Bedrijfsrelevante documenten op een presenteerblaadje

InSpark ontwikkelde een gebruiksvriendelijke toepassing waarmee medewerkers meteen uit de voeten kunnen”

Werner Stuurman | Informatiecoördinator Waterschap Hollandse Delta

Administratie à la minute

Het Waterschap Hollandse Delta tovert bedrijfsrelevante documenten tegenwoordig te allen tijde moeiteloos tevoorschijn. Dat scheelt een heleboel zoekwerk, verhoogt het werkgeluk en verbetert de kwaliteit en de snelheid van onderhoudsmedewerkers. Het waterschap beheert zo’n 779 kilometer aan waterkeringen, 1.390 kilometer wegen, 224 kilometer fietspaden, 279 gemalen, 22 rioolwaterzuiveringsinstallaties, 183 kilometer (riool)persleiding en 65 rioolgemalen in het zuidwesten van Zuid-Holland. Dat hun administratie omvangrijk is, komt niet als een verrassing, maar daarin schuilde ook het gevaar. Werner Stuurman, Informatiecoördinator Waterschap Hollandse Delta: “Documenten waren vaak lastig en soms helemaal niet terug te vinden. Samen met InSpark hebben we dat probleem getackeld.”

(On)vindbaar

Het waterschap gebruikt Maximo, een softwaretoepassing voor asset management, voor het organiseren en administreren van de onderhoudswerkzaamheden. Denk aan dienstaanvragen, werkorders, maar ook documenten die onmisbaar zijn bij het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, zoals handleidingen, instructies en foto’s van schade. Ook kunnen gebruikers zelf bestanden toevoegen, bijvoorbeeld een inspectierapport. Stuurman: “De opslaglocatie was voor veel medewerkers een groot vraagteken, met als gevolg dat documenten onvindbaar waren.” SharePoint Online gebruikten ze al voor het intranet, en wilde Waterschap Hollandse Delta nu ook inzetten als document managementsysteem (DMS). “Een paar vragen die we op InSpark loslieten: hoe kunnen we de documenten makkelijk opslaan op SharePoint, hoe vinden we ze eenvoudig terug – ook vanuit Maximo – en hoe navigeren we snel naar de bijbehorende documenten als we een werkorder bekijken?”

Werkgeluk

Waterschap Hollandse Delta heeft nu een bij Maximo passend smart DMS. Stuurman: “Relevante documenten opvragen doe je eenvoudig vanuit Maximo of direct in SharePoint. Als medewerkers aangeven waaraan ze werken, stelt het systeem automatisch een opslaglocatie voor.”
Tijdens de ontwikkelfase was er ruimte om tussentijds bij te stellen en fijn te slijpen. “Aan alle wensen werd voldaan en we zijn zelfs een stap verdergegaan; mijn verwachtingen zijn overtroffen. Door de gestructureerde opslag nemen de kwaliteit en de snelheid van onderhoudsmedewerkers toe, maar wat voor ons voorop staat, is de gebruiksvriendelijkheid.” De reacties van de werkvloer spreken boekdelen: “Het werkgeluk van de gebruikers is verhoogd. We hebben het innovatieve systeem volop in gebruik en ik ben trots op het eindresultaat.” Dat genoegen is geheel wederzijds: op de breed inzetbare oplossing is ook InSpark stiekem best een beetje trots.