelfde beveiligings- en softwareniveau heeft. We werken veilig én hebben een overzichtelijk intranet, bovendien kunnen we nu geheel geautomatiseerd alle ins en outs van onze website realtime in het systeem zien”

Door de overstap van een Office 365 E3 licentie naar Microsoft 365 E3 zijn direct de laptops beveiligd. Zoutenbier: “Intune zorgt ervoor dat we laptops en smartphones automatisch kunnen uitrollen. We hoeven geen aparte back-ups meer te maken of nieuwe pc’s in te richten. Het is een kwestie van inloggen en werken. Raakt een laptop kwijt? Dan kunnen wij hem van afstand deleten en de adviseur pakt gewoon een nieuwe uit de kast, logt in en na synchronisatie met de cloud heeft hij weer exact dezelfde werkplek als daarvoor. Azure controleert bovendien continu of laptops en telefoons nog steeds compliant zijn. Is dat niet zo, dan wordt toegang tot data van Twynstra Gudde direct ontzegd. Ons intranet werkt met SharePoint en AFAS is daar volledig in geïntegreerd. Vanuit SharePoint naar tijd- en projectverantwoording, gaat gemakkelijk zonder dat de gebruiker een overstap van systemen ervaart. En alles zit in de cloud, dus iedereen kan erbij, thuis, onderweg of bij de opdrachtgever. Multifactor-authenticatie in Azure maakt het mogelijk om ook op andere compliant machines te werken. Voor Zoutenbier persoonlijk is het een stuk overzichtelijker. “Omdat in de nieuwe managed omgeving feitelijk alles automatisch gaat. Sterker nog: straks is onze computerruimte helemaal leeg.”

InSpark Managed Services

Dit project was teamwork: twee mensen van InSpark en twee van Twynstra Gudde hebben in vijf maanden tijd van niets een compleet nieuwe en veilige werkomgeving in de cloud gemaakt. Kreuning: “Ik denk dat we er meer dan het maximale uitgehaald hebben. De consultant van InSpark is met onze ict-medewerker aan de slag gegaan als een soort training on the job. Dat is me uiterst goed bevallen. We zijn te klein om dat in huis te hebben. Nu halen we de kwaliteit van InSpark in huis zonder dat we zelf een functie moeten creëren die we niet continu benutten; een prettige constructie. Er zit ook nog wat nazorg in. We kunnen met onze strippenkaart consultancy inhuren waar nodig.”

De ict-afdeling maakt dankbaar gebruik van InSpark Managed Services. Zoutenbier: “Een portal waarop wij terecht kunnen met onze vragen. Als bepaalde programma’s niet werken binnen Azure, of we tegen andere wensen of problemen aanlopen, helpen de professionals van InSpark het op te lossen. Ik vind het prettig dat ik op momenten dat ik het nodig heb, heel makkelijk een beroep kan doen op de professionals. Je kunt aangeven hoe urgent het is, maar meestal heb ik dezelfde dag of de volgende dag al een reactie. Azure is een complexe omgeving en wij weten ook lang niet alles. Daar is expertise bij nodig.”

Van het strategische denkwerk tot implementatie

Dit zijn de keuzes die we samen met Twynstra Gudde hebben gemaakt:

• De nieuwe werkplek is ingericht op basis van Microsoft 365 en Azure technologie.
• Na de basisconfiguratie kon worden gestart met de uitrol van (klant)samenwerkingsomgevingen o.b.v. Microsoft Teams en SharePoint.
• Om de medewerkers te informeren over de nieuwe werkplek en de consequenties van de AVG wetgeving zijn informatiesessies georganiseerd en een websites met voorlichtingsmaterialen beschikbaar gemaakt. Volgens een vastgestelde uitrolplanning is elke medewerker betrokken en getraind.
• De nieuwe samenwerkingsomgevingen zijn beschikbaar gesteld per adviesgroep en de bestaande documenten zijn gemigreerd door Twynstra Gudde ICT.
• De werkomgeving van Twynstra Gudde is nu ‘secure by design’ en ‘private by design’.
• Van de ondersteunde software (w.o. Windows 10) is altijd de laatste versie beschikbaar.
• Dankzij de betrokkenheid van InSpark Managed Services kan de IT-organisatie van Twynstra Gudde op ieder moment terugvallen op beschikbare expertise.
• De Microsoft licenties worden geleverd o.b.v. het CSP model waardoor er op elk moment licenties kunnen bij- of afgeschakeld kunnen worden. Hierdoor is de organisatie veel flexibelere met het uitrollen van nieuwe laptops en software zonder onnodige meerkosten.

En tot slot: nog wat achtergrond over dit project

Twynstra Gudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, ruimte en mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. Ze bieden opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. En zorgen ervoor dat deze van blijvende waarde zijn. Daarom heeft Twynstra Gudde als organisatie een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.