Veel organisaties binnen de Rijksoverheid, zoals ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen en andere instanties die belast zijn met publieke taken, maken gebruik van cloudoplossingen zoals Microsoft Teams en SharePoint. Hoewel deze tools grote voordelen bieden voor samenwerking en communicatie, blijkt in de praktijk dat er vaak weinig tot niets geregeld is om te voldoen aan de Archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO). Het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie zijn essentieel voor compliance, en dat is precies waar InSpark organisaties bij helpt. Met onze standaardoplossing helpen we organisaties binnen de publieke sector om te voldoen aan de eisen van deze wetgeving.
Waarom voldoen organisaties vaak niet aan de Archiefwet en WOO?
Ondanks de beschikbare technologieën kampen veel overheidsinstanties met uitdagingen op het gebied van gegevensbeheer en compliance. Dit komt door drie belangrijke beperkingen:
- Gegevenscyclusbeheer: De standaard beschikbare functies van de Microsoft 365 basislicentie (E3) en Microsoft Purview zijn vaak minder goed inzetbaar om aan de eisen van de Archiefwet te voldoen. De Archiefwet stelt strikte eisen aan hoe gegevens worden beheerd gedurende hun volledige levenscyclus — van creatie tot archivering, verwijdering en gecontroleerde vernietiging. Voor de (grote hoeveelheid) ongestructureerde informatie binnen Microsoft 365 missen veel organisaties echter de kennis van de tools of de kennis om deze processen hiermee goed in te richten en te beheren. Dit kan leiden tot problemen zoals het niet correct archiveren of onjuist verwijderen van gegevens, wat non-compliance met zich meebrengt. De visie over het beheren van informatie met Microsoft Purview en de architectuur van Microsoft 365 is voor organisaties ook vaak een uitdaging.
- Beveiliging en naleving: Beveiliging van gegevens is cruciaal voor compliance met zowel de AVG als de Archiefwet. Ook hiervoor geldt dat de beveiligingsopties in de standaard vorm van Microsoft 365 vaak minder goed voldoen aan de specifieke eisen die aan overheidsinstellingen worden gesteld. Zo moet er bijvoorbeeld gezorgd worden voor een sterke controle op wie toegang heeft tot bepaalde gegevens en moet gevoelige informatie worden versleuteld en goed beschermd. Zonder de juiste configuratie en extra maatregelen kan dit leiden tot datalekken of ongeautoriseerde toegang, wat directe gevolgen heeft voor de naleving van de wetgeving. De standaard vorm van Microsoft 365 biedt deze mogelijkheden wel, maar gericht op handmatige acties. Extra versleuteling is binnen deze vorm geheel niet mogelijk.
- Monitoring: Het effectief monitoren van gegevensstromen is cruciaal voor het naleven van de Archiefwet en de WOO. Veel organisaties hebben niet de juiste tools of processen om goed te kunnen monitoren waar informatie wordt opgeslagen, hoe lang deze moet worden bewaard en wie er toegang toe heeft. Dit gebrek aan monitoring maakt het moeilijk om snel te reageren op verzoeken om gegevens te verwijderen of te archiveren volgens de wettelijke vereisten. Met Microsoft Purview kunnen organisaties echter gedetailleerde rapportages en analyses genereren, die helpen om hun gegevensbeheer beter te monitoren en proactief te reageren op compliance-eisen.
Hoe InSpark helpt bij het oplossen van deze uitdagingen
InSpark heeft een aanpak opgesteld waarbij de mogelijkheden van Microsoft 365 en Microsoft Purview optimaal worden ingezet. Met onze diepgaande kennis van compliance en gegevensbeheer in de publieke sector helpen we organisaties:
- Gegevens correct te classificeren en beheren, zodat ze gedurende hun gehele levenscyclus aan de wettelijke eisen voldoen.
- Beveiligings- en nalevingsinstellingen te optimaliseren om ervoor te zorgen dat alle gegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang en datalekken.
- Gegevensbeheerprocessen effectief te monitoren door gebruik te maken van de rapportage- en analysemogelijkheden van Microsoft Purview.
Hiernaast biedt InSpark een standaardoplossing die specifiek is ontwikkeld om overheidsinstanties te helpen voldoen aan de Archiefwet en de WOO. Deze oplossing combineert de mogelijkheden van Microsoft 365, Microsoft Purview en Microsoft Azure om nog ontbrekende functies van Microsoft Purview in te vullen.
Albert Hoitingh, compliance-expert bij InSpark, zegt hierover: " Met de juiste configuraties en extra maatregelen kunnen organisaties veel beter inspelen op de uitdagingen van data governance en gegevensbescherming. Onze aanpak is gebaseerd op het werken met de standaard Microsoft Purview retentie, content search en eDiscovery functies. Bij voorkeur met de E5-licentievorm. Daarnaast biedt onze standaardoplossing overheidsinstellingen juist de mogelijkheid om dossiermappen (in technische termen een Document Set) te archiveren, maar ook gecontroleerd te verwijderen. Hierbij wordt ook een proces verbaal gegenereerd. Hiermee kan effectiever worden voldaan aan de eisen van de Archiefwet en de WOO. Zeker organisaties die al gebruik maken van bijvoorbeeld zaakdossiers of andere dossiermappen in SharePoint Online hebben hier baat bij."
Praktijkvoorbeelden van succesvolle implementatie:
Een van de meest treffende voorbeelden is dat van een waterschap dat met behulp van onze oplossing in staat was om hun gegevensbeheer te transformeren en volledig te voldoen aan de eisen van de Archiefwet. Door gebruik te maken van de geautomatiseerde levenscyclusbeheerfuncties en geavanceerde beveiligingsopties van Microsoft Purview, konden ze een systeem opzetten dat hen in staat stelde om beter te voldoen aan de wetgeving en hun interne processen te optimaliseren.
“Door onze standaardoplossing te implementeren, kon dit waterschap hun gegevensbeheer volledig stroomlijnen en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke vereisten,” vertelt Albert. “Deze aanpak toont aan dat met de juiste tools en kennis, zelfs complexe compliance-uitdagingen effectief kunnen worden aangepakt.”
Daarnaast heeft InSpark ook de Gemeente Amstelveen geholpen om volledig in controle te zijn over hun informatiebeheer in Microsoft Teams. Door gebruik te maken van automatisch gegenereerde dossiers en metadata, zoals dossiertype en bewaartermijn, hebben zij een gestroomlijnde workflow gecreëerd die voldoet aan de Archiefwet. De gehele samenwerkomgeving, inclusief documenten en gesprekken, kan worden gearchiveerd en later vernietigd, wat de integriteit van de gegevens waarborgt.
Conclusie: Zorg dat je voldoet aan de wetgeving met InSpark
Het is duidelijk dat het voldoen aan de Archiefwet en de WOO meer vraagt dan alleen technologie; het vereist ook de juiste aanpak en expertise. Met InSpark’s standaardoplossing kunnen overheidsinstanties hun gegevensbeheer naar een hoger niveau tillen en zorgen voor naleving van de wetgeving zonder dat dit ten koste gaat van efficiëntie of veiligheid.
Leer hoe je voldoet aan de archiefwet met Microsoft Purview
Ben jij verantwoordelijk voor het beheer van archieven binnen jouw organisatie? Wil je meer weten over hoe je kunt voldoen aan de eisen van de Archiefwet met behulp van moderne technologieën? Dan is dit webinar op dinsdag 8 oktober voor jou! Klik hier en meld je aan.
Wat kun je verwachten?
✓ Inleiding tot de Archiefwet: Een overzicht van de belangrijkste vereisten en verplichtingen volgens de Nederlandse Archiefwet.
✓ Uitdagingen bij archiefbeheer: Bespreking van de veelvoorkomende uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het naleven van de Archiefwet.
✓ Technologische oplossingen: Een diepgaande blik op hoe Microsoft Purview kan helpen bij het beheren van gegevenslevenscycli, het waarborgen van compliance en het verbeteren van de efficiëntie.
✓ Aanvullende oplossing: Informatie over de dossier- en site archivering oplossing van InSpark, bedoeld om de Microsoft Purview functies aan te vullen. Inclusief real-life cases van organisaties die succesvol gebruik maken van deze oplossing.
✓ Q&A Sessie: Een interactieve sessie waarin u uw vragen kunt stellen aan onze experts.
Klik hier om je aan te melden.
